Konsekwencje braku ochrony informacji mogą być katastrofalne w skutkach zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak również MŚP oraz prywatnych użytkowników. Aby zabezpieczyć się przed ewentualnymi zagrożeniami, takimi jak ransomware, klęska żywiołowa czy błąd ludzki, rekomendujemy zastosowanie zasady 3-2-1: stworzenie trzech kopii najważniejszych plików, które będą zapisane na dwóch różnych nośnikach, z czego jeden będzie przechowywany poza siedzibą biura. Ważne jest również zadbanie o odpowiednią ilość dodatkowej infrastruktury, aby zapewnić sobie wystarczającą moc obliczeniową. W innym przypadku może dojść do utracenia ciągłości przetwarzania danych, a tym samym zaprzestanie świadczenia usług. Takie wydarzenia nie raz miały miejsce na polskim rynku, pociągając za sobą drastyczne skutki, z których za najważniejszy można uznać spadek zaufania do przedsiębiorstwa. W dalszym etapie funkcjonowania powoduje to zmniejszenie zysków, a nawet bankructwo.Takie sytuacje dobitnie pokazują potrzebę nie tylko posiadania kopii zapasowych, lecz także regularnego testowania odtwarzalności.
Elementy niezbędne do zapewnienia skutecznego procesu odtwarzania danych:
1. Właściwa klasyfikacja danych. Fundamentem każdej strategii tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych jest wiedza o tym, jakie dane są w posiadaniu firmy oraz kto ma do nich dostęp. Niezależnie od tego, czy firma działa w segmencie MŚP czy jest to wielka korporacja, dane pozostają tak samo ważne. Przedsiębiorstwa definiują to, które aplikacje i procesy są krytyczne do tego, aby utrzymać ciągłość świadczenia usług, jaki jest akceptowany czas przestoju, kto ma dostęp do danych, w celu przewidzenia konsekwencje ich niespodziewanego przestoju. Wiedza dotycząca konsekwencji i związanych z nimi kosztów pozwala wypracować odpowiednie scenariusze postępowania, które pozwolą zapobiec potencjalnemu zdarzeniu lub zminimalizować jego skutki.
Polecamy: RODO - plusy i minusy zmian
2. Rozważenie alternatywy. Małe firmy mogą mieć barierę wejścia, ale na polskim rynku istnieje bardzo wielu dostawców usług Backup-as-a-Service (BaaS), gdzie ta bariera jest praktycznie zerowa. W takim przypadku koszt oscyluje w okolicach kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie w zależności od sposobu realizowania usługi. Warto patrzeć szerzej i nie ograniczać się wyłącznie do opcji zakupu rozwiązania. W wielu sytuacjach można bowiem skorzystać z odpowiedniej usługi.
3. Backup to nie wszystko! Tworzenie kopii zapasowych danych jest regularnym działaniem operacyjnym, w ramach którego, podobnie jak w przypadku zakupu ubezpieczenia, prawdziwa wartość inwestycji jest widoczna tylko wtedy, gdy jest ona potrzebna – a to, co jest potrzebne, jest przywracane. Posiadanie kopii danych nie wystarczy, ale prawdziwy test tych kopii zapasowych przychodzi, gdy trzeba je odzyskać. Konieczne jest zatem sprawdzenie jakości kopii zapasowych i możliwości ich regularnego odzyskiwania. Jeśli organizacja korzysta z usług dostawcy BaaS, może skorzystać także z modelu Infrastructure-as-a-Service (IaaS) i odtworzyć zasoby od operatora chmurowego w sytuacji wystąpienia problemów w firmowym środowisku, np. serwerowni czy obiekcie data center.
4. Kompetencje. Osoby, które nie są wystarczająco dobrze przeszkolone lub nie przetestowały uprzednio całego procesu, mogą nie poradzić sobie z presją odzyskiwania danych po ataku ransomware, klęsce żywiołowej, a nawet popełnieniu błędu ludzkiego. Bardzo ważne jest to, aby osoby odpowiedzialne za proces odzyskiwania danych miały przebyte odpowiednie szkolenia oraz znały szczegółowo procesy. Chodzi o uniknięcie niepewności biznesowej oraz stwierdzenia, że strategia przywracania sprawności operacyjnej po awarii nie została właściwie wdrożona. Dzięki regularnemu sprawdzaniu jakości kopii zapasowych i możliwości ich pełnego odzyskania, przedsiębiorstwa będą miały pewność, że mogą z nich korzystać w przypadku najgorszego zdarzenia.
5. Nie bójmy się pytać o pomoc. Czasem mogą zaistnieć problemy, które mogą być wyzwaniem nawet dla wykwalifikowanych inżynierów. Support jest po to, aby z niego korzystać. Dobry dostawca usług tworzenia kopii zapasowych jest zaufanym partnerem – oferuje wsparcie i rozwiązuje problemy szybciej i sprawniej bez potrzeby powtórnego czytania odpowiednich instrukcji w dokumentacji – zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych, kiedy czas jest na wagę złota.
Rynek kopii zapasowych i odtwarzania awaryjnego zmierza w kierunku większego uproszczenia procesów ochrony i zabezpieczania danych. Docelowo będzie to pełna automatyzacja procesu – czyli sytuacja, w której są one wręcz samozarządzające się. Wykorzystując rozwiązania takie jak uczenie maszynowe (ang. Machine Learning) czy sztuczną inteligencję (ang. Artificial Intelligence), możliwe jest zmniejszenie kosztów i czasu poświęcanego przez personel IT na ręczne i pracochłonne zadania informatyczne, takie jak zarządzanie i przechowywanie danych. Samodzielnie zarządzające sobą zasoby poprzez naukę ochrony, za pomocą odpowiednich SLA – czyli umów o gwarantowanym poziomie usług (ang. Service Level Agreement) – metod i lokalizacji, zatroszczą się o zapewnienie osiągnięcia celów biznesowych lub zgodności z szerszymi projektami IT.
Autor: Andrzej Niziołek, dyrektor regionalny Veeam Software w północnej i południowej części Europy Wschodniej