Biorąc się za sporządzenie jakiegokolwiek dokumentu, przede wszystkim musimy wziąć pod uwagę czytelnika. Zanim przystąpimy do pisania, kluczowe jest odpowiedzenie sobie na następujące pytania: czy jeśli byłbym czytelnikiem, to zainteresowałaby mnie treść dokumentu? Czy zrozumiałbym go i postąpił zgodnie z sugestiami autora?
Odpowiadając sobie na te pytania, pomyślmy kim może być nasz potencjalny czytelnik. Czy jest to jeden z naszych pracowników, pracownik innej firmy, czy ktoś zupełnie z zewnątrz? A może pismo ma być skierowane do większej ilości osób, np. do zarządu? Od tego, do kogo kierujemy nasz dokument, będzie zależeć, w jaki sposób sformułujemy jego treść – inaczej zredagujemy pismo, np. dla kierownika produkcji, a inaczej do działu sprzedaży.
Skuteczne komunikowanie się za pomocą pisma zakłada, że zarówno jego autor, jak i odbiorca/y rozumie opisywane problemy w ten sam sposób. Niestety, w pismach często pomijane są istotne dla czytelnika szczegóły, gdyż piszący wychodzi z założenia, że są one wszystkim doskonale znane. Takie przesłanki mogą spowodować, że czytelnik otrzyma niekompletną informację, którą będzie próbował uzupełnić własnymi obrazami, niezgodnymi z wizją i intencjami autora, a to może doprowadzić do stworzenia fałszywego obrazu problemu.
Porównaj: Zasady skutecznej korespondencji
Każda grupa zawodowa posługuje się swoim własnym językiem. Używanie żargonu w kontaktach z osobami spoza danej grupy, jest najczęstszą przyczyną nieporozumień. To, co jest zrozumiałe dla nas, dla kogoś innego może być albo kompletnie nieczytelne albo błędnie zrozumiane. Pisząc, należy posługiwać się językiem, co do którego będziemy mięli pewność, że będzie zrozumiały dla wszystkich.
Podobnie, nasza wypowiedź powinna być jak najbardziej konkretna. Nie używajmy zwrotów nieostrych, niedookreślonych oraz terminów wieloznacznych. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że nasz odbiorca zrozumie nas tak, jak tego chcemy. Pozostawiając mu swobodę interpretacji, nie dajemy mu szansy na zajęcie konkretnego stanowiska, ani możliwości przeprowadzenia dokładnej analizy.
Polecamy: Korespondencja w biznesie
Używajmy optymistycznych określeń, zamiast spiętrzać problemy, proponujmy ich rozwiązanie. Nawet negatywne uwagi da się zapisać w sposób sugerujący korzystne wyjście z sytuacji.
Zamiast „Bez potwierdzenia faktury, nie będziemy prowadzić dalszych prac”, możemy napisać „Jak tylko otrzymamy od Państwa potwierdzenie faktury, od razu przystąpimy do dalszych prac”. Brzmi inaczej, prawda?