Do składania rocznych sprawozdań finansowych zobowiązane są wszystkie spółki zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeszcze w tym roku sprawozdania finansowe sporządzane były formie papierowej i ręcznie podpisywane przez cały zarząd. Następnie taki dokument był przesyłany do KRS. W marcu tego roku wprowadzono wymóg składania sprawozdań w formie elektronicznej. W praktyce jednak były to najczęściej zwykłe skany dokumentów sporządzonych w tradycyjnej papierowej formie.
Nowością jest wymóg przygotowania sprawozdania w formie elektronicznej ustrukturyzowanej, czyli pliku XML. Dane takie łatwo będzie można poddawać przetwarzaniu w przeciwieństwie do skanów dokumentów, które były wykorzystywane jeszcze do niedawna. Obowiązek składania sprawozdania finansowego i innych sprawozdań sporządzanych na podstawie ustawy o rachunkowości jedynie w specjalnie określonej formie elektronicznej wprowadziła Nowelizacja z 26 stycznia 2018 r. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Zgodnie z art. 45 ust. 1f znowelizowanej ustawy, sprawozdanie powinno być sporządzane w postaci elektronicznej w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym przez ministra finansów. Tak przygotowane sprawozdanie będzie musiało być podpisane czy to podpisem kwalifikowanym czy też przy pomocy profilu zaufanego ePUAP, przez co najmniej jedną osobę, której numer PESEL ujawniony jest w rejestrze przedsiębiorców KRS i która uprawniona jest do reprezentacji podmiotu. Zniknie także obowiązek przesyłania sprawozdań do urzędów skarbowych, ponieważ zrobi to KRS. Dane ze sprawozdań trafią w ten sposób do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
Polecamy: Firma w spadku - zarząd sukcesyjny
Aby przygotować w sposób prawidłowy sprawozdanie, niezbędny jest system ERP, za pomocą którego można przygotować oraz wyeksportować zestawienia księgowe, a także aplikacja zintegrowana z modułami finansowo-księgowymi oprogramowania. Na podstawie dostarczanych danych aplikacja Comarch e-Sprawozdania wygeneruje sprawozdanie finansowe, które będzie zgodne ze wzorcem Ministerstwa Finansów. Dokument ten będzie zawierać min. zestawienie finansowe oraz informacje takie jak np. stosowana polityka rachunkowości czy też informacje o zobowiązaniach warunkowych i zabezpieczeniach na majątku przedsiębiorstwa. Oprogramowanie będzie archiwizować poprzednie sprawozdania, tak aby na ich podstawie możliwe było przygotowywanie nowych dokumentów.
Zwolnione z obowiązku dostarczania sprawozdań w nowej formie są spółki, które sporządzają sprawozdania według Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF).
Autor: Daria Kwiatkowska
Zobacz: Prawo dla firm