Kolejność obrad
Każde zebranie służy jakiemuś celowi. Zazwyczaj przed zorganizowaniem spotkania ustalany jest porządek obrad, czyli kolejność tematów do omówienia. Zdarza się jednak często, że jeden lub grupa uczestników zupełnie go ignorują, odbiegają w swoich wypowiedziach od tematu lub próbują zmienić kolejność obrad.
W razie pierwszej z zaistniałych sytuacji prowadzący lub obecna na sali sekretarka powinni w jasny i wyraźny sposób dać do zrozumienia o obowiązującym porządku i poprosić o trzymanie się planu obrad. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmienić kolejność omawianych kwestii, jeżeli któraś z nich wydaje się uczestnikom bardziej istotna. W takim wypadku należy wszystkim obecnym zakomunikować, że w danym momencie omówiony zostanie dany temat, a pozostałe wg wcześniej ustalonej kolejności.
Zobacz także: Techniczne przygotowanie zebrania
Trudniej jest zapanować nad wypowiedziami uczestników znacznie odbiegającymi od tematu spotkania. Zazwyczaj jesteśmy w stanie poświęcić około 30 sekund, czy też minutę na okazanie zainteresowania słowom mówiącego. Jeśli w tym momencie przewodniczący, czy też sekretarka nie przerwą niepotrzebnego słowotoku, odbije się to zarówno na tempie obrad, jak i poziomie zainteresowania i koncentracji pozostałych uczestników. Nie ma recepty na tego typu sytuacje, należy w nich kierować się zasadą równoważenia dobra ogółu i jednostki. Należy być swego rodzaju dyplomatą, który wie kiedy może pozwolić komuś na zboczenie z tematu, jak również potrafi zareagować i przywrócić dyskusję na właściwe tory.
Panowanie nad emocjami uczestników
Niektóre zebrania bywają bardzo burzliwe – dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy poruszany jest temat bliski jego uczestnikom. Nierzadko bardzo trudno przywołać dyskutantów do porządku. Jeśli na sali nie ma nikogo, kto samoistnie podjąłby się roli rozjemcy lub nie wystarcza sam autorytet prowadzącego, interweniować powinna sekretarka.
Polecamy serwis Manager
Jako, że jej rola na spotkaniach polega przede wszystkim na protokołowaniu obrad, jej pytanie o powtórne powtórzenie faktów, powinno podziałać na dyskutantów, jak kubeł zimnej wody. Aby przedstawić jeszcze raz fakty, uczestnicy muszą je sobie najpierw przypomnieć – w tym czasie powinny opaść emocje. Jest to też okazja dla prowadzącego, aby zwrócić wszystkim uwagę, że krzyk do niczego nie prowadzi i np. zaproponować przerwę.
Karolina Zaborska