Pilnowanie terminowości spływu należności powinno być systematyczne, dając tym samym odbiorcom poczucie naszej determinacji. Pozwala to nierzadko otrzymać należności przed innymi, mniej zapobiegliwymi wierzycielami. W sytuacji, gdy nie przyniesie to efektu, bez większych opóźnień możemy podejmować windykację. Szybciej też wstrzymać możemy także dalsze dostawy, przez co zmniejszamy potencjalne straty.
Reasumując: warto wypracować w dziale finansowym taką procedurę pracy, aby kontrola terminowości spływu należności była stała i bieżąca, a współpraca z firmą windykacyjna była stałym elementem tej procedury i następowała automatycznie po określonym okresie opóźnienia dłużnika: nawet po 14 dniach, a już na pewno po miesiącu.
Nie warto zwlekać w odzyskiwaniu należności
Jeśli przedsiębiorca nie spłaca zaciągniętego u nas kredytu kupieckiego, powinniśmy jak najszybciej reagować - prawda jest taka, że jeśli ktoś nie płaci nam, to zapewne zalega z tym także innym dostawcom. Nie warto więc zwlekać, gdyż inni wierzyciele mogę nas ubiec w zaspokojeniu roszczeń, doprowadzając przy okazji do upadłości dłużnika. Pozostanie nam więc długie, trwające średnio trzy lata sądowe postępowanie upadłościowe, zaspokajające wierzycieli przeciętnie do 30% ich należności. Przede wszystkim powinniśmy wstrzymać dalsze dostawy do dłużnika, uzależniając ich wznowienie od podpisania wiarygodnego harmonogramu spłat dotychczasowych zobowiązań.
Dalsze dostawy - jeśli się na nie zdecydujemy, najlepiej po konsultacji ze znającą rynek i kondycję dłużnika firmą windykacyjną - winny być uzależnione od spłat zaległości.
Warto skorzystać z pomocy firmy windykacyjnej. Wystąpienie do windykatora gwarantuje nam, że podjęte będą wszelkie możliwe, zgodne z prawem działania służące odzyskaniu należności. Zapewnia to nie tylko specjalizacja w prowadzeniu tego typu działań, ale także sposób wynagrodzenia windykatora - prowizja pobierana od odzyskanych pieniędzy (lepiej sens oddaje angielski odpowiednik czyli „success fee”).
Należy zwracać uwagę na to, aby firma windykacyjna nie była jedynie „call center”. Skuteczna windykacja, tak jak w przypadku innych negocjacji handlowych polega na kontakcie zarówno telefonicznym czy pisemnym, jak i na bezpośrednich spotkaniach. Dlatego największe firmy windykacyjne maja zarówno część do prowadzenia windykacji z biura, zazwyczaj podzieloną na zespoły wyspecjalizowane w obsłudze i odzyskiwaniu należności z poszczególnych branż, jak i windykatorów działających w terenie. Mogą oni nie tylko jak się powszechnie sądzi sprawdzić stan majątku dłużnika, zobaczyć co się dzieje w firmie, ale także szczerze porozmawiać o kłopotach firmy i spróbować znaleźć możliwe do zaakceptowania dla obu stron rozwiązanie. Ważne jest jednocześnie, aby byli to windykatorzy etatowi, pracujący jedynie na rzecz naszej firmy windykacyjnej, a nie „wolni strzelcy”, dla których priorytet maja zlecenia o największej wartości (a wiec kosztem innych, być może naszego). Istotne jest również to by posiadali uprawnienia detektywistyczne, co znacznie rozszerza zakres uprawnień.
Szczerość w cenie
Przedsiębiorca zalegający ze spłatą kredytu kupieckiego powinien jak najszybciej skontaktować się z wierzycielem (i reprezentującą go firma windykacyjną, jeśli korzysta już z jej usług), wyjaśnić swoją sytuację. Pozwala to ocenić mu realnie sytuację, i np. rozłożyć spłatę na możliwe do zaakceptowania dla obydwu stron raty. Obydwie strony mogą na tym zyskać: wierzyciel (windykator) najszybszy realny czas odzyskania pieniędzy, a dłużnik możliwość wyjścia z kryzysowej sytuacji i kontynuowania działalności. Przy podjętych działaniach windykacyjnych, wprowadzenie w błąd i niedotrzymanie harmonogramu przyspiesza znacznie skierowanie sprawy na drogę sadową i egzekucji komorniczej.
Unikanie kontaktu czy obiecywanie zapłaty w terminie, który jest nierealny i nie jest następnie dotrzymany daje tylko stosunkowo krótki okres „oddechu”, ale po nim może nastąpić bardzo trudna sytuacja. Przede wszystkim taki niewspółpracujący dłużnik traci dobre imię, a informacja o tym wbrew pozorom dosyć szybko się rozpowszechnia, co prowadzi do problemów ze znalezieniem dostawców jak i źródeł finansowania. Nie tylko nowych - nawet dotychczasowi kontrahenci czy obsługujące nas banki prawdopodobnie wypowiedzą nam umowę. Żądają przy tym natychmiastowej spłaty zobowiązań. Może to sparaliżować działalność produkcyjną czy handlową firmy, jak również zachwiać jej płynnością finansową.
Upadłość to ostateczność
Dług można rozłożyć na raty i jest to bardzo często stosowaną praktyką. Firmy windykacyjne wiedzą z doświadczenia, że najlepszą z reguły gwarancją spłaty zobowiązania jest dalsze funkcjonowanie dłużnika, a nie doprowadzenie do jego upadłości. Jest to też z reguły nie tylko najpewniejsza, ale i najszybsza droga odzyskania należności (postępowanie sądowe służące zaspokojeniu wierzycieli trwa średnio w Polsce trzy lata). Gotowość dłużnika do możliwości zabezpieczenia długu np. hipoteką czy w innej formie zwiększa gotowość zleceniodawcy / windykatora do przystania na formę ratalną, zapewnia także z reguły bardziej elastyczne i łagodniejsze warunki.
Co więcej, poważne firmy windykacyjne starają się łączyć w swoim postępowaniu jak najwyższą skuteczność, przy jak najmniejszej dolegliwości dla dłużnika. Wiadomo bowiem, że problemy z płynnością są dosyć powszechną, a nie nadzwyczajną okolicznością w działalności wielu przedsiębiorstw. W interesie firmy zlecającej windykację jest nie tylko odzyskanie należności, ale także utrzymanie odbiorcy, nierzadko jeszcze bardziej związanego z dostawcą poprzez pozwolenie mu na wyjścia z sytuacji bez zgłaszania wniosku o jego upadłość. Wiele firm, od których odzyskiwaliśmy należności powraca do nas później także jako zleceniodawcy, przekonali się bowiem o skuteczności tak prowadzonej windykacji polubownej.
Grzegorz Hylewicz
Departament Windykacji Euler Hermes