Tak jak w przypadku innych zgromadzeń wspólników, obowiązek zwołania ZZW w ustawowym terminie spoczywa na zarządzie spółki. Odbycie zwyczajnego zgromadzenia po upływie tego terminu co do zasady nie będzie miało wpływu na ważność podjętych na nim uchwał, może jednak prowadzić do odpowiedzialności organizacyjnej i odszkodowawczej członków zarządu, jak również do nałożenia na nich przez sąd rejestrowy kar grzywny do 20.000 zł.
Należy pamiętać, że zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (II CSK 176/13) zwołanie zgromadzenia wspólników spółki jest czynnością przekraczająca zakres zwykłego zarządu, do której podjęcia wymagana jest uprzednia uchwała zarządu spółki. Wskazane jest również, aby zaproszenia dla wspólników na ZZW zostały podpisane zgodnie z obowiązującymi w spółce zasadami reprezentacji. Naruszenie wskazanych powyżej wymogów formalnych może umożliwić podjęcie działań zmierzających do podważenia ważności uchwał podjętych na zgromadzeniu.
Należy zauważyć, że zwyczajne zgromadzenie wspólników może odbyć się również bez formalnego zwołania, jednak wyłącznie w przypadku wypełnienia przesłanek określonych w art. 240 ksh, tj. jeżeli na zgromadzeniu jest reprezentowany cały kapitał zakładowy spółki, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego jego odbycia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Wyłączone jest natomiast podejmowanie uchwał objętych zakresem ZZW w trybie głosowania pisemnego.
Polecamy: E-wydanie Dziennika Gazety Prawnej
Zgodnie z art. 231 § 2 ksh przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być:
(1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
(2) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 ksh sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
(3) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
W ramach ZZW może być jednak również konieczne podjęcie dodatkowych uchwał. Należy bowiem pamiętać, że co do zasady, zgodnie z art. 201 ksh, z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu jego mandat wygasa. W przypadku zaś powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, jego mandat wygasa z dniem odbycia ZZW zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.
Zobacz: Prawo dla firm
W konsekwencji, w ramach ZZW niezbędne jest często również podjęcie uchwały w przedmiocie powołania jednego lub więcej członków zarządu na kolejną kadencję. Niepodjęcie takiej uchwały może prowadzić do wniosku, że spółka została pozbawiona swoich reprezentantów i w konsekwencji nie jest zdolna do podejmowania jakichkolwiek czynności prawnych. Przyjęcie takiego stanowiska może mieć poważne następstwa dla oceny zawartych przez spółkę umów jak i podjętych przez nią czynności procesowych. Uzasadnia bowiem twierdzenie, że czynności takie nie zostały skutecznie podjęte, a więc nie wywołują skutków prawnych.
Co prawda, powołując się na aktualne stanowisko Sądu Najwyższego (IV CSK 340/14), można twierdzić, że brak pisemnej uchwały o odnowieniu członkom zarządu mandatu na kolejne kadencje, nie stoi na przeszkodzie ocenie, że zostali oni powoływani w formie uchwał podjętych per facta concludentia, jednak nie w każdej sytuacji będzie można użyć tego argumentu. Stwierdzenie bowiem, że mandat danego członka zarządu został przedłużony w sposób dorozumiany wymaga wykazania, że taka w istocie była wola wspólników uczestniczących w zgromadzeniu (wyrażona na przykład poprzez udzielenie temu członkowi absolutorium za poprzedni rok), co jednak nie zawsze będzie możliwe.
W tym kontekście rekomendowanym rozwiązaniem jest zmiana umowy spółki poprzez wprowadzenie postanowienia, zgodnie z którym powoływanie członków zarządu następuje na czas nieokreślony, a ich mandaty wygasają tylko w przypadku ich śmierci, odwołania lub rezygnacji z pełnionej funkcji. Pozwoli to na wyeliminowanie możliwości podważania przez podmioty trzecie ważności czynności prawnych zawartych przez spółkę. Jednocześnie działanie takie nie stwarza dodatkowego ryzyka ponieważ, zgodnie z art. 203 ksh członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników.
Zobacz serwis: Firma
Autor: Przemysław Szymański, radca prawny, LL.M, kancelaria GSW Legal