Szkolenia poszerzają kompetencje pracowników, przyczyniają się do przewagi konkurencyjnej firm na rynku, a tym samym mają ogromny wpływ na wzrost zysków. Gdyby te argumenty zawsze się sprawdzały, nie trzeba byłoby analizować ich skuteczności. Podstawowym wyzwaniem dla osób odpowiedzialnych za kształtowanie polityki szkoleniowej w organizacji jest umiejętność mierzenia efektów podejmowanych działań rozwojowych. Szkolenie powinno być inwestycją przynoszącą zysk. Pojawia się jednak pytanie, jak efektywnie ten zysk można zmierzyć?
Badanie efektywności projektów szkoleniowych jest bardzo istotne, ale również złożone i czasochłonne. Powinno składać się z trzech głównych badanych elementów: skuteczności (czyli stopnia realizacji zakładanych celów), efektywności (stosunku wszelkich korzyści do nakładów) oraz rentowności (stosunku wzrostu przychodów do poniesionych kosztów). W dłuższej perspektywie najważniejsze jest jednak sprawdzenie, czy poniesione nakłady na szkolenia przekładają się na korzyści ekonomiczne.
Zobacz serwis: Szkolenia
Model Kirkpatricka
Twórcą najbardziej rozpowszechnionego modelu, który pomaga w ocenie szkoleń był Donald Kirkpatrick. Według niego powinna ona składać się z ocen cząstkowych uzyskiwanych na każdym z czterech poziomów:
Poziom reakcji - jakościowa ocena szkolenia przez uczestników, sprawdzenie opinii uczestników o danym szkoleniu, należy zwrócić uwagę na prowadzących zajęcia, techniczne aspekty kursu, jakość materiału, przydatność zajęć, poziom merytoryczny trenerów, uczestnicy wyrażają swoje zdanie, w jakim stopniu szkolenie spełniło ich oczekiwania, jaki jest stopień zrozumienia programu.
Poziom wiedzy (nauki) - podnoszenie umiejętności, sprawdzenie wiedzy teoretycznej, która jest niezbędna w praktyce, ocena, w jakim stopniu w wyniku uczestniczenia w szkoleniu pracownik posiadł nową wiedzę, zdobył umiejętności praktyczne.
Poziom zachowania - sprawdzenie, czy pracownik wykorzystuje zdobytą wiedzę i umiejętności, czy coś zmieniło się w zakresie jego zadań, odpowiedzialności, uprawnień, ocena zachowania się danej osoby (można zebrać opinię współpracowników, przełożonych i podwładnych na temat konkretnych zachowań osoby, która brała udział w szkoleniu, można zastosować monitorowanie pracy osób przeszkolonych).
Poziom organizacji - ocena szkolenia z punktu widzenia organizacji, ustalenie czy szkolenie przyczyniło się do rozwoju organizacji, można stosować analizę punktu krytycznego, metodę analizy kosztów i korzyści.
W większości przedsiębiorstw, oceny efektywności szkoleń opierają się tylko na pierwszym lub drugim etapie. Nie jest to wystarczające badanie, ponieważ zazwyczaj przyznawana jest pozytywna ocena, brakuje natomiast informacji konkretnych i konstruktywnych. Zalecany jest w takich sytuacjach pełny model D.L. Kirkpatricka, ponieważ zapewnia otrzymanie wszystkich potrzebnych danych. Jeśli na wszystkich poziomach uzyskuje się wyniki pozytywne wnioskować można, że wszystkie etapy procedury szkolenia były właściwie przeprowadzone. Model ten zaliczany jest to pracochłonnych i kosztownych, jednakże prawidłowo przeprowadzony przynosi oczekiwane efekty.
Model Philipsa
W ostatnim czasie coraz większą popularność zdobywa rozbudowana wersja modelu Kirkpatricka opracowana przez Jacka Philipsa. Innowacja polega na tym, że potraktował on szkolenia tak samo jak inne działania usprawniające działania firmy, przynoszące zyski finansowe. Ich pomiar odbywa się na różnych poziomach dotyczących satysfakcji uczestników szkoleń, faktycznych zmian umiejętności i postępów w ich stosowaniu, wpływu jaki ma to na biznes oraz zwrotu z inwestycji.
