Przedsiębiorcy mają kontakt z urzędem skarbowym kilka razy w miesiącu. Jednak według badań tylko 65% menedżerów szacuje, że ryzyko podatkowe w ich firmie jest na niskim poziomie.
Firma doradcza Deloitte kolejny raz wzięła pod lupę przedsiębiorców, oceniając ich świadomość dotyczącą występowania ryzyka podatkowego w ich firmach. Badanie polegało na wypełnieniu ankiety przez dyrektorów finansowych oraz osoby zarządzające spółkami, głównie z branży: produkcyjnej, handlowej, kosmetyczno-farmaceutycznej i finansowej. Większość ankietowanych firm istnieje na krajowym rynku od początku lat 90., choć były również takie, które obecne są w Polce zaledwie kilka lat. Badane spółki zatrudniają od 30 do 7000 pracowników.
Liczy się profesjonalna kadra
Autorzy raportu uważają, że wpływ na poziom ryzyka podatkowego mają czynniki wewnątrz firmy (wykwalifikowana kadra oraz właściwie zaprojektowane systemy informatyczne) oraz czynniki zewnętrzne (polityka, podejście organów skarbowych oraz przewlekłość postępowań podatkowych).
Czynnikiem wewnętrznym jest właściwy dobór kadr odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe oraz stosowne szkolenia. Przedsiębiorcy mają świadomość, że wykwalifikowany pracownik ma wpływ na zmniejszenie ryzyka podatkowego. Wszyscy respondenci twierdzili, że do rozliczeń podatkowych w ich firmach zostały zatrudnione osoby o właściwych kompetencjach, jednak w razie urlopu czy nagłej nieobecności nie dysponują zastępcami o podobnych kwalifikacjach. W przypadku 24% spółek nawet nie ma wyznaczonego zastępcy.
Przedsiębiorcy mają również świadomość, że odpowiednia kadra musi się stale dokształcać i korzystać z fachowej wiedzy, np. publikacji prasy branżowej. Z badania wynika, że 64% firm systematycznie kieruje swoich pracowników na odpowiednie szkolenia podatkowe i kursy podnoszące kwalifikacje.
Udział pracowników w szkoleniach, szczególnie organizowanych przez wyspecjalizowane podmioty zewnętrzne, może pomóc nie tylko w rozwiązywaniu bieżących problemów podatkowych, ale również w określeniu wpływu zmian przepisów podatkowych na działalność spółki. Jest to niezwykle ważne, ponieważ w dużej mierze pozwala przygotować się do zmian, a tym samym zmniejszyć ryzyko popełnienia błędu szczególnie w początkowym okresie obowiązywania nowych przepisów.
Istotne w spółce jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za bieżące monitorowanie zmian w zakresie prawa podatkowego. Z analizy ankiet wynika, że tak robi prawie trzy czwarte respondentów.
Mimo wysokich kompetencji pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe oraz ustawicznego podnoszenia kwalifikacji okazuje się, że osoby te nie potrafią prawidłowo interpretować przepisów i tym samym mają kłopoty z księgowaniem zdarzeń finansowych. Powodem są skomplikowane zasady transakcji gospodarczych dokonywanych w danej firmie oraz niejasne przepisy. Tymczasem nieprawidłowe rozliczenie konkretnej transakcji może prowadzić do powstania zaległości podatkowej.
Skuteczne zarządzanie ryzykiem podatkowym sprowadza się w trudniejszych przypadkach do korzystania z doradcy podatkowego na najwcześniejszym, możliwym, etapie, kiedy problem jeszcze się nie zmaterializował w postaci decyzji organu podatkowego. Według badania właśnie tak postępują wszyscy ankietowani.
