Załączniki
Aby lepiej zobrazować przebieg obrad lub załączyć do nich potrzebne materiały, do protokołów dołączane są załączniki. Mogą one przybrać formę:
- sprawozdań,
- raportów,
- rysunków,
- schematów,
- tablic danych statystycznych,
- zdjęć.
Sprawozdania i raporty zazwyczaj pojawiają się przy okazji zebrań prowadzonych w formie odprawy. W głównym protokole zaznacza się, kto i w jakiej kolejności zabierał głos, a następnie w załącznikach dołącza się do niego treści tych wystąpień.
Rysunki, schematy oraz wszelkiego rodzaju tablice są pomocne, gdy na zebraniach omawiano pewne skomplikowane zagadnienia. Bardzo dobrze sprawdza się dodanie graficznych opisów dyskusji przy tzw. „burzach mózgów”, które pozwolą na czytelne zilustrowanie przebiegu spotkania.
Zobacz również: Przygotowanie pism zaadresowanych
Dodawanie w załącznikach zdjęć ma miejsce bardzo rzadko, niemniej jednak doskonale sprawdzają się przy opisie technicznym różnych części maszyn, a także dla oceny terenów pod budowę, czy mieszkań do wynajęcia.
Rozsyłanie protokołów
Idealną sytuacją jest rozesłanie protokołu w ciągu 48 godzin od zakończenia zebrania. Dzięki zachowaniu tak krótkiego czasu od zakończenia obrad, mamy pewność, że uczestnicy w dalszym ciągu dokładnie pamiętają jego przebieg i będą w stanie zgłosić ewentualne uwagi osobie, która go sporządziła. W praktyce jednak dla rozesłania protokołu przyjmuje się okres tygodniowy. Wyjątkiem są sytuacje, w których konieczne jest udostępnienie zainteresowanym roboczych fragmentów protokołu w celu ich ustosunkowania się do dokładności zapisu. W takich sytuacjach zwykle przyjmuje się okres dwutygodniowy.
Polecamy serwis Korespondencja w biznesie
Karolina Zaborska