W spółkach kapitałowych zarząd odgrywa zasadniczą rolę. To członkowie zarządu prowadzą sprawy spółki oraz reprezentują ją na zewnątrz. Co dzieje się w przypadku, gdy w zarządzie występują braki?
Ciągłość działania spółki
Gdy w zarządzie występują braki a miejsca pozostają nieobsadzone, spółka w zasadzie nie ma możliwości występowania w obrocie gospodarczym. Traci ona możliwość nie tylko składania oświadczeń woli, czyli przykładowo zawierania umów, ale także możliwość przyjmowania oświadczeń woli od osób trzecich, przykładowo kontrahent nie jest w stanie skutecznie złożyć zamówienia na usługi. Jest to więc sytuacja wysoce niepożądana z punktu widzenia spółki.
Zgodnie z art. 202 § 4 Kodeksu Spółek Handlowych (dalej jako: k.s.h.), mandat członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wygasa w momencie jego śmierci. Taką samą treść znajdziemy w art. 369 § 5 k.s.h. w odniesieniu do członków zarządu spółki akcyjnej. Oznacza to, że jeżeli był on jedynym członkiem zarządu, w momencie jego śmierci spółka traci organ reprezentacji oraz główny organ zarządczy prowadzący sprawy spółki.
Kup książkę: Kodeks spółek handlowych z komentarzem do zmian
Poniżej opisane zostaną przykładowe rozwiązania jak w takim przypadku zabezpieczyć ciągłość działalności spółki.
Szczególne sposoby powołania członka zarządu
Po wygaśnięciu mandatu jedynego członka zarządu koniecznym jest jak najszybsze powołanie nowych osób do pełnienia funkcji w zarządzie spółki. W tym celu należy co do zasady zwołać zgromadzenie wspólników, które jest władne wybrać nowego członka/członków zarządu spółki. Procedura zwoływania zgromadzenia wspólników przy braku zarządu jest jednak czasochłonna. Zgodnie z art. 235 k.s.h. zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd.
Co jednak w przypadku, gdy zarząd nie funkcjonuje? Art. 236 k.s.h. przyznaje wspólnikom prawo żądania zwołania walnego zgromadzenia a w razie bierności zarządu, wniesienia do sądu o zezwolenie na zwołanie walnego zgromadzenia.
Procedurom tą należy posłużyć się w przypadku śmierci jedynego członka zarządu. Jest ona niestety dalece czasochłonna. W praktyce rozpoznanie wniosku przez sąd zajmuje nawet do kilku tygodni. W połączeniu z terminem koniecznej bezczynności zarządu oraz wyprzedzeniem z jakim należy poinformować pozostałych wspólników o zgromadzeniu procedura może trwać nawet kilka miesięcy. Przez cały ten czas spółka pozostawać będzie bez zarządu.
Najlepszą alternatywą dla przyspieszenia powołania nowego zarządu jest odbycie zgromadzenia wspólników w trybie art. 249 k.s.h., czyli bez formalnego zwołania. Tryb ten niestety wymaga obecności na zgromadzeniu wszystkich wspólników, co nie zawsze jest możliwe. Jednak dzięki zmianom dotyczącym możliwości odbywania zgromadzeń wspólników przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość znacząco poszerzyły się możliwości odbywania zgromadzeń wspólników bez konieczności przechodzenia długiej procedury zwołania zgromadzenia.
Kolejnym rozwiązaniem przyspieszającym powołanie nowego zarządu jest przyznanie wspólnikowi indywidualnego prawa powołania członka zarządu poprzez złożone oświadczenie. Powołanie staje się skuteczne z momentem złożenia oświadczenia przez wspólnika dysponującego prawem powołania członka zarządu. Znacząco przyspiesza to powołanie nowego zarządu. Prawo takie musi jednak zostać przyznane wspólnikowi w umowie spółki, a zatem wszyscy wspólnicy spółki muszą wyrazić zgodę na przyznanie konkretnemu wspólnikowi takiego prawa.
