Zasadą jest, że spółka kapitałowa (sp. z o. o. albo S.A.) reprezentowana jest przez jej zarząd zgodnie z jej zasadą reprezentacji, określoną w umowie spółki albo statucie. Do składania oświadczeń w imieniu spółki może być powołany m.in. każdy z członków samodzielnie, dwóch członków łącznie, prezes zarządu samodzielnie, a inni łącznie albo łącznie z prokurentem. Możliwości jest wiele. Jeśli wspólnicy nie określą sposobu reprezentacji, do składania oświadczeń woli w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Od powyższej zasady występują jednak wyjątki.
Zgodnie z art. 19 Kodeksu spółek handlowych złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa tak stanowi. Wymóg działania wszystkich członków zarządu w pewnych sytuacjach, ze swej natury, stanowi problem tylko w spółkach posiadających wieloosobowy zarząd.
Jak w takim razie należy podpisywać formularze Krajowego Rejestru Sądowego oraz załączniki do nich? Wśród wniosków składanych we właściwych wydziałach gospodarczych KRS wyróżnia się wnioski o rejestrację oraz wnioski o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców.
Polecamy: Kodeks pracy 2019 - komentarz
Zgodnie z k.s.h. zarówno w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jak i spółki akcyjnej, wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu. Brak któregokolwiek z podpisów będzie skutkował zwrotem wniosku.
Przepisy dotyczące zgłaszania zmian w spółce kapitałowej nie zawierają podobnej reguły
na temat podpisywania wniosku o zmianę danych, co wniosek o wpis podmiotu do rejestru przedsiębiorców. Zmiany w spółce zgłasza się do sądu rejestrowego zgodnie z zasadami reprezentacji.
Kodeks spółek handlowych wymaga jednak podpisów wszystkich członków zarządu na poszczególnych załącznikach do wniosków. Wymóg taki występuje m.in. w poniższych przypadkach:
- oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników (art. 167 § 1 pkt 2 k.s.h.),
- lista wspólników składana sądowi przy każdej zmianie w księdze udziałów (art. 188 § 3 k.s.h.),
- oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na podwyższony kapitał zakładowy zostały w całości wniesione (art. 262 § 2 pkt. 3 k.s.h.),
- w sytuacji zgłoszenia obniżenia kapitału zakładowego należy dołączyć oświadczenie wszystkich członków zarządu stwierdzające, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw w terminie, zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni (art. 265 § 2 pkt 3 k.s.h.),
- oświadczenie wszystkich członków zarządu, w formie aktu notarialnego, o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego przewidzianych w ustawie i umowie spółki oraz w uchwale o obniżeniu kapitału zakładowego (art. 265 § 4 k.s.h.).
Zobacz: Spółki
Brak jakiegokolwiek z podpisów na załącznikach, które wymagają podpisów wszystkich członków zarządu spółki, będzie skutkował wezwaniem do uzupełnienia braków.