Przerwa w działaniu firmowej strony internetowej jest dużym utrudnieniem w prowadzeniu działalności. Co więcej, może wiązać się w wymiernymi stratami. Niedziałająca strona sklepu internetowego i brak możliwości składania zamówień to najbardziej oczywisty przykład. Jednak nawet w przypadku zwykłej witryny firmowej o charakterze informacyjnym przerwa może mieć negatywne skutki.
Internauta, chcący zapoznać się z ofertą lub szukający danych kontaktowych, natrafiając na komunikat o niedostępnej stronie, może odnieść wrażenie, że Twoja firma została zamknięta. Nieprzedłużenie domeny skutkuje również brakiem możliwości wysyłania i odbierania poczty z adresu e-mail, utworzonego w domenie.
Tego typu sytuacji można w łatwy sposób uniknąć. Wystarczy pamiętać o czterech zasadach, którymi powinien kierować się każdy abonent domeny.
Depozycjonowanie – internetowy „korektor”
Zasada 1: dbaj o aktualne dane kontaktowe
Podczas rejestracji domeny konieczne jest podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury za usługę oraz danych kontaktowych. Są one wykorzystywane przez rejestratora domeny do kontaktu z abonentem, w tym do przypominania o zbliżającym się końcu okresu rozliczeniowego.
Często jako dane kontaktowe są podawane:
- adres e-mail i numer telefonu pracownika firmy, odpowiedzialnego za rejestrację domen (np. informatyka);
- adres skrzynki pocztowej, która nie jest sprawdzana regularnie.
Wskazanie danych kontaktowych do konkretnego pracownika wiąże się z ryzykiem w sytuacji, gdy kończy on pracę w danej firmie. Jeżeli jego skrzynka pocztowa nie została przekierowana na inną lub podczas rejestracji posłużył się prywatnym adresem e-mail, powiadomienia o konieczności przedłużenia domeny nie docierają do przedsiębiorcy.
Podobnie dzieje się w sytuacji, gdy podczas rejestracji podano adres skrzynki utworzonej tylko na potrzeby zakładania kont na forach dyskusyjnych lub w innych serwisach. Dlatego warto sprawdzić jakie dane posiada rejestrator domen i aktualizować je na bieżąco. Niezbędne informacje można znaleźć i zmienić w razie potrzeby po zalogowaniu się do panelu domenowego.
Jak stworzyć bezpieczne hasło?
Zasada 2: wyznacz osobę odpowiedzialną za firmowe domeny
Zdarza się, że faktura za przedłużenie domeny i przypomnienie o końcu okresu abonamentowego docierają do firmy. Mimo to pozostają bez odpowiedzi. Dlaczego? Często winne jest zjawisko rozmycia odpowiedzialności.
Niektórzy przedsiębiorcy podczas rejestracji domeny wpisują w danych kontaktowych ogólny adres e-mail, do którego dostęp ma wiele osób. Zwykle są to adresy typu biuro@nazwa-firmy.pl lub kontakt@nazwa-firmy.pl. Jeżeli pocztę sprawdza kilku pracowników biura, może się zdarzyć, że żaden z nich nie zwróci uwagi na powiadomienia o wygasającej domenie.
Receptą jest wdrożenie prostej procedury. Najlepiej jeśli rejestracja domen internetowych leży w kompetencji tylko jednej osoby, lecz dostęp do panelu domenowego posiada również przełożony. Warto również wyczulić pozostałych pracowników, by nie ignorowali powiadomień o wygasających domenach.
Co adres e-mail mówi o Twojej firmie?
Zasada 3: pamiętaj o opłaceniu faktury za przedłużenie domen
Wyniki badań polskich przedsiębiorców mówią, że trzy na cztery faktury są płacone po terminie. Powody opóźnień są różne, jednak w przypadku domen internetowych zwłoka w płatności może mieć przykre konsekwencje dla firmowej strony www. Dlaczego?
Systemy informatyczne rejestratorów domen działają w sposób automatyczny. Odnowienie domeny następuje w momencie odnotowania wpłaty przez system księgowy. W przypadku opóźnienia w płatności, domena nie jest przedłużana i trafia do tzw. kwarantanny. Jej przywrócenie jest możliwe, jednak usługi powiązane z domeną przez pewien czas są nieaktywne.
Warto pamiętać, że wygasanie domen nie zależy od złej woli pracowników firmy utrzymującej domeny. Automatyzacja procesu powoduje, że w przypadku tego typu usług tzw. „przymknięcie oka” na kilkudniowe opóźnienie w płatności po prostu nie jest możliwe.
Zasada 4: nie przenoś domen do innego rejestratora „na skróty”
Zarejestrowałeś kilka domen internetowych w promocji typu „domena za 0 zł”. Minął rok i nagle okazuje się, że odnowienie każdej z nich to wydatek około 100 zł netto. To sporo. Dlaczego więc nie pozwolić im wygasnąć i ponownie zarejestrować u innego rejestratora w promocji? Powody są co najmniej dwa.
W przypadku polskich domen, nazwa po zakończeniu okresu abonamentowego trafia do wspomnianej kwarantanny. Przez 15 dni jest nieaktywna. To oznacza, że nie można pozwolić domenie wygasnąć jednego dnia, a drugiego zarejestrować ją ponownie w innej firmie. Zawsze wiąże się to z przerwą w dostępie do strony www i poczty.
Kolejnym argumentem przeciwko takiemu przenoszeni domen są serwisy przechwytujące. Specjalne programy odpytują serwery NASK (głównego administratora polskiej domeny) i w momencie uwolnienia atrakcyjnej domeny rejestrują ją. Następnie przechwycony adres trafia na giełdę domen, gdzie zostaje wystawiony na sprzedaż z nierzadko wysoką ceną.
Jak uniknąć tego typu zagrożeń? Wystarczy zadzwonić do biura obsługi klienta i zapytać o możliwość transferu posiadanej domeny. To w pełni bezpieczna procedura, pozwalająca na zmianę firmy utrzymującej domenę. Przeniesienie odbywa się bez ryzyka przechwycenia adresu oraz bez przerwy w działaniu strony WWW.