Różne techniki stosowane przez te osoby, mimo przymilnego tonu i niby potakiwania naszym decyzjom, potrafią uśpić czujność sekretarki nawet z najdłuższym stażem. Wachlarz pomysłów wykorzystywanych do „wykiwania” asystentki i dopięcia swego jest wprost imponujący. Wystarczy, że tzw. „akwizytor” dowie się o jakimś hobby naszego szefa lub
o miejscach, w których bywa a na pewno wykorzysta to, aby się do niego dostać. Zdobycie informacji o tym, że nasz szef bywa na wyścigach konnych może już spowodować, że osoba ta śmiało zadzwoni przedstawiając się jako znajomy z toru wyścigowego X, i poprosi o połączenie.
Zobacz również: Trudności w zapamiętywaniu imion i nazwisk
Poniżej przedstawiono kilka zasad, które można skutecznie wykorzystać w przypadku różnego rodzaju sprzedawców i akwizytorów:
1. przygotować z kierownictwem listę osób, które będą miały do niego bezpośredni dostęp; wszystkich innych należy wcześniej łączyć z odpowiednimi sekretarkami,
2. wiedzieć „kogo można połączyć z kim”; mieć przygotowaną listę osób, które są upoważnione do załatwiania spraw w imieniu szefa,
3. nie podejmować żadnych zobowiązań w imieniu szefa; sekretarka może zobowiązać się tylko i wyłącznie we własnym imieniu,
4. nie obiecywać nikomu nic „na odczepnego” tylko dlatego żeby nam dano spokój; sekretarka jest wizytówką firmy, jeśli coś obieca a później nie spełni obietnicy, odbije się to również na wizerunku przedsiębiorstwa,
5. nie udzielać dorozumianej zgody; tzw. milcząca zgoda jest często stosowaną techniką do wymuszenia różnego rodzaju zachować, używaną zwłaszcza przez akwizytorów. Na wszelkie luźno rzucane uwagi typu „to ja wpadnę”, „to ja spróbuję złapać szefa osobiście” należy kategorycznie mówić „nie”. Jeśli pozostaną one bez odpowiedzi, staną się swego rodzaju przyzwoleniem na zaproponowane zachowanie.
Polecamy serwis Korespondencja w biznesie
Gdy rozmowa dobiega już do końca i rozmówca zdaje sobie sprawę z jej odmownego rozwiązania, często stosowaną techniką jest rzucenie niby niezobowiązującego zdania w rodzaju „Będę w tej okolicy we wtorek i jeśli nie mają Państwo nic przeciwko temu, to wpadnę do firmy”. Należy wtedy udzielić kategorycznej odmowy. W przeciwnym razie jest prawie pewne, że ujrzymy „naszego natręta” we wtorek, który będzie się powoływał na wcześniejszą rozmowę, podczas której miał być niby umówiony na spotkanie..
Karolina Zaborska