Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. W wielu spółkach rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W ich przypadku zgromadzenie wspólników powinno odbyć się do końca czerwca. Jeśli zaś w określonej spółce z o.o. rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym i kończy się np. 31 marca, to zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się do 31 września tego roku. Wskazany w przepisach termin wyznacza pewne maksimum. Ze zwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników nie trzeba więc czekać sześć miesięcy, można je zorganizować wcześniej. Datą początkową, od której możliwe jest zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest oczywiście moment przygotowania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.
Czy w sytuacji, gdy zgromadzenie wspólników zostanie zwołane po upływie sześciomiesięcznego terminu, uchwały na nim podjęte będą ważne?
Jeśli zarząd spółki nie jest w stanie zwołać zwyczajnego zgromadzenia wspólników w określonym w przepisach sześciomiesięcznym terminie po upływie danego roku obrotowego, może wykonać swój obowiązek w terminie późniejszym. Uchwały podjęte na takim opóźnionym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników nie będą nieważne z powodu opóźnionego odbycia tego zgromadzenia. Przeważa bowiem pogląd, zgodnie z którym odbycie zwyczajnego zgromadzenia po terminie nie wpływa na ważność podjętych na nim uchwał.
W jaki sposób należy powiadomić wspólników o zwoływanym zwyczajnym zgromadzeniu? Czy zaproszenia można wysłać pocztą elektroniczną?
Zwykle zgromadzenia wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Jednak można też stosować inne rozwiązanie. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że w przypadku zwyczajnego zgromadzenia wspólników okres pomiędzy wysłaniem zawiadomienia a dniem jego odbycia musi być dłuższy niż wspomniany dwutygodniowy termin. Ma to związek z treścią art. 68 ustawy o rachunkowości, który ma charakter przepisu szczególnego i stosuje się go w pierwszej kolejności przed przepisami kodeksu spółek handlowych dotyczącymi terminu zwoływania zgromadzenia wspólników. Z art. 68 ustawy o rachunkowości wynika jednoznacznie, że wspólnik powinien mieć co najmniej 15 dni na zapoznanie się ze sprawozdaniem finansowym oraz opinią biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania. Oznacza to, iż wysłanie zawiadomienia do wspólników w związku ze zwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno nastąpić znacząco wcześniej tak, aby wspólnicy na 15 dni przed terminem zgromadzenia mieli faktyczną możliwość zapoznania się z dokumentami finansowymi, które będą przedmiotem obrad tego zgromadzenia.
Jakie informacje trzeba podać w zaproszeniu? Czy w sytuacji, gdy planowana jest zmiana umowy spółki, w tym powiadomieniu powinna być określona treść proponowanych zmian?
W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Nie jest wymagane dokładne określenie treści planowanej uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki. Trzeba jednak wskazać, jakiej problematyki będzie dotyczyła i w jakim kierunku będzie ona zmierzać.
Czy na zwołanym formalnie zwyczajnym zgromadzeniu wspólników można podjąć uchwały w sprawach, które nie zostały objęte wskazanym w zaproszeniu porządkiem obrad?
W zaproszeniu na zgromadzenie wspólników należy sprecyzować poszczególne punkty porządku obrad. Trzeba to zrobić w taki sposób, by wspólnicy byli w stanie dowiedzieć się, jakie sprawy mają być omawiane i głosowane. Dzięki temu mają możliwość przygotowania się do udziału w zgromadzeniu i wyrobienia sobie poglądów na określone tematy. Zasada ta dotyczy również zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Jeśli miało miejsce formalne zwołanie zwyczajnego zgromadzenie wspólników, w sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały, chyba że mimo formalnego zwołania zgromadzenia cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Wniosek o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wnioski o charakterze porządkowym mogą być uchwalane, mimo że nie były umieszczone w porządku obrad takiego zgromadzenia.
Czy o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia należy zawiadomić wspólnika, którego udziały zostały zajęte przez komornika?
