Z różnorodnych powodów, członek zarządu może odmawiać podpisania sprawozdania. Przepisy przewidują wówczas obowiązek pisemnego uzasadnienia takiego stanowiska i dołączenia do sprawozdania. Szczególne problemy wiążą się z sytuacją, w której w czasie roku obrotowego dochodzi do zmian w składzie zarządu.
Powstaje wówczas pytanie, kto powinien podpisać sprawozdanie finansowe
Przepisy ustawy o rachunkowości nie dają tu jednoznacznej odpowiedzi. Wielu autorów składnia się ku poglądowi, zgodnie z którym w takiej sytuacji sprawozdanie finansowe powinni podpisać tylko ci członkowie zarządu, którzy pełnili funkcję w dniu sporządzania sprawozdania finansowego.
Zobacz: Kiedy zarząd nie reprezentuje spółki akcyjnej w procesie o uchylenie uchwały?
Trzeba jednak pamiętać, że w praktyce sądy rejestrowe KRS często wzywają aktualnych członków zarządu do podpisywania sprawozdania pod rygorem odmowy dokonania wpisu. Podejmując decyzję należy mieć również na uwadze konsekwencje złożenia odmowy podpisania dokumentu. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 2007 roku (VI ACa 1633/2007) stwierdził, że „sprawozdanie finansowe jest nieważne, jeśli nie podpiszą go wszyscy członkowie zarządu spółki”.
Brak podpisu może wiązać się z odpowiedzialnością odszkodowawczą członka zarządu wobec spółki. Przykładowo jeżeli spółka jest kredytobiorcą, to zazwyczaj ma obowiązek przedstawiania bankowi rocznych sprawozdań finansowych w celu analizy.
Zobacz: Jak przebiega postępowanie likwidacyjne oraz otwarcie likwidacji w spółce akcyjnej?
Brak sprawozdania lub też jego nieważność mogą być jedną z przyczyn rozwiązania umowy kredytowej, poniesienia szkody przez spółkę, a w konsekwencji poszukiwania osoby odpowiedzialnej za taki stan rzeczy. Z drugiej jednak strony podpisanie sprawozdania jest równoznaczne z przyjęciem odpowiedzialności za prawidłowość i rzetelność sporządzonego sprawozdania finansowego.