Dialog z potencjalnymi oferentami przed zakończeniem opracowywania specyfikacji może pomóc w zidentyfikowaniu możliwości promowania równości szans i zrównoważonego rozwoju. Dyskusje te mogą umożliwić określenie najlepszego zakresu wymagań, tak aby były komercyjnie wykonalne, poprzez dokonanie sensownych uzgodnień co do alokacji ryzyka i zarządzania nim. Pomóc mogłoby także porównanie obecnych usług z usługami świadczonymi w innych miejscach. Korzystając z tej techniki, należy starannie unikać faworyzowania któregokolwiek z dostawców.
Nawet po przeprowadzeniu takich badań rynkowych istnieje możliwość, że instytucja zamawiająca wciąż może nie mieć pewności, jak najlepiej wbudować standardy społeczne w dane specyfikacje techniczne. W takim przypadku warto poprosić potencjalnych oferentów, aby przesłali różne warianty odpowiedzialne społecznie. Oznacza to, że instytucja zamawiająca powinna określić minimalny zestaw specyfikacji technicznych dla produktu, jaki chce kupić, które będą się odnosić zarówno do oferty neutralnej, jak i do jej wariantu odpowiedzialnego społecznie.
W odniesieniu do tego drugiego instytucja zamawiająca doda do specyfikacji technicznych wymiar społeczny.
Ten wymiar społeczny musi być oczywiście powiązany z przedmiotem zamówienia (czyli z faktycznymi produktami, usługami lub robotamibu dowlanymi, które instytucja zamawiająca chce nabyć) oraz musi być zgodny ze wszystkimi przepisami i zasadami UE obowiązującymi w odniesieniu do specyfikacji technicznych w zamówieniach publicznych.
Po przesłaniu ofert instytucja zamawiająca może je ze sobą porównać (zarówno oferty neutralne, jak i te społecznie odpowiedzialne) na bazie tego samego zestawu kryteriów udzielania zamówień. W związku z tym instytucja zamawiająca może wykorzystać warianty do wsparcia standardów społecznych, zezwalając na porównanie rozwiązań standardowych z opcjami społecznymi (na podstawie takich samych standardowych wymagań technicznych).
Firmy mają swobodę przygotowywania ofert opartych na rozwiązaniu standardowym lub na jego wariancie, o ile instytucja zamawiająca nie zaleciła inaczej.
Polecamy: Na czym polega aukcja elektroniczna?
Zanim instytucja zamawiająca będzie mogła zaakceptować warianty w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, musi z wyprzedzeniem określić w dokumentacji przetargowej:
- że warianty będą akceptowane;
- minimalne specyfikacje społeczne, które warianty będą musiały spełniać (np. lepsza efektywność społeczna);
- specyficzne wymagania co do prezentowania wariantów w ofertach (takie jak na przykład wymóg umieszczenia każdego wariantu w oddzielnej kopercie lub zaznaczenie, że wariant może być przekazany jedynie w połączeniu z ofertą neutralną).
Nabywcy, którzy dopuszczają warianty, mogą porównywać oferty neutralne z wariantami odpowiedzialnymi społecznie — na bazie tych samych kryteriów udzielania zamówienia — i oceniać propozycje oferentów pod kątem dodatkowych korzyści w osiąganiu standardów społecznych oraz zadecydować, czy są one przystępne cenowo.
Jednym z przykładów jest zamówienie na usługi gastronomiczne dla administracji publicznej — instytucja zamawiająca mogłaby poprosić dostawców o zaprezentowanie oprócz oferty neutralnej (standardowej) także jej wariantu, który miałby wymiar społeczny (przygotowywanie dań niskokalorycznych, koszernych i bez soli, aby zaspokoić potrzeby zdrowotne lub religijne wszystkich kategorii użytkowników).
Polecamy: serwis Leasing
Źródło: Komisja Europejska