Zanim zdecydujemy się na zwołanie zebrania warto raz jeszcze zastanowić się nad celem, który chcemy osiągnąć dzięki jego zwołaniu. Może okazać się, że istnieją alternatywne, bardziej efektywne formy komunikacji między pracownikami, które gwarantują osiągnięcie tego celu w szybszym czasie i bez dezorganizacji pracy firmy.
Najprostsze rozwiązania są zazwyczaj najbardziej skuteczne
Zwołanie zebrania zazwyczaj oznacza, że pewna część osób musi zostać oderwana od swojej pracy i zostać zgromadzona w jednym miejscu i w jednym czasie. Wiąże się to też z koniecznością zapewnienia odpowiedniej sali – ogólnie rzecz ujmując, zaburza to trochę harmonogram dnia.
Zobacz: Jak przyciągnąć uwagę słuchaczy?
Jeśli naszym celem jest przekazanie grupie osób pewnej informacji, a nie mamy zamiaru poświęcać czasu na dyskusję nad danym problemem, o wiele prościej będzie posłużyć się notatką służbową lub jej bardziej odformalizowaną wersją, czyli mailem.
Podstawowymi zaletami przekazywania informacji w ten sposób jest:
- eliminacja zbędnych kosztów związanych ze zorganizowaniem spotkania,
- dostępność do treści informacji w dogodnej dla adresata chwili oraz możliwość powtórnego jej przeczytania,
- eliminacja zbędnych dyskusji.
Najważniejszą wadą tych metod jest jednak to, że do tego typu wiadomości nie przywiązuje się zbyt dużej wagi, przez co treści zawarte w notatkach mogą zostać przez ich adresatów zbagatelizowane.
Polecamy: Efektywna komunikacja mailowa
Podobnie rzecz wygląda, gdy spotkaniem jest zainteresowanych tylko kilka osób, np. kierownik z wybranymi podwładnymi. Jeśli wydaje się, że tylko te osoby będą uczestniczyć w dyskusji, nie ma sensu organizować zebrania dla wszystkich pracowników. W takim przypadku o wiele efektywniejsze będzie zgromadzenie osób, które mogą merytorycznie przyczynić się do rozwiązania danego problemu, np. w gabinecie kierownika, czy też zorganizowanie dla nich tzw. „zebrania korytarzowego”. Pozwoli uniknąć to sytuacji, w której dwie lub trzy osoby wymieniają się poglądami a reszta tylko siedzi i słucha. Oczywiście, w razie powzięcia jakiś uzgodnień, powinny być one przedstawione większemu zgromadzeniu.
Zdecydowanym plusem tego rodzaju rozwiązań jest to, że mogą być one zwołane w każdej chwili i nie zaburzą pracy całej firmy. Jednakże trzeba pamiętać o tym, że spotkania takie nie zawsze mają moc wiążącą – powzięcie jakichkolwiek decyzji może wymagać ich zatwierdzenia przez wszystkich uprawnionych członków.
Komunikacja między komórkami i wydziałami firmy
Sprawa zwoływania zebrań wygląda zupełnie inaczej, gdy chodzi o zorganizowanie spotkania osób mieszkających w różnych zakątkach kraju a nawet i świata. Koszty takiego przedsięwzięcia są o wiele większe, niż w obrębie jednej komórki lub wydziału. Dodatkowo dochodzi problem sprowadzenia w jedno miejsce ludzi rozrzuconych po całym kraju, czy świecie.
Z pomocą przychodzi nam na szczęście najnowocześniejsza technika.
Jeżeli zebraniem zainteresowana jest grupa kilku osób (nie więcej niż 10), dobrym rozwiązaniem wydaje się być przeprowadzenie wieloosobowej konferencji telefonicznej, czy telewizyjnej.
Za tego typu rozwiązaniem przemawiają przede wszystkim względy ekonomiczne – są to sposoby o wiele tańsze i szybsze, niż sprowadzenie ludzi z różnych miejsc kraju i świata. Plusem jest także możliwość nagrania tego typu spotkań i ich ponownego odtworzenia. Najpoważniejszą trudnością wydaje się być sprawne pokierowanie rozmową, tzn. dopuszczenie wszystkich do głosu, czy też zapanowanie nad emocjami i temperamentem uczestników.
Karolina Zaborska