W czasie lockdownu urzędy i instytucje przeszły na tryb pracy zdalnej, część z nich została zamknięta dla interesantów, inne zawiesiły lub znacząco zminimalizowały swoją statutową działalność. Sądy rozpatrywały jedynie najpilniejsze sprawy, w szkołach lekcje on-line odbywały się tylko dla uczniów, którzy dysponowali odpowiednim sprzętem i dostępem do Internetu. Urzędy stanu cywilnego zaprzestały wydawać dokumenty, niektóre agendy rządowe- jak Krajowa Izba Odwoławcza, zawiesiły organizację i rozpoznawanie spraw, wstrzymując tym samym wiele procedur przetargowych w całej Polsce. Przedsiębiorców, którzy mogli kontynuować działalność podczas obostrzeń związanych z epidemią, pozytywnie zaskoczył fakt, że Urząd Dozoru Technicznego nie tylko funkcjonuje, ale także umożliwia współpracę zdalną przy większości spraw.
Cyfryzacja w Urzędzie
Poza gronem instytucji dotkniętych paraliżującymi konsekwencjami zagrożenia epidemiologicznego znalazł się Urząd Dozoru Technicznego.
- W ciągu kilku ostatnich lat wdrażaliśmy zmiany systemowe, które pozwoliły nam zbudować środowisko wspierające pracę zdalną naszych ludzi. Dzięki temu Urząd mógł funkcjonować bez zakłóceń mimo obostrzeń - mówi Andrzej Ziółkowski, prezes Urzędu Dozoru Technicznego. – Wdrożyliśmy wirtualne pulpity, większość pracowników posiada mobilny podpis cyfrowy. Naszym klientom daliśmy możliwość załatwiania większości spraw przez elektroniczną platformę eUDT. Dzięki niej mogą oni załatwiać swoje sprawy z UDT bez wychodzenia z domu, a opóźnienia w naszej pracy spowodowane pandemią są minimalne.
Cyfryzacją w wirusa
Platforma eUDT jest kolejnym przykładem potwierdzającym, że te obszary administracji publicznej, które przeprowadziły transformację cyfrową, wykazują znaczną odporność na sytuacje związane z zagrożeniami epidemiologicznymi.
W kryzysie COVID-19 działalność kontynuował bez przeszkód Urząd Patentowy, który w okresie od lutego do maja przyjął drogą elektroniczną blisko 3000 wniosków o ochronę własności intelektualnej.
- Dziś wszyscy skupiamy się na bezpieczeństwie i hamowaniu transmisji koronawirusa, ale firmy zmagają się także z szybkim i sprawnym powrotem na odmrożony rynek - mówi Michał Wilbrandt z wdrażającej platformę eUDT firmy S&T, odpowiedzialny za rozwiązania m.in. dla administracji publicznej. - W przypadku UDT cyfryzacja nie tylko wyeliminowała konieczność kontaktów bezpośrednich między osobami eksploatującymi urządzenia a inspektorami, ale także uodporniła urząd na ewentualne wprowadzenie tego typu obostrzeń w przyszłości.
Urząd działa, firmy mogą pracować
Do UDT elektronicznie można kierować m.in. wnioski dotyczące inspekcji urządzeń, certyfikacji przedsiębiorstw i personelu, certyfikacji instalatorów w zakresie OZE, czy też badań stacji ładowania stanowiących ważny element infrastruktury elektromobilności.
Inspektorzy UDT, korzystając z odpowiednich środków ochrony, przez cały czas realizują inspekcje w terenie i prowadzą odbiory nowych urządzeń.
- Wraz z rozpoczęciem pandemii musieliśmy ograniczyć budowę nowych stacji ładowania, ale nie wstrzymaliśmy rozbudowy sieci - mówi Rafał Czyżewski, Prezes GreenWay Polska, firmy zarządzającej największą w regionie siecią ładowarek do samochodów elektrycznych. – Przy konieczności zachowania dodatkowych środków ostrożności, których celem było zapewnienie bezpieczeństwa naszym instalatorom, możliwość rejestracji nowych urządzeń i ubieganie się o ich odbiór w UDT zdalnie okazała się znacznym odciążeniem operacyjnym. Przede wszystkim - uniknęliśmy “korka”, który miałby miejsce, gdyby UDT spowolnił swą działalność.
Więcej informacji o zarządzaniu firmą znajdziesz w serwisie e-firma