Jak pogodzić pozornie sprzeczne cele takie jak redukcja budżetów HR, w tym budżetów szkoleniowych oraz podniesienie zaangażowania i kompetencji pracowników? Jeżeli odpowiadasz za dział HR, szkolenia, lub zarządzasz firmą prawdopodobnie doświadczyłeś podobnej frustracji.
Pozorna sprzeczność
Co robią firmy w trudnych czasach? Oczywiście redukują budżety. Które? W pierwszej kolejności te, które nie są konieczne do bieżącej działalności, a więc między innymi budżety szkoleń. Z drugiej strony w trudnych czasach fundamentalne dla firmy jest zaangażowanie i kompetencje jej pracowników. Nie rozwijając kompetencji, firmy ograniczają sobie również możliwości rozwoju w dobrych czasach. Jak pogodzić ogień z wodą?
Odpowiedzią może być jedynie wprowadzenie rozwiązań o charakterze przełomowej innowacji, która pozwoli uzyskać więcej za mniej. Proste ograniczanie kosztów prowadzi jedynie do zmniejszenia potencjału firmy w średnim i długim okresie. Zastosuj więc rozwiązanie, które przy mniejszych nakładach pozwoli na przeprowadzenie większej liczby szkoleń i stworzy warunki do budowy zaangażowania pracowników. Dzięki temu zbudujesz zysk firmy i poprawisz jej potencjał na przyszłość.
Czy to tylko marzenie czy dostępne rozwiązanie?
Nie ograniczaj szkoleń, zmień ich formułę i sposób dostarczenia. Zastosowanie nowoczesnych technologii szkoleniowych pozwala jednocześnie zwiększyć liczbę godzin szkoleniowych oraz ograniczyć ich koszty.
Polecamy: E-learning - nowy wymiar edukacji?
Jak wskazują badania rynku amerykańskiego przeprowadzone przez Nielsen Business Media na przykładzie firm amerykańskich, w roku 2009 nakłady na szkolenia w skali całej gospodarki nieznacznie się zmniejszyły, co wydaje się oczywiste biorąc pod uwagę kontekst ogólnogospodarczy.
Zaskakujące jest jednak to, że w tym samym czasie liczba godzin szkoleniowych wzrosła o kilkadziesiąt procent. Jak to możliwe? Oczywiście wszystko dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii w procesie szkolenia pracowników. Co to znaczy „nowoczesne technologie”? To narzędzia wspierające procesy uczenia wykorzystujące technologie informatyczne i internet. Najlepsze efekty daje wykorzystanie takich narzędzi, które najpełniej spełniają oczekiwania konkretnej firmy.
Można jednak pokusić się o wskazanie najlepszej praktyki w tej dziedzinie, pewnego optymalnego rozwiązania, pamiętając oczywiście o specyfice każdej firmy. Na to rozwiązanie składają się trzy elementy: po pierwsze technologie e-learningowe, po drugie zapewnienie spójności rozwijanych kompetencji z celami strategicznymi firmy oraz po trzecie efektywne zarządzanie całym procesem.
Po pierwsze wykorzystaj technologie e-learningowe
E-learning przeżywa boom między innymi dzięki zastosowaniu tzw. rapid e-learningu. Dzięki narzędziom pozwalającym tworzyć zaawansowane szkolenia e-learningowe osobom bez umiejętności programistycznych, e-learning stał bardziej dostępny. Przez dostępność rozumiem stosunkowo niskie koszty oraz krótki okres przygotowania szkoleń.
Tradycyjny e-learning, w którym przygotowanie szkolenia wymagało kompetencji programistycznych i graficznych był kosztownym rozwiązaniem, które w praktyce ograniczało zastosowanie e-learningu wyłącznie do największych firm. Szkolenia były ograniczone tylko do wiedzy, która rzadko się zmieniała, bo koszt modyfikacji szkolenia był bardzo wysoki. Obecnie dzięki narzędziom rapid e-learningu te bariery zniknęły.
Na rynku dostępne są także dobrej jakości narzędzia do prowadzenia szkoleń zdalnych, komunikacji online z trenerami i coachami, pracy zespołowej na odległość. W e-learningu dystans fizyczny pomiędzy trenerem a osobą szkoloną nie ma żadnego znaczenia.
Po drugie połącz programy szkoleniowe z celami strategicznymi
Nie wystarczy jednak zamienić szkoleń tradycyjnych na szkolenia e-learningowe. Ważne jest także aby szkolenia rozwijały kompetencje, które są potrzebne firmie a więc takie, które przyczyniają się do realizacji celów strategicznych firmy. Aby zapewnić taką spójność trzeba przejść przez kilka etapów pośrednich począwszy od strategii do pojedynczego szkolenia dla konkretnego pracownika.
