Rozmieszczenie poszczególnych elementów wygląda tak:
- pieczęć nagłówkowa nadawcy, w lewym górnym rogu blankiety;
- pełna data, po prawej stronie (tj. nazwa miejscowości, dzień, miesiąc, rok );
- tytuł pisma umieszczony pośrodku pola pisania, może być uwypuklony za pomocą wersalików ( dużych liter ), podkreśleń itp.;
- treść, piszemy w układzie blokowym, tzn. każdy wiersz rozpoczyna się od lewego marginesu, za to “nowe uwagi, myśli” umieszcza się w oddzielnych blokach oddzielonych dodatkowym odstępem wielkości jednego “skoku”;
- zwroty grzecznościowe, w pismach “roboczych” typu zawiadomienia, komunikaty, sprawozdania itp. normalnie występujących na początku i końcu pisma, często są pomijane.
Polecamy: Struktura listu przewodniego
Podpis lub podpisy, umieszcza się w odległości trzech “ skoków” od końca treści, zgodnie z przyjętymi zasadami:
a) jeśli jeden podpis umieszczamy go po prawej stronie;
b) jeśli dwa, pamiętamy aby umieścić podpis osoby stojącej w hierarchii wyżej po prawej;
c) jeśli występują trzy podpisy, po środku podpisuje się osoba stojąca w hierarchii najniżej.
Polecamy: Jak odwołać zamówienie?
Załączniki, umieszczone powinny być przy lewym marginesie, na poziomie podpisu złożonego po prawej stronie lub w odległości dwóch „skoków” od podpisu złożonego z lewej.
Inne elementy dodatkowe typu „do wiadomości” umieszcza się jako ostatni element pisma po załącznikach, przy lewym marginesie.