Brak wewnętrznych procedur
Ważnym czynnikiem zwiększającym ryzyko podatkowe jest brak efektywnych procedur wewnętrznych lub ich nieprawidłowe funkcjonowanie. Dotyczy to szczególnie dużych firm, które wraz z rozwojem struktury organizacyjnej notują wzrost ryzyka podatkowego. Według badania tylko 28% ankietowanych firm posiada takie dokumenty. W co czwartej firmie, w której procedury dotyczące np. rozliczeń podatkowych i sporządzania deklaracji nie zostały spisane, nie obowiązują też żadne zasady w praktyce.
Tymczasem procedury zapewniają prawidłowe funkcjonowanie komórki odpowiedzialnej za rozliczenia podatkowe oraz normalizują współpracę między działem księgowo-finansowym a resztą firmy. Osoba odpowiedzialna za rozliczanie podatków musi bowiem mieć odpowiednie informacje i dokumenty dotyczące transakcji dokonywanych przez spółkę. I ma, bo z badania wynika, że tylko co piąty respondent twierdzi, iż dział finansowo-księgowy nie otrzymuje wystarczających danych z działów operacyjnych, które umożliwiałyby właściwe zaksięgowanie zdarzeń gospodarczych. Powodem tego stanu rzeczy jest właśnie brak jasnych procedur podatkowych lub niewłaściwe ich wdrożenie.
Brak nadzoru
W ponad połowie ankietowanych firm nie obowiązują też procedury nadzoru nad dokonywaniem rozliczeń podatkowych. W firmach, w których są one spisane, funkcjonuje jasny podział obowiązków w zakresie rozliczeń podatkowych i sporządzania deklaracji oraz, z pewnymi wyjątkami, istnieją odpowiednie mechanizmy nadzoru. W przypadku 12% respondentów w ich organizacjach działają wyodrębnione jednostki - oddziały, zakłady samodzielnie prowadzące własną księgowość. Jednak w żadnym z tych przedsiębiorstw nie wprowadzono efektywnych zasad kontroli nad rozliczeniami podatkowymi sporządzanymi przez te jednostki. Prowadzi to do bardzo niebezpiecznych sytuacji, ponieważ w pewnych przypadkach taka sama transakcja jest inaczej rozliczana. To oznacza, że któryś sposób jest błędny.
Aby zminimalizować ryzyko nie tylko podatkowe, ale i gospodarcze, wprowadzenie nowego produktu/usługi, zawarcie nowego typu kontraktu lub specyficznej, jednorazowej transakcji bądź dokonanie zmian w strukturze prowadzenia działalności powinno być konsultowane ze specjalistami podatkowymi. Taka konsultacja powinna być przeprowadzona na wczesnym etapie, kiedy jest jeszcze czas, żeby lepiej zapisać warunki danej transakcji. Tymczasem aż 20% badanych spółek nie weryfikuje umów pod tym kątem.
Niewykorzystywane systemy informatyczne
Niedostateczne oszacowanie roli systemów informatycznych w sprawozdawczości podatkowej powoduje, że stosowne oprogramowanie zamiast ułatwiać pracę, może kreować dodatkowe obszary ryzyka. Jednak respondenci mają świadomość roli, jaką IT odgrywa w pracy finansistów. Właściwie zaprojektowane systemy finansowo-księgowe są kluczem do poprawnych rozliczeń. Żeby tak się stało, w tworzeniu architektury systemu i we wdrożeniach muszą brać udział praktycy - specjaliści podatkowi.
Z raportu Deloitte wynika, że system informatyczny powinien być okresowo weryfikowany i dostosowywany do zmieniających się przepisów podatkowych oraz nowego typu transakcji. Tu praktyka nie odbiega od teorii - robi to 72% ankietowanych spółek.
W ciągu ostatnich 16 lat ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych była zmieniana ponad 100 razy. Na jej podstawie wydano ponad 30 aktów wykonawczych, co prowadzi do twierdzenia, że każdy przedsiębiorca musi śledzić zmiany i za każdym razem przeprojektowywać wewnętrzne procedury oraz systemy informatyczne. Wiąże się to oczywiście z dodatkowymi kosztami, ale chroni firmę przed ewentualnymi konsekwencjami w przyszłości.
Janina Golonko