Na mocy dyrektyw dotyczących zamówień publicznych instytucja zamawiająca ma dwie możliwości może porównywać oferty tylko na podstawie ceny lub zdecydować się na udzielenie zamówienia firmie, która złożyła ofertę „najkorzystniejszą ekonomicznie” lub zapewniającą najlepszy wskaźnik wartości do ceny, co oznacza, że oprócz ceny zostaną wzięte pod uwagę również inne kryteria udzielania zamówień.
W przypadku zamówień publicznych udzielanych na podstawie najniższej ceny rezygnację z wzięcia pod uwagę innych kryteriów udzielania (takich jak kwestie jakościowe lub społeczne) można w pewnym zakresie zrekompensować poprzez umieszczenie standardów wysokiej jakości w specyfikacjach technicznych zamówienia (tak, by na etapie udzielania zamówienia zostały wzięte pod uwagę tylko oferty spełniające wszystkie standardy jakościowe wymienione w specyfikacjach technicznych). Można też uwzględnić kwestie społeczne (zależnie od ich natury) w specyfikacjach technicznych (o ile te kwestie są powiązane z przedmiotem zamówienia) lub w klauzulach dotyczących wykonania zamówienia (o ile są one powiązane z wykonaniem zamówienia).
Z uwagi na to, że „oferta najkorzystniejsza ekonomicznie” lub zapewniająca najlepszy wskaźnik wartości do ceny zawsze spełnia co najmniej dwa kryteria cząstkowe, mogą więc one zawierać kryteria społeczne. Niewyłączna lista przykładów zamieszczonych w dyrektywach dotyczących zamówień publicznych, która pozwala instytucjom zamawiającym określić ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie, zawiera kryteria takie jak: jakość, cena, zalety techniczne, cechy estetyczne i funkcjonalne, cechy społeczne, koszty bieżące, opłacalność, obsługa posprzedażna, pomoc techniczna, data dostawy, okres dostaw i czas realizacji.
Najlepsza oferta jest wybierana na podstawie kilku różnych kryteriów cząstkowych, instytucja zamawiająca może więc skorzystać z kilku technik porównywania różnych kryteriów cząstkowych i nadawania im wag. Należą do nich porównania tabelaryczne, nadawanie wag względnych i systemy „bonus/malus”. Obowiązkiem instytucji zamawiającej jest określenie i opublikowanie w stosownym czasie kryteriów udzielania zamówienia publicznego oraz wag względnych nadanych poszczególnym kryteriom, aby oferenci znali je podczas przygotowywania ofert.
Poszczególne kryteria określające ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie lub zapewniającą najlepszy wskaźnik wartości do ceny należy sformułować z uwzględnieniem następujących zasad:
• Kryteria muszą być powiązane z przedmiotem zamówienia (opisanym w specyfikacjach technicznych).
Specyfikacje techniczne definiują wymagany poziom osiągów (np. standardy dostępności w specyfikacjach technicznych). Instytucja zamawiająca może jednak zadecydować, że każdemu produktowi/usłudze zapewniającej osiągi wyższe od minimalnych można przyznać dodatkowe punkty
na etapie udzielania zamówienia. Przykładowo, w przypadku odniesienia do standardu dostępności, np. do internetu, jak w przypadku standardu UNE 139803 „Requisitos de accesibilidad para contenidos Web” (Hiszpania), możliwe są trzy poziomy zgodności — A, AA lub AAA. Ofercie, która osiągnie najwyższy poziom, można przyznać dodatkowe punkty.
• Powinny umożliwić całościową ocenę ofert na podstawie kryteriów ekonomicznych i jakościowych, aby określić, która z nich zapewnia najlepszy wskaźnik wartości do ceny. W praktyce oznacza to, że nie jest konieczne, aby każde kryterium udzielania zamówienia zapewniało instytucji zamawiającej korzyść ekonomiczną, ale wszystkie te kryteria wzięte razem (tzn. ekonomiczne i społeczne) muszą umożliwić instytucji określenie oferty zapewniającej najlepszy wskaźnik wartości do ceny.
Polecamy: serwis Leasing
Co jest dozwolone — przykłady
• W zamówieniu publicznym na opiekę nad osobami niepełnosprawnymi w kryteriach udzielania zamówienia można uwzględnić wymagania związane z zaspokajaniem specyficznych potrzeb każdej kategorii użytkowników (np. personalizacja usługi zależnie od wieku, płci lub trudności społecznych użytkowników itd.).
• W zamówieniu publicznym na testy i usługi rekrutacyjne dla sektora publicznego instytucja zamawiająca może poprosić oferentów, aby zadbali o zaprojektowanie i wykonanie testów i usług rekrutacyjnych w sposób zapewniający równe szanse wszystkim uczestnikom, niezależnie od ich wieku, płci, pochodzenia etnicznego i przekonań religijnych.
• W zamówieniu publicznym na oprogramowanie lub sprzęt można zamieścić kryteria udzielania łączące liczbę przyznanych punktów z poziomem dostępności lub specyficznymi cechami dostępności zaproponowanymi dla różnych grup osób niepełnosprawnych. Może to dotyczyć na przykład tego, czy produkt lub usługa są dostępne dla osób niedowidzących lub niewidomych, niedosłyszących lub głuchych, niepełnosprawnych umysłowo lub ruchowo itd.
Co nie jest dozwolone — przykłady
• Stosowanie kryteriów udzielania związanych z lokalnymi zakupami sprzętu przez wykonawcę (np. w przypadku zamówienia na budowę szpitala) w celu stymulowania tworzenia nowych miejsc pracy na rynku lokalnym. Po pierwsze, żadne takie kryterium nie jest powiązane z przedmiotem zamówienia (z budową szpitala). Po drugie, kryterium to jest także dyskryminujące, gdyż zapewnia niesprawiedliwą przewagę oferentom, którzy kupują sprzęt na lokalnym rynku, względem pozostałych oferentów, którzy kupują sprzęt gdzie indziej.
• Stosowanie kryteriów udzielania wprowadzonych w ostatniej chwili i niezamieszczonych w dokumentacji przetargowej.
• Stosowanie kryteriów udzielania, które mogą zapewniać instytucji zamawiającej nadmierną swobodę decyzji. Na przykład, w zamówieniu na sprzęt informatyczny kryterium, zgodnie z którym oferenci mogą otrzymać od 1 do 20 punktów za cechy techniczne związane z dostępnością oferowanych produktów, bez przedstawienia parametrów lub cech charakterystycznych, jakie instytucja zamawiająca weźmie pod uwagę podczas określania dokładnej liczby punktów przyznawanych w każdym przypadku, może zapewnić instytucji zamawiającej nadmierną swobodę oceny cech technicznych ofert.
Polecamy: Jak wybrać wykonawcę w zamówieniu publicznym?
Źródło: Komisja Europejska