Metodologia Philipsa zakłada staranne wykonanie każdego z czterech etapów:- zbieranie danych na temat szkolenia, na każdym etapie jego trwania, a także już po - izolowanie efektów programu szkoleniowego, czyli ustalenie, które ze zmian są wynikiem szkoleń, a nie innych procesów zachodzących w firmie i na rynku- zamiana efektów szkoleniowych na wartość finansową, czyli ocena wpływu konkretnych zachowań (lub ich braku) na wydajność pracy - określenie strony kosztowej projektu szkoleniowego obejmującej wszystkie aspekty przygotowania, prowadzenia i ewaluacji. Metoda ta również jest złożona, kosztowna i czasochłonna, dlatego też warto się zastanowić, czy konieczne jest zastosowanie jej do wszystkich prowadzonych w firmie szkoleń. Istotne jest również to, kto będzie dokonywał analiz - firma szkoleniowa, zewnętrzny konsultant (co wiąże się z koniecznością udostępnienia poufnych informacji o finansach firmy), czy wewnętrzne siły, których czas jednak również kosztuje.
Zobacz serwis: ABC szkoleń
Wskaźniki ROI i BCR
Menedżerowie, prezesi, dyrektorzy lubią liczby, które oddziałują na ich wyobraźnię i kierujących decyzjami. Liczby dają dowody na to, że podejmowane decyzje były słuszne. Dotyczy to również obszaru HR.
Dwa podstawowe wskaźniki, które wylicza się w ramach realizacji modelu Phillipsa, i które dają upragnione liczby to ROI (Return on Investment) oraz BCR (Benefits/Costs Ratio). Wskaźniki te pozwalają odpowiedzieć na pytanie: ile firma zyska pieniędzy w stosunku do tych, które wyda na sfinansowanie danego projektu szkoleniowego, bądź innego z obszaru zarządzania personelem.
Wdrożenie modelu ROI nawet w ramach pojedynczego projektu niesie za sobą niemałe korzyści w obszarze HR. Jest to bowiem ogromna zmiana, a możliwość komunikowania się z zarządem i pionem finansowym w zakresie inwestycji szkoleniowych na poziomie wymiernych i ogólnie znanych wskaźników finansowych daje możliwość diametralnej zmiany nastawienia w tej kwestii. Ma to też oczywiście ogromny wpływ na poprawę skuteczności wielu działań podejmowanych przez menedżerów personalnych.
Zobacz serwis: Zarządzanie zespołem
Wnioski końcowe dla menedżerów szkoleń
Jedyną przyczyną organizacji szkoleń jest potrzeba biznesowa. To stwierdzenie tak często pojawia się na ustach menedżerów, że uważane jest za podstawę. Niestety wielokrotnie na tym stwierdzeniu nasze działania się kończą. Często podchodzimy do szkoleń jak do jeszcze jednej formy aktywności, która oceniana jest z punktu widzenia kosztów i wskaźników ilościowych. Oceniamy efektywność szkoleń z punktu widzenia ilości dni szkoleniowych, ilości osób, które brały w nim udział, czy też kosztów realizacji projektu szkoleniowego.
Należy pamiętać, że nawet najlepiej przeprowadzone szkolenie będzie nieefektywne, jeżeli jego uczestnicy powrócą do starych nawyków i przyzwyczajeń. Efektywność zależy od stopnia przygotowania uczestników do procesu szkolenia tematycznego. Zamawiający szkolenie powinni mieć świadomość, że proces ten wymaga ścisłej współpracy, a jego efektywność zależy zarówno od poziomu prowadzącego, jak i od rzetelności podejścia ze strony zamawiającego mającego wpływ na postawę uczestników i na ich aktywność w czasie szkoleń. Każde szkolenie powinno podlegać ocenie, dokonywanej zarówno przez osoby szkolone jak i trenerów przeprowadzających szkolenie.