O tym, że trzeba znać przynajmniej jeden język obcy nie trzeba nikomu mówić. Normą jest teraz zatrudnianie osób, które biegle znają jeden język a drugi przynajmniej w stopniu komunikatywnym. Prócz powszechnego angielskiego, niemieckiego, czy rosyjskiego, pożądane są osoby posługujące się bardziej niszowymi językami, jak węgierski, litewski, czy szwedzki. Bez względu jednak na język, którego będziemy używać w rozmowach z kontrahentami, powinno się przestrzegać kilku ogólnych zasad dotyczących kontaktów z cudzoziemcami.
Strefy czasowe
Jedną z podstawowych rzeczy, jaką musimy zbadać przed wykręceniem numeru zagranicznego kontrahenta, to sprawdzenie, czy nie dodzwonimy się do niego, np. o 2 w nocy. W firmach o międzynarodowym zasięgu, obowiązkowo przy stanowisku sekretarki powinna znaleźć się mapa stref czasowych, z uwzględnieniem czasu letniego i zimowego.
Porównaj: Przyjmowanie zagranicznych delegacji
Baza danych
Jak to już było powiedziane, zwykle wymaga się od sekretarki znajomości przynajmniej jednego języka obcego. W firmach o międzynarodowym zasięgu, obsługujących kontrahentów z różnych stron świata, zazwyczaj większość pracowników zna jakiś język obcy. Dobrze, by sekretarka dysponowała bazą osób znających poszczególne języki. Łatwo jej będzie w razie potrzeby połączyć interesanta z odpowiednią osobą.
Cierpliwość
Należy okazać ją zwłaszcza cudzoziemcom posługującym się naszym językiem. Takie osoby zazwyczaj myślą w swoim ojczystym języku i potrzebują więcej czasu na przyswojenie przekazanych im informacji i sformułowanie odpowiedzi.
Żarty i poczucie humoru
Żarty nie są kategorią międzynarodową. To, co śmieszy nas, nie koniecznie wywoła uśmiech u innych.
Popularne kawały, zwłaszcza gdy opierają się na grze słów, przetłumaczone na inny język zazwyczaj nie są śmieszne, ba, mogą wprowadzić kogoś w zakłopotanie, czy zażenowanie. Jeśli nie jesteśmy pewni, czy nasze poczucie humoru zostanie właściwie odebrane, lepiej podarować sobie żarty.
Polecamy serwis Korespondencja w biznesie
Jak się porozumiewamy?
Zdaniem niektórych psychologów i socjologów istnieją znaczne różnice w sposobie porozumiewania się obywateli różnych krajów. Inaczej rozmawia się ze Szwedem, czy Niemcem, a inaczej z Włochem. Na podstawie różnorakich obserwacji i badań, możemy być prawie na 100% pewni, że mieszkańcy Ameryki Północnej, Skandynawii i Niemiec mówią nam dokładnie to, co myślą. Inaczej jest z Japończykami, czy obywatelami krajów Bliskiego Wschodu, którzy często na początku traktują rozmowy, jako sposób na ogólne „poznanie się”, a nie na przekaz konkretnej treści.
Kiedy kontaktujemy się z obcokrajowcami, zwłaszcza w ramach stałej współpracy, powinniśmy zadać sobie trochę trudu i poczytać o zwyczajach i kulturze danego narodu. To, co w wypowiedziach jednych będziemy mogli uznać za zainteresowanie, u drugich może być grzeczną formą odmowy. Pamiętajmy jednak o tym, żeby nie bazować tylko na stereotypach.
Karolina Zaborska