Do tych etapów pośrednich należy zaliczyć: określenie ról w organizacji i stanowisk niezbędnych do realizacji celów strategicznych. Przypisanie ról do konkretnych pracowników. Dobranie kompetencji do tych ról. Określenie luki kompetencyjnej na poziomie poszczególnych pracowników poprzez oceny pracowników w systemie 360 stopni a następnie ustalenie ścieżek rozwoju zawodowego i ostatecznie dobranie odpowiednich szkoleń.
Polecamy: Co kryje się za słowem e-learning?
Cały system wydaje się trudny do opanowania dopóki firma nie posiada kompleksowego systemu pozwalającego na sprawne zarządzanie wszystkimi tymi elementami. Wyobraźmy sobie zarządzanie produkcją i dostawami materiałów bez sprawnego systemu ERP. W obecnych warunkach konkurencyjnych jest to nie możliwe. Podobnie jest z rozwojem kompetencji firmy.
Po trzecie zarządzaj całym procesem
Aby zarządzać kompleksowo całym procesem potrzebne są dwa systemy, najlepiej zintegrowane w jednym spójnym rozwiązaniu. Pierwszym z nich jest system zarządzania szkoleniami tzw. LMS (Learning Management System) a drugim jest system zarządzania kompetencjami zwany TMS (Talent Management System). Dzięki połączeniu tych dwóch systemów menedżerowie wiedzą jak realizowany jest plan rozwoju każdego pracownika a jednocześnie mogą spojrzeć na rozwój z perspektywy całej firmy sprawdzając na przykład ilu sprzedawców zaliczyło już szkolenia z nowych produktów i z jakimi średnimi wynikami.
W ten sposób można błyskawicznie podejmować decyzje menedżerskie na poziomie całej firmy dotyczące np. wprowadzenia nowych szkoleń lub na poziomie indywidualnym pracownika polegające np. na zmianie indywidualnego planu rozwoju. Wszystkie informacje są dostępne w jednym systemie i dostępne natychmiast na wszystkich szczeblach zarządzania. Większość dostępnych obecnie na rynku systemów ogranicza się do zarządzania szkoleniami (LMS). Warto jednak rozważyć zastosowanie rozwiązania, które pozwala zarządzać kompleksowo całym procesem rozwoju.
Efekty
W praktyce już tylko zastosowanie e-learningu w procesie szkoleniowym pozwala firmie ograniczyć koszty szkoleń nie rezygnując z ich zakresu i jakości a nawet istotnie ją podnosząc.
Jeżeli firma potrafi zapewnić spójność celów strategicznych z rozwijanymi kompetencjami pracowników to istotnie zmniejsza lukę kompetencyjną. Dzięki temu szanse na osiągnięcie tych celów rosną. Jeżeli uwzględnimy jeszcze fakt, iż strategie w dynamicznym otoczeniu równie dynamicznie się zmieniają szybkość i efektywność likwidowania luki kompetencyjnej staje się kluczowym czynnikiem sukcesu firmy.
Z tego powodu systemy wspierające zarządzanie procesami rozwoju kompetencji firmy i jej pracowników stają się coraz bardziej popularne. Dzisiaj żadna średnia i duża firma nie może z powodzeniem konkurować bez sprawnego systemu zarządzania wspieranego przez elastyczny system klasy ERP. Systemy te obsługują procesy biznesowe takie jak dostawy, produkcja, sprzedaż itd. Podobnie w niedalekiej przyszłości będzie z systemami zarządzania procesami rozwojowymi firmy.
Firmy, które z powodzeniem wdrożą takie systemy nie tylko podniosą zyski w krótkim okresie, ale stworzą bazę do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej w dłuższym okresie. Pozostali pójdą śladem liderów. W której grupie warto być? Grupa liderów to firmy nastawione na innowacje, nowoczesność, wiedzę, kompetencje, rozwój. Grupa naśladowców to firmy działające w branżach ustabilizowanych, w których zmiany nie zachodzą tak dynamicznie, tylko czy są jeszcze takie branże?
Bez względu na to w jakim sektorze funkcjonuje firma warto rozważyć nowe, przełomowe podejście do zarządzania procesami rozwoju kompetencji firmy i jej pracowników. Planem minimum dla wszystkich firm jest zastosowanie technik e-learningowych w szkoleniach pracowników.