Zgodnie przepisami transakcja podlega zgłoszeniu do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, jeśli łączny obrót jej uczestników w roku poprzedzającym przekroczył 1 mld euro na świecie lub 50 mln euro w Polsce. W 2010 roku do Urzędu wpłynęło około 200 zgłoszeń w sprawach zamiaru koncentracji. Zdecydowana większość z nich była jednak niepełna lub zawierała błędy. Brak dostatecznej wiedzy o obowiązkach uczestników koncentracji potwierdzają również liczne pytania przedsiębiorców i ich przedstawicieli, które napływają do UOKiK. W celu zwiększenia świadomości prawnej profesjonalnych uczestników rynku, Urząd przygotował Wyjaśnienia w sprawie kryteriów i procedury zgłaszania zamiaru koncentracji Prezesowi UOKiK.
Dokument ma m.in. za zadanie usprawnić przygotowywanie wniosków przez przedsiębiorców. Wyjaśnienia szczegółowo opisują załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zgłoszenia zamiaru koncentracji przedsiębiorców (w skrócie "WID"), który precyzuje jakie informacje i dokumenty powinny znaleźć się w zgłoszeniu do UOKiK. Urząd powinien m.in. otrzymać informacje o uczestnikach koncentracji, szczegółowy opis transakcji, a także obroty uzyskane oddzielnie przez każdą z jej stron. Należy podać również zestawienie wszystkich przedsiębiorców należących do grup kapitałowych uczestników koncentracji - spółki posiadające siedzibę lub osiągające obrót na terenie Polski powinny być uwzględnione w osobnym zestawieniu.
Bardzo ważną informacją dla przedsiębiorców jest wykaz dokumentów, jakie należy złożyć wraz z wnioskiem. Muszą to być m.in. aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sadowego, wykaz publicznie dostępnych informacji o rynkach, na które wywiera wpływ koncentracja, kopie dokumentów potwierdzających zamiar transakcji oraz rocznych sprawozdań finansowych. Jeśli wnioskodawca nie dysponuje aktualnym sprawozdaniem, może przedstawić inne wiarygodne dane o swoich wynikach finansowych.
Częstym błędem przy wypełnianiu zgłoszenia jest niewłaściwe określanie rynków właściwych, na których działają uczestnicy koncentracji. Przedsiębiorcy mają obowiązek je wskazać oraz opisać, na które z nich koncentracja może wywrzeć wpływ. W zgłoszeniu powinna znaleźć się np. informacja o kosztach i barierach prawnych wejścia na rynek.
Jeśli zgłoszenie nie zawiera wymaganych informacji, jest ono zwracane przedsiębiorcy, który powinien ponownie złożyć wniosek. Jednak w sytuacji, kiedy uczestnik koncentracji nie poda tylko niektórych informacji Prezes UOKiK może poprosić o uzupełnienie zgłoszenia. W szczególnych przypadkach możliwe jest również przyjęcie niekompletnego wniosku. Po pierwsze - kiedy przedsiębiorca nie ma dostępu do informacji lub dokumentów i wykaże, że nie był w stanie ich uzyskać. Drugi przypadek to sytuacja, w której wnioskodawca udowodni, że brakujące informacje nie są niezbędne do wydania decyzji - nie dotyczy to jednak koncentracji pomiędzy konkurentami.
Składając wniosek przedsiębiorca musi również uiścić opłatę do budżetu państwa. Pięć tysięcy złotych należy wpłacić do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby zgłaszającego zamiar koncentracji.
Przedsiębiorcy zainteresowani tematem kontroli koncentracji mogą również uzyskać informacje pod numerem telefonu (22) 55 60 122 lub adresem mailowym dkk@uokik.gov.pl w Departamencie Kontroli Koncentracji UOKiK. Najczęstsze pytania, które wpływają do Urzędu będą tematem kolejnego komunikatu dotyczącego Wyjaśnień - ukaże się on w ostatnim tygodniu 2010 roku.