Zawarcie umowy najmu nieruchomości wiąże się, co do zasady, z ustaleniem formy rozliczeń kosztów dodatkowych towarzyszących realizowanemu świadczeniu. W przypadku lokali użytkowych będą to najczęściej koszty dostawy mediów, takich jak: energia elektryczna, energia cieplna, gaz ziemny, woda i odprowadzenie ścieków, czy też wywóz nieczystości. Strony umowy mogą oczywiście ustalić zgodnie, że to najemca zawrze odrębne umowy bezpośrednio z podmiotami świadczącymi przedmiotowe usługi. Czynności te będą wówczas realizowane niezależnie od zawartej umowy najmu przez faktycznych usługodawców. Takie rozwiązanie w praktyce jest stosowane jednak sporadycznie. Z reguły koszty świadczeń dodatkowych towarzyszących umowie najmu są przenoszone przez wynajmującego na najemcę w formie tzw. refakturowania, na zasadach ustalonych w łączącej strony umowie.
Kiedy można refakturować koszty mediów
Termin „refakturowanie” nie został zdefiniowany w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. W praktyce przez to pojęcie rozumie się przeniesienie kosztów usługi na podmiot, który faktycznie korzysta z tej usługi, bez doliczania jakiejkolwiek marży. Podatnik działa tutaj we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej. Występuje wówczas sytuacja wskazana w art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług. Podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług. W takim przypadku przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Oznacza to, że dla usług dodatkowych związanych z usługą najmu, które są refakturowane na najemcę, wynajmujący będzie zarówno usługobiorcą, jak i usługodawcą.
Sposób rozliczenia tych usług budził od początku wątpliwości, które w części rozstrzygnął TSUE w wyroku z 16 kwietnia 2015 r. w sprawie C-42/14. Interpretując dyrektywę VAT, Trybunał stwierdził, że:
(...) w ramach najmu nieruchomości dostawy energii elektrycznej, energii cieplnej i wody oraz wywóz nieczystości, zapewniane przez podmioty trzecie na rzecz najemcy bezpośrednio zużywającego te towary i usługi, należy uważać za dokonywane przez wynajmującego w sytuacji, gdy stroną umów o te świadczenia jest wynajmujący przenoszący jedynie koszty świadczeń na najemcę. (…) Najem nieruchomości i związane z nim: dostawa wody, energii elektrycznej, energii cieplnej oraz wywóz nieczystości co do zasady należy uważać za kilka odrębnych i niezależnych świadczeń, które winno się oceniać oddzielnie z punktu widzenia podatku VAT, chyba że elementy transakcji, także te wskazujące względy ekonomiczne zawarcia umowy, są ze sobą tak ściśle związane, iż tworzą obiektywnie tylko jedno niepodzielne świadczenie ekonomiczne, którego rozdzielenie miałoby charakter sztuczny.
Tezy zawarte w cytowanym wyroku nie rozstrzygają jednoznacznie problemu refakturowania kosztów usług towarzyszących usłudze najmu, zawierają jednak wskazówki, które powinny być brane pod uwagę przy rozstrzyganiu tej kwestii. Analizując łączący strony stosunek najmu, należy zatem badać treść zawartej umowy, jak również okoliczności faktyczne towarzyszące realizowanym czynnościom.
Jak wynika z tego wyroku, argumentami przemawiającymi za możliwością uznania usługi najmu i związanych z nią dostaw mediów za świadczenia odrębne będą w szczególności:
- możliwość wyboru dostawcy mediów, niezależnie od tego, czy najemca zamierza korzystać z prawa wyboru,
- swoboda wyboru zużycia mediów w takiej ilości, w jakiej jest to najemcy potrzebne,
- rozliczanie zużycia mediów przez najemcę na podstawie odczytów liczników indywidualnych,
- umowne wskazanie możliwości odrębnego rozliczania czynszu najmu oraz usług dostawy mediów,
- fakturowanie dostawy mediów według ich faktycznego zużycia, wynikającego ze wskazań liczników indywidualnych,
- zamieszczanie należności z tytułu czynszu najmu oraz refakturowanych usług dostawy mediów w odrębnych pozycjach faktury.
Wypełnienie wskazanych warunków będzie pozwalało na odrębne rozliczanie czynszu najmu lokalu i usług dostawy mediów, które odnoszą się do tego lokalu. W szczególności umożliwi to zastosowanie obniżonej stawki 8% przy usługach związanych z dostawą wody i odprowadzeniem ścieków. Usługi te jako wymienione w poz. 140–142 załącznika nr 3 do ustawy korzystają ze stawki preferencyjnej 8%.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Kiedy można refakturować koszty mediów związanych z wynajmem lokali użytkowych
W artykule omówiono również jak rozliczać zużycie mediów, gdy nie ma liczników oraz rozliczanie dodatkowych opłat za media.