Wiele firm – także dużych – zakłada, że sam fakt opublikowania wzorca umownego oznacza, iż automatycznie obowiązuje on drugą stronę. To założenie jest błędne. Może być nie tylko rozczarowujące, ale i kosztowne.
- Ogólne warunki umowy nie zawsze wiążą kontrahenta
- Wzorzec musi być znany i zaakceptowany – nie tylko istnieć
- Co traci firma, jeśli wzorzec nie został skutecznie włączony
- Po fakcie? Tylko jeśli druga strona się zgodzi
- Wzorzec rzeczywiście wiążący
- Skuteczność wzorców to proces
Ogólne warunki umowy nie zawsze wiążą kontrahenta
Wiele firm działa w przeświadczeniu, że ich ogólne warunki umowy wiążą kontrahenta. Wystarczy, że ich treść jest zamieszczona na stronie internetowej, być może nawet w stopce maila znajduje się do nich hiperłącze, a nawet na fakturze pojawia się informacja, że taki dokument istnieje i „wiąże drugą stronę”. Taka praktyka stała się standardem – szczególnie w sprzedaży B2B, która dziś opiera się na poczcie elektronicznej lub równoważnych komunikatorach.
Problem w tym, że standard nie oznacza skuteczności. Sam fakt, że firma opracowała i chce stosować ogólne warunki umowy, nie oznacza jeszcze, że wiążą one drugą stronę. W wielu przypadkach – co dotyczy także dużych przedsiębiorstw – te wzorce po prostu nie wiążą drugiej strony. Mimo że są dobrze napisane i zawierają kluczowe zastrzeżenia.
To nie jest luka w prawie. To wynik nieprawidłowego wdrożenia posługiwania się wzorcami – często z automatu, bez świadomości, kiedy i jak faktycznie zaczynają obowiązywać. Firmy zakładają, że skoro „inni tak robią”, to to wystarczy. W rzeczywistości jednak skuteczne posłużenie się ogólnymi warunkami umowy wymaga spełnienia konkretnych wymogów – i to w odpowiednim czasie.
Wzorzec musi być znany i zaakceptowany – nie tylko istnieć
Samo istnienie ogólnych warunków umowy nie oznacza jeszcze, że wiążą one drugą stronę. Nawet jeśli są dobrze napisane i dostępne online, to nie wystarczy. Kluczowe znaczenie ma to, czy zostały udostępnione kontrahentowi w odpowiedni sposób przed zawarciem umowy – i czy dany kontrahent miał informację, że mają one zastosowanie do zamówienia lub negocjowanej umowy.
Nie można wyrazić zgody – ani sprzeciwu – wobec czegoś, o czym się nie wie. Dlatego nie wystarczy samo zamieszczenie treści wzorca na stronie internetowej i posiadanie w stopce maila, z którego prowadzone są rozmowy handlowe, hiperłącza do niej. Jeżeli druga strona nie została poinformowana, że dana umowa jest zawierana z wykorzystaniem konkretnego wzorca, to warunki te po prostu nie stają się częścią umowy.
Zawarcie umowy następuje z momentem, gdy strony uzgodnią istotne elementy transakcji. W przypadku zawierania umowy w trybie ofertowym, w chwili otrzymania wiadomości o jej przyjęciu lub – gdy nie jest to wymagane – przystąpienia przez drugą stronę do wykonywania umowy. Jeśli ogólne warunki umowy nie były elementem tych uzgodnień – bądź nie były znane drugiej stronie w momencie składania oferty lub jej przyjęcia – nie wiążą drugiej strony.
Wzorzec umowy nie może być skutecznie „przemycony” bez wiedzy drugiej strony. Podstawą związania postanowieniami wzorca dla stosunku umownego może być przepis prawa lub porozumienie stron, które mogą być nimi związane, tylko jeśli objęły swoją wolą zgodę na uczynienie wzorca elementem tej umowy. Milczenie może zatem oznaczać zgodę tylko w wyjątkowych sytuacjach. Przepisy przewidują konkretne wymagania co do momentu, w którym należy udostępnić wzorzec, i sposób, w jakiej należy to zrobić.
Co traci firma, jeśli wzorzec nie został skutecznie włączony
Jeśli ogólne warunki umowy nie zostały skutecznie włączone do umowy, nie mają żadnego znaczenia. W efekcie nie obowiązują postanowienia, które modyfikują ogólne zasady gry. Obowiązuje to, co wynika z ustawy, ustalonych zwyczajów lub zasad współżycia społecznego.
