Ostateczna wersja protokołu powinna pozwolić czytającej go osobie na szybkie przypomnienie sobie wydarzeń mających miejsce podczas obrad, decyzji, które podjęto a także ma ułatwić czytelnikowi bieżące orientowanie się w sprawach firmy. Aby spełnić te wymagania, wystarczy przestrzegać kilku zasad.
Prosty styl
Nikt nie lubi czytać wymyślnych wielokrotnie złożonych piętrowych zdań. Protokół powinien charakteryzować się zwięzłymi prostymi zdaniami i niewyszukanym słownictwem. Dzięki temu będzie czytelny i łatwy do przejrzenia. Użycie prostego języka świadcz również o zrozumieniu treści, która ma być w nim przekazana.
Przy opracowywaniu protokołu należy uwzględnić też sytuację, że mogą go przeczytać osoby z zewnątrz. Dlatego należy unikać żargonu i bardzo specjalistycznych określeń lub koncepcji.
Precyzja
W protokole należy wystrzegać się wszelkich określeń, które mogą stwarzać jakiekolwiek niejasności, czy dwuznaczności. Należy unikać wyrażeń nieostrych, a używać tych, których interpretacja jest wszystkim znana i oczywista.
Porównaj: Jakie są metody protokołowania?
Nie komentować
Osoba przygotowująca sprawozdanie powinna powstrzymać się od umieszczania w nim jakichkolwiek własnych komentarzy. Zapisy typu „wydaje mi się”, „chyba można rozumieć to w ten sposób, że..” świadczą jedynie o braku profesjonalizmu takiej osoby i kompletnym niezrozumieniu przytaczanej treści.
Jeśli przy opracowywaniu protokołu mamy jakiekolwiek wątpliwości lub nie jesteśmy czegoś pewni, można zapytać prowadzącego lub zainteresowanych uczestników, czy zapis protokołu w pełni oddaje poglądy zebranych.
Narracja
Przy opracowywaniu ostatecznej wersji protokołów należy unikać cytowania mówców. Uczestnicy prędzej zaakceptują streszczenie swojej wypowiedzi, niż ich dosłowne zacytowanie (zwłaszcza, jeżeli odbiegli od tematu, czy wyrazili się w nieprzychylny sposób na temat innej osoby).
Polecamy serwis Korespondencja w biznesie
Streszczanie wypowiedzi jest korzystne jeżeli chodzi o utrzymanie dobrego wizerunku firmy i przedstawienie uczestników jako zgrany zespół.
Karolina Zaborska