Wady i zalety wideokonferencji.
Wideokonferencje, po zainstalowaniu małych kamer, mogą być transmitowane na dużym ekranie w specjalnym pomieszczeniu konferencyjnym lub na ekranach telewizorów znajdujących się w kilku pomieszczeniach bądź na laptopach uczestników spotkania.
Uczestnicy wideokonferencji widzą i słyszą się wzajemnie, dodatkowo mogą przeglądać dokumenty za pośrednictwem kamer dokumentacyjnych i zapoznawać się z uwagami zapisanymi na „żywych tablicach”.
Zalety: Zdecyduj się na organizowanie wideokonferencji, gdy:
- uczestnicy są w różnych miejscach, a zależy ci na jednoczesnym kontakcie ze wszystkimi osobami,
- chcesz zaoszczędzić na kosztach i na czasie podróży,
- zamierzasz zarejestrować przebieg spotkania z myślą o przyszłości lub dalszej dystrybucji,
- zależy ci na tym, by uczestnicy widzieli się wzajemnie, a nie tylko słyszeli czy śledzili przebieg na ekranach komputerów.
Przeczytaj także Zajmowanie miejsc w pomieszczeniach
Wady: Zrezygnuj z organizowania wideokonferencji, gdy:
- chcesz ustalić wzajemne relacje między uczestnikami, wideokonferencje okazują się mniej skuteczne od spotkań bezpośrednich,
- nie ma potrzeby poczucie bliskości i kontaktu interpersonalnego;
- mniej osób bierze udział w dyskusji i wypowiedzi są dłuższe niż w czasie spotkań bezpośrednich, wreszcie
- mogą one zajmować wiele czasu i być kosztowne.
Więcej informacji i konkretnych wskazówek znajdziesz w przewodniku biznesowym „Organizacja spotkań” (Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2009).