Nie ulega wątpliwości, że osobami uprawnionymi do otrzymania zaproszenia na zgromadzenie są wspólnicy. Jednak sytuacja niektórych wspólników może być skomplikowana przez różne sytuacje życiowe. Udziały w spółce z o.o. mogą być mianowicie przedmiotem zajęcia komorniczego. W takim przypadku powstaje pytanie, kto może wykonywać prawa wynikające z zajętego udziału, tj. wspólnik będący dłużnikiem, czy też jego wierzyciel. Kwestia ta jest bardzo kontrowersyjna z powodu przepisów kodeksu postępowania cywilnego dotyczących zakresu zajęcia praw z udziałów i orzecznictwa Sądu Najwyższego. W jednym z orzeczeń mających moc zasady prawnej Sąd Najwyższy stwierdził, że z mocy egzekucyjnego zajęcia udziałów dłużnika w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wierzyciel nie może wykonywać uprawnień do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników i do głosowania nad uchwałami podejmowanymi przez wspólników.
Tym samym Sąd Najwyższy stwierdził, iż zajęcie komornicze udziału w spółce z o.o. nie pozbawia wspólnika praw korporacyjnych i to on, a nie jego wierzyciel, powinien zostać zawiadomiony o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Czy w przypadku, gdy spółka wypracowała zysk, może on zostać podzielony pomiędzy wspólników przed zwołaniem i odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników?
Takie rozwiązanie w świetle obowiązujących przepisów jest niedopuszczalne. Warunkiem koniecznym do dokonania podziału zysku i jego wypłacenia wspólnikom z jednej strony jest, aby sprawozdanie finansowe wykazywało zysk. Z drugiej zaś strony konieczne jest przeznaczenie zysku do podziału pomiędzy wspólników w drodze wypłaty dywidendy, które powinno nastąpić zasadniczo w drodze uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje wyjątek od tej zasady.
Czy wspólnicy, którzy nie zostali prawidłowo powiadomieni o zwoływaniu zwyczajnego zgromadzenia, mogą domagać się uchylenia uchwał na nim podjętych?
Wspólnikowi, który nie został prawidłowo poinformowany o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników i z tego powodu nie był na nim obecny, przysługuje prawo do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwał na nim podjętych. Powództwo wnosi się w terminie miesiąca od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, nie później niż w terminie sześciu miesięcy od dnia powzięcia uchwały.
Czy zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. musi odbyć się w jej siedzibie. Kiedy i w jaki sposób można zwołać je w innej miejscowości?
Zarówno zwyczajne, jak i nadzwyczajne zgromadzenia wspólników powinny obywać się w siedzibie spółki. Należy przy tym wyraźnie zaznaczyć, że nie chodzi tu lokal, w którym mieści się biuro zarządu, lecz miejscowość, w której znajduje się siedziba. Jednak od tej reguły są też przewidziane wyjątki. W umowie spółki można zaznaczyć, że zgromadzenia wspólników mogą odbywać się również w innej miejscowości. Jeśli nie przewidziano takiego rozwiązania w umowie spółki, możliwe jest odbycie zgromadzenia wspólników w innej miejscowości, pod warunkiem iż wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na piśmie na odbycie zgromadzenia poza siedzibą spółki. W każdym przypadku zgromadzenia wspólników powinny obywać się na terytorium Polski. Polskie prawo nie przewiduje w tym zakresie żadnych wyjątków.
Czy członkowie zarządu, których mandaty wygasły przed zgromadzeniem wspólników, mogą w nim uczestniczyć?
Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty (jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników), a także udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Dotyczy to wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym. Członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają prawo (a nie obowiązek) uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie. Jeśli osoba posiadająca tego rodzaju uprawnienie postanowi z niego skorzystać, powinna złożyć żądanie w tej sprawie aktualnemu zarządowi spółki na piśmie. Należy to zrobić najpóźniej na tydzień przed datą zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Dariusz Harbaty
radca prawny z Clifford Chance Janicka, Namiotkiewicz, Dębowski i Wspólnicy specjalizujący się w prawie handlowym i rynkach kapitałowych
Rozmawiała MONIKA BURZYŃSKA
Podstawa prawna
• Art. 231, art. 234, art. 238, art. 239, art. 240, art. 259 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).