Obowiązek prowadzenia kilometrówki
Ewidencję przebiegu pojazdu muszą prowadzić przedsiębiorcy, którzy w swojej działalności wykorzystują samochody osobowe, niewprowadzone do ewidencji środków trwałych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof do kosztów firmowych można zaliczyć jedynie część poniesionych wydatków, do limitu wynikającego z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Stawki te określone zostały przez ministra infrastruktury i wynoszą:
● dla samochodów osobowych o pojemności skokowej do 900 cm3 - 0,5214 zł,
● w przypadku samochodów o pojemności powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Korekta kosztów wg przepisów
Od 1 stycznia br przedsiębiorcy, którzy nie regulują swoich zobowiązań na czas, muszą mieć się na baczności. Zaostrzone przepisy podatkowe nie pozwolą im ostatecznie ująć w kosztach wydatków, które nie zostały przez nich opłacone. W myśl art. 24d ustawy o pdof, w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty wynikającej z faktury (rachunku, umowy, innego dokumentu) i nieuregulowania tej kwoty w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności, podatnik jest obowiązany do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z tych dokumentów. Aby zapobiegać ewentualnym nadużyciom wprowadzono jeszcze jedno ograniczenie. Jeżeli bowiem termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów dokonuje się z upływem 90 dni od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów.
Jeżeli po wyksięgowaniu kosztu podatnik dokona zapłaty - ma prawo ponownie ująć wydatek w kosztach firmowych.
Zobacz: Kiedy ująć w KPiR dostawę towarów handlowych
Interpretacja przepisów przez organy podatkowe
Przepisy podatkowe dość często budzą wątpliwości wykładniowe wśród przedsiębiorców. Przedmiotem interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 18 kwietnia 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (sygn. ILPB1/415-54/13-4/AG), było zapytanie podatnika, czy nieopłacone koszty limitowane kilometrówką również należy wyksięgować w związku z ich nieopłaceniem.
Przedsiębiorca wydzierżawiał samochód osobowy i tym samym koszty z nim związane rozliczał wg ewidencji przebiegu pojazdu. W styczniu wśród wydatków w kilometrówce ujął fakturę za dzierżawę auta, płatną do 15 stycznia, którą jednak uregulować miał dopiero w maju. Pierwotne pytanie brzmiało jak należy przeprowadzić korektę kosztów w przypadku, gdy faktura nie jest bezpośrednio księgowana w koszty, ale częściowo poprzez ewidencję przebiegu pojazdów. Zainteresowany ostatecznie doprecyzował stanowisko, wskazując iż nie należy robić korekty kosztów, gdyż ustawa nie reguluje takiego przypadku.
Dyrektor Izby Skarbowej był jednak innego zdania: “Z powołanych przepisów nie wynika, że nie znajdują one zastosowania w odniesieniu do kosztów podatkowych, które są limitowane w jakikolwiek sposób, w tym również limitem wynikającym z tzw. kilometrówki. Oznacza to, że przepisy art. 24d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych znajdują również zastosowanie do kosztów uwzględnionych w kosztach podatkowych do wysokości określonego limitu. Dotyczy to także kosztów z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego.
Zobacz: Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2014 roku
Mając na uwadze przedstawiony opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy uznać należy, iż w przypadku wykorzystywania w działalności gospodarczej wydzierżawionego samochodu osobowego, dla którego Wnioskodawca prowadził ewidencję przebiegu pojazdu, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania tego samochodu, tj. m.in. faktura za dzierżawę pojazdu, jedynie do wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, o której mowa w odrębnych przepisach. Natomiast pozostała część wydatków przekraczających ww. kwotę nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.
Zapisy w ewidencji przebiegu pojazdu dokonywane są miesięcznie, ale rozliczane są narastająco. Oznacza to, że jeżeli rzeczywiste wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego przekroczą limit tzw. kilometrówki, to o ile nie będą one stanowiły w bieżącym miesiącu kosztów podatkowych, o tyle w następnym miesiącu będą podlegały rozliczeniu - oczywiście również w ramach limitu.
Zatem, w przedmiotowej sprawie Wnioskodawca powinien dokonać korekty kosztów uzyskania przychodów.“
Zobacz: Przedsiębiorca może wybrać sposób opłacania podatków
Konsekwencje niewyksięgowania kosztów
Jeżeli mimo ciążącego obowiązku wyksięgowania kosztu, podatnik tego nie dokona - zaniża podstawę opodatkowania. Tym samym powstanie u niego zaległość wobec fiskusa, którą ma obowiązek zapłacić wraz ewentualnymi odsetkami od zaległości podatkowych. Nie ma żadnego znaczenia, że ujęty w księdze koszt nie odzwierciedla w pełni poniesionego wydatku, tylko jest wartością częściową wyznaczoną przez kilometrówkę. Nowe przepisy mogą być z jednej strony “uciążliwe”, ale z drugiej - stanowią dobrą motywację do regulowania swoich zobowiązań w terminie.
Zobacz: Zawieszenie działalności gospodarczej a wykreślenie z CEIDG