Wyróżnia się następujące kryteria:
- treść, np. informująca o danej sprawie;
- forma, np. formularz;
- termin załatwienia - pilne, terminowe itd.,
- obieg - przychodzące z zewnątrz, pozostające w obiegu wewnątrz firmy, wysyłane na zewnątrz;
- rodzaj - np. wniosek;
- pisma tajne i pisma poufne;
- elementy z jakich składa się pismo np. adres.
Istnieje także kilka rodzajów pism. Dokument o charakterze informacyjnym dostarcza adresatowi danych dotyczących określonej sytuacji, sposobu jej realizacji i nie nakłania go do podjęcia decyzji.
Z kolei w pismach przekonujących używane są odpowiednie argumenty, aby zbliżyć adresata do toku myślenia nadawcy, tak aby przekonać go o słuszności podjęcia decyzji którą sugeruje mu nadawca, np. reklamacje, wnioski itd. W redagowaniu pism pomaga firmowy blankiet korespondencyjny, posiadający nadruki porządkujące całe pismo, gdzie poszczególne elementy mają stałą pozycję. Rodzaje blankietów określa PN-76/P.-55315. Specjalne blankiety firmowe są opracowywane przez firmy aby pomóc zdobyć zaufanie klienta.
Polecamy: Fazy obiegu pism
Wykorzystuje się także formularze - blankiety z elementami rozmieszczonymi według pewnego kodu, opracowanego na podstawie długotrwałych doświadczeń w załatwianiu danych spraw.
Do sekretariatu napływają pisma zarówno z zewnątrz, które następnie zostają przekazane do innych komórek firmy, jak i pisma sporządzone w firmie, które muszą zostać wysłane na zewnątrz. Pewną grupę stanowią też pisma pozostające w tzw. obiegu, nie opuszczające firmy, np. o awansie pracownika.
Od określenia rodzaju wysłanego pisma zależy termin jego rozpatrzenia:
- pisma pilne są rozpatrywane najszybciej jak się da, możliwie w tym samym dniu, najpóźniej trzy dni od daty wpływu;
- pisma terminowe załatwione są najpóźniej w terminie jaki został wyznaczony w danym piśmie, lub w obowiązujących przepisach;
- pisma zwykłe są załatwiane w przyjętych zwyczajowo terminach. Pisma w postępowaniu przed organami państwowymi, organami samorządowymi, organami państwowych jednostek organizacyjnych, organami organizacji społecznych w sprawach skarg i wniosków, terminy określone są przez kodeks postępowania administracyjnego.
Polecamy: Wysłanie - ostatnia faza obiegu pism
Dalsze postępowanie z pismem zależy od rodzaju sprawy w nim zawartym, jeśli jest to zamówienie zostanie one przekazane kierownikowi handlowemu.
Pisma możemy podzielić również na:
- pisma zaadresowane, posiadające adresata, np. zamówienie, oferta;
- pisma zatytułowane, mające tytuł, np. upoważnienie, protokół;
- pisma mieszane, zawierające obydwa wyżej wymienione elementy, np. list motywacyjny.
Pamiętaj że obowiązek przestrzegania tajemnicy państwowej ciąży na wszystkich. Adnotacja “tajne” informuje Cię że należy odnotować wpływ pisma w specjalnym dzienniku, jednak bez otwierania go, tylko należy przekazać go właściwej osobie. Podobnie postępuj z pismem na którym widniej napis “ poufne”.