Jeśli pracownik złożył płatnikowi wniosek o rozliczenie roczne na druku PIT-12, to płatnik zamiast wystawiać mu informację PIT-11, powinien we wskazanym terminie rozliczyć należny za niego podatek w PIT-40.
Informację PIT-11 mają obowiązek wystawiać płatnicy (osoby fizyczne, prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) pobierający zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od nich przychody w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Chodzi tu m.in. o opodatkowane na ogólnych zasadach przychody:
• ze stosunku pracy i służbowego,
• z pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy,
• z umów cywilnoprawnych,
• otrzymywane przez osoby należące do zarządów, rad nadzorczych, komisji i innych organów stanowiących w spółkach,
• z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej,
• uzyskane z umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub podobnych umów.
PIT-11 należy sporządzić dla podatnika, właściwego urzędu skarbowego i ewentualnie pozostawić w dokumentacji kadrowo-płacowej. Płatnik powinien przekazać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej. Może złożyć tę informację w formie elektronicznej, ale pod warunkiem posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego.
WAŻNE!
Płatnicy posiadający tzw. e-podpis mogą przesyłać PIT-11 do urzędów skarbowych elektronicznie.
Niedawno Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu dopuścił możliwość przekazania również pracownikom informacji PIT-11 oraz PIT-40 drogą elektroniczną (wyrok z 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10, orzeczenie nieprawomocne). Warunkiem skuteczności takiego przekazania jest opatrzenie wiadomości elektronicznej podpisem elektronicznym i zachowanie odpowiedniego wzoru formularza podatkowego. Zdaniem sądu, pracodawcę obciąża obowiązek udowodnienia doręczenia wspomnianych deklaracji pracownikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W celach dowodowych płatnik może przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, w której przesłano deklarację.
PIT-11 jest podstawą do rozliczenia podatku w rocznym zeznaniu podatkowym składanym do końca kwietnia i do ustalenia ostatecznej kwoty nadpłaty bądź niedopłaty podatku (art. 45 ust. 1 updof). Natomiast ewentualne błędy w informacji PIT-11 wiążą się nie tylko z koniecznością złożenia w odpowiednim urzędzie korekty, ale także z konsekwencjami karnoskarbowymi.
I. Dane wykazywane w PIT-11
W informacji PIT-11 płatnik wykazuje podlegające opodatkowaniu, otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze (np. wynagrodzenie za pracę, za wykonane zlecenia, finansowane przez ZUS zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika) i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof).
Od 1 stycznia 2009 r. w PIT-11 (w poz. 39, 48 lub 74 w części E) trzeba także wykazywać kwoty dochodów zwolnionych z opodatkowania w Polsce na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych (art. 39 ust. 1 updof). Dotyczy to pracowników delegowanych do pracy za granicę i ma ułatwić podatnikowi przygotowanie rozliczenia rocznego.
WAŻNE!
Płatnik musi wykazać w PIT-11 dochód zwolniony z opodatkowania w Polsce na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.
Ponadto w opisywanym formularzu ujmuje się:
• koszty uzyskania przychodu w wysokości faktycznie potrąconej w ciągu roku podatkowego przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy (opcjonalnie w poz. 37, 42, 57, 61, 65, 69),
• kwotę naliczonego i pobranego podatku (opcjonalnie w poz. 40, 45, 49, 52, 55, 59, 63, 67, 71, 75),
• potrącone z przychodu podatnika składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe, tj. 13,71% podstawy wymiaru, z pominięciem składek, których podstawę wymiaru stanowił dochód zwolniony z podatku (w poz. 76),
• składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy ich wymiaru, pobrane w danym roku podatkowym zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, z wyłączeniem składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód zwolniony z podatku (w poz. 78),
• w poz. 77 i poz. 79 odpowiednio składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru składki zdrowotnej) zapłacone w Szwajcarii lub w państwach należących do Unii Europejskiej bądź Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Chodzi tu o składki, których podstawą wymiaru jest dochód podlegający opodatkowaniu i które za granicą nie zostały potrącone z dochodu, przychodu lub podatku. Odliczenie tych składek możliwe jest wtedy, gdy istnieje podstawa prawna (wynikająca z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych, których stroną jest Polska) do wymiany informacji między Polską a państwem, w którym podatnik opłacał składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Stosownego odliczenia dokonujemy na podstawie dokumentów stwierdzających zapłatę składek.
1. Za jaki okres wystawić PIT-11
Informacja PIT-11 jest wystawiana za okresy uzyskiwania przez podatnika dochodów, od których pobrano i odprowadzono do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy. Wypełniając formularz PIT-11 płatnik - podmiot zatrudniający powinien wykazać w pozycjach 4 i 5 okres, w jakim podatnik uzyskiwał te dochody. Okres, za jaki należny był dochód, a także czas trwania stosunku prawnego łączącego płatnika z osobą zatrudnioną, mają tu drugoplanowe znaczenie.
Terminy, w których trzeba wystawić PIT-11, zależą od tego, na jakiej podstawie pracuje podatnik (np. umowa o pracę, umowa zlecenia), jak również od tego, czy praca nadal jest wykonywana oraz czy podatnik nie pracuje już u płatnika.