Zasady powyższe znajdują analogiczne odwzorowanie w przepisach dot. spółki akcyjnej, dlatego ta problematyka nie będzie odrębnie omawiana.
Czym jest prokura?
Z pełnieniem funkcji w zarządzie spółki wiąże się wiele obowiązków. Niesie to za sobą także odpowiedzialność za działania spółki przed wspólnikami, odpowiedzialność cywilna oraz nawet karna. Dlatego też decyzja o zgodzie na pełnienie funkcji w zarządzie musi być przemyślana i podjęta z rozwagą.
Najlepszym sposobem zabezpieczenia ciągłości funkcjonowania spółki w przypadku śmierci członka zarządu jest oczywiście ustanowienie zarządu wieloosobowego. Chociażby takiego, w którym tylko jeden członek zarządu rzeczywiście zarządza spółką a drugi pozostaje niejako w „gotowości” do działania w razie niedostępności pierwszego z nich. Jest to jednak sytuacja niepożądana ze strony drugiego członka zarządu, który ponosi odpowiedzialność niezależnie od tego czy rzeczywiście działa aktywnie w zarządzie czy nie.
Alternatywą może być ustanowienie w spółce prokurenta. Prokura jest szczególną formą pełnomocnictwa ogólnego, zastrzeżoną dla przedsiębiorców.
Prokurent samoistny może reprezentować spółkę na zewnątrz na tych samych zasadach, co członek zarządu, nie ponosi on jednak odpowiedzialność tak szerokiej jak członkowie zarządu spółek kapitałowych. Ustanowienie prokurenta, który zaangażowany w prowadzenie spraw spółki będzie dopiero po ewentualnej śmierci jedynego członka zarządu wydaje się być dobrym rozwiązaniem dla zapewnienia ciągłości działalności spółki.
Kiedy pełnomocnictwo to dobre rozwiązanie?
Rozważyć należy także możliwość udzielenia pełnomocnictwa przez jedynego członka zarządu, które mogłoby zostać wykorzystane do zapewnienia ciągłości funkcjonowania spółki w przypadku jego śmierci. W przypadku zarządów wieloosobowych, gdzie występuje reprezentacja łączna, udzielenie pełnomocnictwa ogólnego jednej osobie uznane może być za próbę obejścia zasad reprezentacji. W omawianym przypadku jednak do czynienia mamy z jednoosobowym zarządem. Udzielenie więc przez członka zarządu pełnomocnictwa ogólnego lub rodzajowego do działania w imieniu spółki może okazać się skutecznym rozwiązaniem.
Jeśli jednak nie chcemy przyznawać tak szerokiego zakresu uprawnień pełnomocnikowi, możemy pełnomocnictwo ograniczyć jedynie do czynności niezbędnych do utrzymania ciągłości spółki. Czynnościami takimi będą przykładowo: przyjmowanie oświadczeń woli w imieniu spółki od osób trzecich czy dokonywanie czynności niezbędnych do codziennego funkcjonowania spółki (mogą one być dodatkowo ograniczone kwotowo).
Dobrym rozwiązaniem może być także udzielenie pełnomocnictwa do zwołania zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Pozwoli to znacząco skrócić opisywany wyżej proces powoływania nowego zarządu w spółce.
Aby rozwiać możliwe wątpliwości nadmienię, że pełnomocnictwo udzielone przez członka zarządu działającego w imieniu spółki nie wygasa z chwilą śmierci członka zarządu.
Opisane powyżej sposoby przedstawiają kilka możliwości zabezpieczenia ciągłości funkcjonowania spółki w razie śmierci jedynego członka zarządu. Pamiętać jednak należy, że najbardziej optymalny rozwiązaniem z punktu widzenia ciągłości działalności spółki nadal pozostaje ustanowienie zarządu wieloosobowego.
Mateusz Malinowski, Młodszy Prawnik w Kancelarii Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni
Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA