Powiadomienie o terminie zebrania
To kluczowa sprawa dla zwołania zebrania. W powiadomieniu takim powinien znaleźć się dokładny termin, miejsce oraz informacja o przedmiocie zebrania. Prócz tego można w nim określić, czy będzie przeprowadzana dyskusja, czy też możliwość zadawania pytań. W przypadku dłuższych spotkań powinna pojawić się też informacja o przerwach i ich długościach.
Jeśli zebrania odbywają się w regularnych odstępach czasu, powiadomienie o następnym spotkaniu zazwyczaj pojawia się w protokole z poprzedniego zebrania. Mimo to, warto raz jeszcze przypomnieć zainteresowanym o wybranym terminie. W razie jego zmiany, czy też zmiany miejsca obrad, należy koniecznie zadbać o to, by ta informacja dotarła do wszystkich odpowiednio wcześniej.
Porównaj: Zarządzanie dokumentacją
Przerwy
Nikt nie jest w stanie wytrzymać 3-4 godzin zebrania maksymalnie się przy tym koncentrując. Z tego powodu, po każdych 2 godzinach spotkania powinny być przewidziane 15-30 minutowe przerwy. Ważne jest też, aby uczestnicy mieli w tym szansę wyjść do innego pomieszczenia. Dobrze jest przygotować dla nich herbatę, kawę, czy inne napoje.
W przypadku całodniowych konferencji, w rozkładzie obrad powinna znaleźć się jedna dłuższa, przynajmniej godzinna przerwa na obiad. Podczas przerw nie należy zapomnieć o wywietrzeniu sali konferencyjnej.
Polecamy serwis Korespondencja w biznesie
Porządek obrad
Przed rozpoczęciem zebrania uprzedźmy jego uczestników, że nie przewidujemy żadnych nieplanowanych przerw, a spotkanie może być przerwane tylko z bardzo istotnych powodów. Poprośmy gości o wyłączenie telefonów komórkowych i pejdżerów. W sytuacji, w której któryś z uczestników zebrania oczekuje na ważną wiadomość telefoniczną, powinien poprosić sekretarkę o jej odebranie lub przekazanie, że oddzwoni o określonej porze. W tym celu może albo zostawić sekretarce swój telefon albo poprosić osobę, od której wiadomości oczekuje o telefon do sekretariatu.
Karolina Zaborska