Dla pracowników, którzy przepracowali cały 2010 r., w informacji PIT-11 w pozycjach 4 i 5 należy podać okres od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r. W takim przypadku PIT-11 musi zostać przygotowany i doręczony do urzędu skarbowego oraz pracownikowi do 28 lutego 2011 r. Taki sam termin obowiązuje przy informacjach sporządzanych dla zleceniobiorców i osób wykonujących czynności w ramach umowy o dzieło.
Od 2009 r. taki sam termin na sporządzenie i dostarczenie PIT-11 pracownikowi i urzędowi skarbowemu obowiązuje również wtedy, gdy pracownik odszedł z firmy w trakcie roku - niezależnie od przyczyny i sposobu rozwiązania umowy o pracę (art. 39 ust. 2 updof). W przypadku rozwiązania umowy w trakcie roku, PIT-11 trzeba wystawić jedynie na pisemny wniosek podatnika - w terminie 14 dni od daty wpływu takiego wniosku. Oczywiście nie ma żadnych przeszkód prawnych, by płatnik sporządził informację PIT-11 jeszcze w trakcie roku po ustaniu zatrudnienia z podatnikiem, nawet bez jego wniosku.
Jeżeli zatrudniony zakończył pracę w trakcie 2010 r. i otrzymał od płatnika PIT-11, a po jakimś czasie, jeszcze w 2010 r., znów zaczął pracować w tej samej firmie, zatrudniający powinien wystawić podatnikowi za 2010 r. dwie odrębne informacje PIT-11 dotyczące dwóch okresów zatrudnienia. W tym przypadku można spotkać się również z odmiennym stanowiskiem, nakazującym sporządzenie w takiej sytuacji korekty pierwszorazowo sporządzonego PIT-11, z uwzględnieniem w tej korekcie całości przychodów uzyskanych w roku podatkowym u danego płatnika. Należy jednak przyjąć, że nie ma przesłanek do dokonywania korekty informacji PIT-11, gdyż była ona sporządzona prawidłowo, według stanu faktycznego na dzień jej wystawienia.
Płatnicy, którzy zaprzestają prowadzenia działalności w trakcie roku, mają obowiązek wystawiać PIT-11 do dnia zakończenia działalności.
2. Miejsce składania deklaracji
Płatnik podaje w informacji PIT-11 nazwę urzędu skarbowego właściwego dla podatnika. Jest to urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika posiadającego miejsce zamieszkania za granicą - urząd właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. Jeżeli podatnik zmieniał miejsce zamieszkania, urzędem właściwym jest urząd odpowiedni ze względu na miejsce zamieszkania podatnika 31 grudnia roku podatkowego, za który jest sporządzana informacja PIT-11.
II. Przychody
W informacji PIT-11 powinny zostać ujęte wszelkiego rodzaju przychody, które nie zostały zwolnione z opodatkowania (art. 9 ust. 1 updof). Bardzo ważne jest określenie, z jakich źródeł pochodzą poszczególne przychody, gdyż w zależności od źródła przychodu może się zmieniać sposób opodatkowania tych przychodów.
Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
1. Przychody pracowników
Do przychodów ze stosunku pracy i stosunku służbowego zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń (art. 12 ust. 1 updof). Są to zwłaszcza: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne dodatki (niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona), a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Powyższe wyszczególnienie jest przykładowe i nie wyczerpuje katalogu przychodów. Zasadniczo przychodem ze stosunku pracy są każdego rodzaju wypłaty i świadczenia, a więc wszelka forma przysporzenia majątkowego (zarówno pieniężna, jak i niepieniężna) mająca swoje źródło w stosunku pracy.
Rozliczając podatek za 2010 r. należy pamiętać, że Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z 24 maja 2010 r. (sygn. akt II FPS 1/10) orzekł, że podlegającym opodatkowaniu nieodpłatnym świadczeniem przyznanym pracownikowi są m.in. sfinansowane przez pracodawcę pakiety świadczeń medycznych. NSA ma ponownie zająć się kwestią opodatkowania abonamentów medycznych opłacanych ryczałtem, zatem sprawa nie jest ostatecznie rozstrzygnięta. Jednak ewentualny niekorzystny dla płatników wyrok NSA oznaczałby dla nich konieczność opłacenia zaległego podatku z odsetkami.
O zakwalifikowaniu określonego przysporzenia do omawianego źródła przychodów decyduje to, że dane świadczenie może uzyskać wyłącznie pracownik pozostający w zatrudnieniu w momencie jego otrzymania albo były pracownik, któremu wypłacono należności w związku z uprzednio istniejącym stosunkiem pracy.
[...]
Podstawa prawna:
• art. 9 ust. 1, ust. 1a, art. 11, art. 12, art. 21, art. 22 ust. 1, ust. 2, ust. 9, ust. 11, ust. 13, art. 27, art. 29 ust. 1 pkt 1, art. 30 ust. 1, art. 31, art. 32, art. 37, art. 39 ust. 1, ust. 2, art. 41, art. 41a, art. 41b, art. 42 ust. 2 pkt 2, ust. 4, art. 45 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• art. 12 § 5, art. 14m, art. 32, art. 39, art. 70 § 1, art. 82 § 1 pkt 3, art. 93 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.),
• art. 23 § 3, art. 80 Kodeksu karnego skarbowego
Mariusz Pigulski
specjalista w zakresie kadr i płac
Więcej na ten temat znajdziesz w "Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń" nr 3/2011r.