Dla usystematyzowania zadań sekretarki w planowaniu delegacji szefa czynność tę można podzielić na kilka etapów:
- przygotowanie podróży ( noclegi, transport itp.);
- uzgodnienie programu i organizacja kalendarza spotkań;
- przygotowanie dokumentów, informacji i materiałów;
- ustalenie sposobu kontaktowania się z szefem;
- przygotowanie sprawozdań z ważniejszych spotkań, wydarzeń mających miejsce podczas jego nieobecności;
- wypełnienie druków i rozliczeń delegacji służbowych w przypadku małej firmy.
Polecamy: Obowiązki sekretarki
Przygotowanie podróży
Zadanie to polega na ustaleniu z szefem terminów wyjazdu i przyjazdu, a następnie dalszych wynikających z tego kroków, mianowicie:
- ustalenie najdogodniejszych połączeń komunikacyjnych i preferowanego środka transportu, załatwienie wizy jeśli zachodzi taka potrzeba;
- ustalenie ceny biletów i czasu oczekiwania na następne połączenie ( podróż lotnicza ), a także rezerwacja lub wykupienie biletu;
- rezerwacja pobytu w hotelu – w sezonie hotel rezerwuje się zanim zarezerwujemy bilet lotniczy czy kolejowy;
- umawianie spotkań – uwzględniając strefy czasowe a co za tym idzie zmiany czasu;
- przygotowanie niezbędnych dokumentów dotyczących działalności firmy potrzebnych podczas spotkań.
Uzgodnienie programu
Uzgodnienia programu, natomiast dokonujemy opierając się na doświadczeniach szefa i uwzględniamy w nim:
- cel spotkania, np. nawiązanie relacji handlowych, konkretne ustalenia dotyczące kupowanych usług;
- rangę spotkania, od niej zależy wybór hotelu, garderoby szefa ( krawat, smoking itp.);
- dobór czasowy długości spotkań tak aby spotkania się na siebie nie nakładały i szef mógł uwzględniając topografie miasta bez problemu punktualnie przybyć na spotkanie.
Polecamy: Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki?
Podczas uzgadniania programu, należy zadzwonić do wszystkich miejsc pobytu szefa i ustalić w czasie kolejne etapy jego pobytu.
Należy także ustalić w jaki sposób szef dotrze z lotniska do hotelu, a z hotelu do firmy itp. W podróżach zagranicznych musisz brać pod uwagę różnice czasowe.
Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć. Kopię zostaw sobie.
W przypadku nieplanowanych zmian musisz grafik uaktualnić.
Na podstawie planu podróży musisz przygotować wszystkie niezbędne informacje, dokumenty i pisma, takie jak:
- bilety lotnicze, kolejowe, potwierdzenia rezerwacji hotelu itp.;
- plany miast pobytu, adresy i numery telefonów odwiedzanych firm, a także nazwiska osób z którymi szef będzie utrzymywał kontakt;
- dokumenty: przemówienia, listy polecające, notatki, pełnomocnictwa.
Przed wyjazdem uzgodnij kiedy i w jakich okolicznościach powinnaś kontaktować się z szefem. Może być również tak, że szef sam się zobowiąże do kontaktowania z firmą i sekretarką, aby być na bieżąco w sprawach firmy.
Przygotuj informacje i sprawozdania dotyczące spraw, które miały miejsce podczas nieobecności szefa.