W praktyce oznacza to, że firma może stracić prawo do wyższych odsetek niż ustawowe, jeśli nie zostały one wyraźnie uzgodnione. Może nie skorzystać z ograniczenia odpowiedzialności, nawet jeśli takie ograniczenie było zapisane w OWU. Kary umowne, które miały chronić interes firmy w razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, okażą się niewiążące. Podobnie jak zastrzeżenie, że transakcja podlega prawu polskiemu lub jurysdykcji sądów polskich.
W razie konfliktu nie będzie miało znaczenia, co firma jednostronnie opublikowała na swojej stronie internetowej lub przesłała po fakcie. Liczy się tylko to, co rzeczywiście zostało uzgodnione przez obie strony przed zawarciem umowy. Z pewnym wyjątkiem, przesłany drugiej stronie po zawarciu umowy dokument zmieniający jej warunki nie wiąże jej – ponieważ stanowi czynność następującą już (ujmując rzecz chronologicznie) po zawarciu umowy.
Po fakcie? Tylko jeśli druga strona się zgodzi
Wspomniany wyjątek dotyczy sytuacji, gdy po zawarciu umowy jedna ze stron niezwłocznie przesyła dokument potwierdzający jej warunki – pod warunkiem, że dokument ten nie zmienia ani nie uzupełnia istotnie warunków transakcji. Ocena tego, co jest istotne, należy do drugiej strony – nie do tej, która posługuje się wzorcem.
Jeśli więc dana kwestia była dla kontrahenta ważna, to każda zmiana lub uzupełnienie w tym zakresie będzie uznana za istotną – nawet jeśli w praktyce obrotu uchodzi za standard. A skoro tak, to jednostronne potwierdzenie jej nie wiąże.
Nawet nieistotna zmiana lub dopisek nie stanie się częścią umowy, jeśli druga strona niezwłocznie wyrazi wobec niej sprzeciw. Wystarczy, że zrobi to w odpowiedniej formie. W takiej sytuacji strony pozostają związane pierwotną treścią umowy – bez zmian wprowadzonych w późniejszym dokumencie.
Wzorzec rzeczywiście wiążący
Aby ogólne warunki umowy – a także inny wzorzec umowny – rzeczywiście wiązały drugą stronę, muszą zostać jej doręczone przed zawarciem umowy. Jeśli wzorzec ten ma postać elektroniczną, co w dobie zawierania umów (składania zamówień) przez pocztę elektroniczną lub równoważny komunikator jest powszechną praktyką, musi on zostać udostępniony drugiej stronie przed zawarciem umowy. Kluczowe jest jednak nie tylko kiedy, ale także w jaki sposób udostępniony – w taki sposób, aby mogła go „przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności”.
Samo zamieszczenie ogólnych warunków umowy na stronie internetowej w formie treści w zakładce, a nawet umieszczenie do niej hiperłącza w stopce maila, to za mało. Taka forma nie spełnia wymogu umożliwienia ich „przechowywania i odtwarzania”. Chodzi o to, by druga strona mogła zachować wzorzec – na przykład jako plik PDF – bez ryzyka, że jego treść zostanie później zmieniona przez autora. Powinna mieć możliwość otwarcia tego dokumentu później, w zwykłym toku czynności – m.in. bez dostępu do Internetu czy konkretnej strony. Jeśli wzorzec nie spełnia tych warunków, nie uznaje się go za skutecznie udostępniony.
Skuteczność wzorców to proces
Ogólne warunki umowy nie określają warunków transakcji z samego faktu ich istnienia. Ich skuteczność zależy od tego, czy zostały przekazane drugiej stronie w odpowiednim czasie i w odpowiedni sposób. Wiele firm, nawet tych dobrze zorganizowanych z sektora dużych przedsiębiorstw, nie tylko MŚP – działa w błędnym przekonaniu, że są nimi zabezpieczone.
Tymczasem skuteczność wzorców wymaga nie tylko ich opracowania, ale też odpowiedniego wdrożenia i świadomego, kontrolowanego procesu ich stosowania. Bez tego to, co miało stanowi narzędzie zarządzania ryzykiem kontraktowym, przestaje działać wtedy, gdy pojawia się realne ryzyko – czyli dokładnie wtedy, kiedy miało zadziałać.