Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. W przypadku zmian w zakresie projektu objętym umową, należy o tym powiadomić instytucję wdrażającą nie później niż w ciągu 14 dni od momentu ich zaistnienia. Należy pamiętać, że wiele modyfikacji w projekcie wymaga zaakceptowania w formie aneksu do umowy. Ponadto nie wszystkie zmiany mogą zostać uznane przez instytucję wdrażającą.
Harmonogram projektu
W przypadku planowania zmian harmonogramu projektu po podpisaniu umowy, niezbędne jest uprzednie zgłoszenie tego faktu, wraz z uzasadnieniem do instytucji wdrażającej. Jedynie pisemnie udzielona zgoda wyrażona w formie aneksu do umowy pozwala beneficjentowi skrócić lub wydłużyć termin realizacji projektu. Umowa wyznacza termin złożenia ostatniego wniosku o płatność, jednakże termin ten nie może przekroczyć dnia 31 października 2008 r. W wyjątkowej sytuacji, w okresie pomiędzy datą złożenia wniosku a datą podpisania umowy, możliwe jest wprowadzenie w projekcie jedynie takich zmian, które nie powodowałyby konieczności podpisywania aneksu do umowy.
Zakres rzeczowy
W przypadku zmian rzeczowych należy przeanalizować, jaki wpływ zmiana będzie miała na zachowanie celów projektu. Umowa określa, że: „zmiany zakresu rzeczowego Projektu lub modyfikacje..., prowadzące do zmiany celu Projektu są niedopuszczalne i stanowią podstawę do rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia”. Zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministerstwa Gospodarki, z dnia 27 sierpnia 2004 r. w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach SPO WKP w ciągu pięciu lat od zakończenia projektu nie mogą nastąpić modyfikacje projektu, które mogłyby „wpływać na jego charakter lub warunki jego wykonania...”
Istnieje jednak jeden rodzaj zmian, który jest dopuszczalny i nie wymaga podpisywania aneksu do umowy. Dotyczy on poziomu rzeczywiście poniesionych kosztów kwalifikowanych na poszczególne kategorie wydatków w budżecie. Zakres tych zmian precyzuje artykuł umowy, który stanowi, że „w trakcie realizacji Projektu możliwe są przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych, ..., do 15 proc. kwoty wydatku, z którego następuje przesunięcie, bez względu na poziom wzrostu wydatku, do którego następuje przesunięcie”. Proporcjonalnie do zmniejszenia kosztów kwalifikowanych zmniejsza się wartość dofinansowania. Jeżeli natomiast w ciągu realizacji projektu poniesione koszty kwalifikowane będą większe niż deklarowane we wniosku o dofinansowanie, wartość dofinansowania nie zwiększy się.
Wskaźnik realizacji
Zmiana w zakresie wskaźnika realizacji projektu także jest możliwa, jednak akceptacja zależy od przyczyn wystąpienia zmiany. Należy jednak pamiętać, że jeśli firma otrzymała dofinansowanie i przedstawiła we wniosku wskaźniki powiązane z kryteriami merytorycznymi oceny projektów, np. liczbę nowych miejsc pracy, to taki zadeklarowany wskaźnik miał bezpośredni wpływ na fakt uzyskania dotacji i musi zostać osiągnięty. W przypadku gdy jednym ze wskaźników był np. pozytywny wpływ na ochronę środowiska (np. zmniejszenie energochłonności), a przedsiębiorca nie osiągnął tego celu, to należy sprawdzić, czy firma uzyskałaby dofinansowanie bez przedstawienia tego wskaźnika we wniosku. Być może nieosiągnięcie wskaźnika ekologicznego wynika z winy dostawcy, który zapewniał, że urządzenie osiągnie określone parametry, a faktycznie tak się nie stało. W takim przypadku należy dokładnie opisać zdarzenie, dowodząc, iż beneficjent nie mógł takiej sytuacji przewidzieć.
Forma organizacyjnoprawna
Często w trakcie realizacji projektu firma ulega przekształceniom, np. spółka cywilna zmienia formę na spółkę z o.o. W sytuacji takiej zmiany należy także zadbać o poinformowanie instytucji wdrażającej. Brak dochowania tego wymogu może stanowić podstawę do rozwiązania umowy
MICHAŁ BECLA
konsultant w biurze PNO Consultants w Krakowie