Jeżeli przedsiębiorca chce zaliczyć do kosztów wydatki związane z eksploatacją mieszkania, to jego obowiązkiem jest rozdzielenie wydatków związanych z eksploatacją mieszkania na te o charakterze osobistym od tych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć tylko wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia p.k.p.r. przewiduje, że na udokumentowanie wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą podatnik może sporządzić dowód wewnętrzny. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. Będzie to faktura VAT lub inny dowód zapłaty. Rolą podatnika jest rzetelne dokonanie rozdziału tych wydatków tak, aby organy podatkowe nie kwestionowały takich wydatków jako koszt.
Zapamiętej!
Na udokumentowanie wydatków związanych z opłatami w części przypadającej na działalność gospodarczą podatnik może sporządzić dowód wewnętrzny.
Czynsz, zużycie mediów
W przypadku czynszu, zużycia mediów (energii elektrycznej, cieplnej, wody czy gazu) rozdziału tego należy dokonać według proporcji powierzchni wykorzystywanej do celów prowadzonej działalności gospodarczej do ogólnej powierzchni mieszkania.
PRZYKŁAD
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu o powierzchni 100 m2. Do celów prowadzonej działalności używa dwóch pokoi o łącznej powierzchni 40 m2. Oznacza to, że do celów działalności gospodarczej wykorzystuje 40 proc. powierzchni. Rachunek za gaz wyniósł w marcu 120 zł. Do kosztów uzyskania przychodów podatnik przyjmie kwotę 48 zł (120 zł x 40%). Zapisu w p.k.p.r. podatnik dokona na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego w kolumnie 13 - pozostałe wydatki.
W przypadku mediów podatnik może przyjąć inne proporcje, jeżeli jest ewidentne, że prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z większym poborem energii elektrycznej czy cieplnej, np. podatnik przez cały dzień korzysta z serwerów, co jest związane ze zwiększonym poborem energii elektrycznej. W pewnych przypadkach można zamontować dodatkowe urządzenia miernicze, np. wodomierze czy podliczniki.
PRZYKŁAD
Podatnik prowadzi w mieszkaniu zakład fryzjerski. Do celów zakładu wykorzystuje 40 proc. powierzchni mieszkania. Jednak w przypadku zużycia wody podatnik zamontował dodatkowy wodomierz, który mierzy wodę zużytą wyłącznie na potrzeby prowadzonego zakładu. W koszty podatnik zalicza wielkości ustalone na podstawie wskazań wodomierza.
Telefon
W przypadku domowego telefonu wykorzystywanego do celów prywatnych i firmowych przyjęcie wskaźnika wynikającego z powierzchni mieszkania nie jest już czynnikiem oddającym realne koszty użycia tego telefonu do celów działalności gospodarczej. Takim czynnikiem będzie uzyskanie billingu telefonicznego. Billing pozwoli podatnikowi ustalić wartość rozmów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Natomiast abonament podatnik powinien rozliczyć według proporcji, jaka wynika ze stosunku rozmów prywatnych i firmowych zawartych w billingu. Ustalone w ten sposób wartości podatnik wpisze do kolumny 13 p.k.p.r. na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego.
Internet
Z internetem podatnik może mieć trudności w określeniu części stanowiącej koszty uzyskania przychodu. Jeżeli rachunek za internet przychodzi razem z rachunkiem za telefon, to podatnik może przyjąć proporcję wynikającą z rozmów telefonicznych. W innym przypadku podatnik musi ustalić proporcje - w jakiej części korzysta z internetu do celów firmy, a w jakiej do celów prywatnych. Przyjęta proporcja powinna być jak najbardziej rzetelna, ponieważ w pamięci komputera można sprawdzić, z jakimi stronami łączył się podatnik.
Podstawa prawna:
• art. 22 ust.1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn.zm.),
• rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późn.zm.).
Edward Żurański