Zakres obowiązków jest przeważnie sprecyzowany bardzo ogólnie, a zakres i zadania sekretarki są bardzo zróżnicowane. W zależności od tego gdzie sekretarka pracuje zależeć będzie jej zakres obowiązków.
Inaczej jest w dużej firmie, w której sekretarka może mieć dwóch a nawet trzech szefów a inaczej w małej firmie gdzie podlegać będzie bezpośrednio pod jedną osobę, np. prezesa spółki.
Codzienna praca sekretarki - asystentki koncentruje się na przyjmowaniu interesantów, bezpośrednich kontaktach z szefem, prowadzeniu rozmów telefonicznych. Sekretarka odpowiada za rozkład zajęć szefa, przepisuje przygotowane przez szefa listy, może również być odpowiedzialna za samodzielne opracowanie listów i przygotowanie ich do podpisu przez przełożonego.
Polecamy: Zasady skutecznej korespondencji
Ponadto często prowadzi sprawy osobowe pracowników (w małej firmie) i zaopatruje firmę w materiały biurowe a także gospodarcze. Może być również odpowiedzialna za załatwianie spraw w banku czy urzędzie. Uczestniczy w spotkaniach z interesantami w biurze i poza nim. Już na tych paru przykładach widać różnicę w zakresie czynności sekretarki. Różnice te zależą od struktury organizacyjnej firmy, ale i od oczekiwań szefa.
Można podzielić więc prace sekretarki na trzy podstawowe obszary działań:
- zadania związane z planowaniem, np. planowanie terminów spotkań, konferencji, urlopów, szkoleń, wyjazdów służbowych, odprawa pracowników czy też spotkań z interesantami;
- organizowaniem - przygotowanie wyjazdu służbowego przełożonego, od rezerwacji biletu, hotelu do przygotowania materiałów, prezentacji potrzebnych do spotkań podczas wyjazdu, sekretarka może być odpowiedzialna również za organizowanie posiedzeń zarządu, spotkań z klientami czy oficjalnych przyjęć;
- wykonaniem - obsługa komputera, łączenie rozmów telefonicznych, wysyłanie i przyjmowanie korespondencji, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji, a także dbałość o estetykę miejsca pracy.
Do obowiązków sekretarki - asystentki, mogą należeć również zadania merytoryczne, jak np: pisanie samodzielne listów, opracowań, protokołów ze spotkań, umów, uczestniczenie naradach, wyjazdach służbowych podczas których odpowiadać może za przygotowanie, gromadzenie i przechowywanie materiałów i dokumentów.
Polecamy: Treść zapytania ofertowego
Zakres czynności prac sekretarki bywa jak widać bardzo zróżnicowany, dobrze przed podpisaniem umowy jest zapoznać się z zadaniami które przyjdzie nam realizować.