Niestety, znacznie częściej zamiast telefonu wolimy napisać maila, niż marnować czas przy telefonie. Nasi rozmówcy nie zawsze okazują się chętni do współpracy, a rozmowa z nimi czasem przypomina tłuczenie grochem o ścianę. Każdy chyba, choć raz w życiu miał wrażenie, że jego rozmówca położył słuchawkę na biurku i w czasie, gdy my się produkujemy, zajmuje się zupełnie czym innym. Żeby oddać sprawiedliwość, musimy przyznać, że i nam zdarza się zachowywać podobnie.
Słuchacz bierny
Tak naprawdę nie jest zainteresowany rozmową i tym co mamy mu do powiedzenia/przekazania. Żeby nas zupełnie nie zniechęcić albo pocieszyć, że jednak się nie rozłączył, od czasu do czasu wydaje różne nieartykułowane dźwięki. Zapytany o treść informacji, zazwyczaj nie umie jej powtórzyć, często w ogóle jest zaskoczony, że przekazaliśmy mu informację danej treści!
Bierny słuchacz zazwyczaj podczas rozmowy zajmuje się czymś innym, w ogóle nie koncentrując się na przekazywanych mu informacjach. Czynności, którym oddają się takie osoby są rozmaite – od gry w pasjansa, przez przeglądanie korespondencji, wiadomości po porządki na biurku.
Na aktywność biernego słuchacza możemy liczyć tylko, gdy poruszymy kwestie, które go interesują. Nie dajmy się jednak zwieść – robi to tylko po to, żeby wygłosić swoją własną opinię lub osąd, a potem od razu się „wyłącza”.
Zobacz także: Jak składać telefoniczne skargi i reklamację?
Słuchacz powierzchowny
Mimo że podczas rozmowy nie jest tak nieobecny, jak słuchacz bierny, to i tak załatwienie z nim jakiejkolwiek sprawy wymaga anielskiej cierpliwości. Nie wsłuchuje się w detale wiadomości, nie robi notatek. Mimo że wykazuje pewną aktywność, to i tak częściej jest „nieobecny duchem”. Charakteryzuje go niski poziom interakcji – nie zadaje pytań, nie komentuje informacji. Często zgadza się na zrobienie czegoś, ale bez przekonania, dla świętego spokoju. Nie można na nim polegać, że wywiąże się ze swoich zobowiązań.
Polecamy serwis Korespondencja w biznesie
Słuchacz aktywny
W ten sposób powinien zachowywać się każdy z nas podczas rozmowy. Aktywnego słuchacza charakteryzuje zaangażowanie w rozmowę, polegające na komentowaniu usłyszanych informacji, dopytywaniu się o szczegóły, często też sterowanie rozmową w pożądanym kierunku. Kontaktując się z taką osobą mamy pewność, że w pełni nas zrozumiała, w razie jakiś problemów na pewno poprosi o powtórzenie informacji. Osoba ta zazwyczaj robi notatki, zapisuje najważniejsze dane liczbowe, nazwiska. Często prosi o dosłanie dokumentów lub uzupełnienie informacji za pomocą faksu
Na takim rozmówcy możemy polegać. Nie obiecuje niczego pochopnie, najpierw zastanowi się, czy będzie w stanie sprostać naszej prośbie. To najbardziej pożądany typ rozmówcy.
Karolina Zaborska