Płatnik składek zobowiązany jest do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (oraz na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) w terminach określonych w art. 47 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
I tak:
• dla osób fizycznych opłacających składki wyłącznie za siebie - jest to 10. dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni,
• dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, jednostek gospodarstw pomocniczych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych - 5. dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni,
• dla pozostałych płatników składek - 15. dzień następnego miesiąca.
Przykład
Jan Kowalski od 1 stycznia 2009 r. prowadzi indywidualnie pozarolniczą działalność gospodarczą. Oznacza to, że za styczeń 2009 r. zobowiązany jest złożyć dokumenty ubezpieczeniowe oraz opłacić składki do 10 lutego br. Od 5 lutego zatrudnił 2 pracowników oraz 1 osobę współpracującą. A zatem dokumenty rozliczeniowe za siebie i za ww. osoby za luty 2009 r. musi złożyć do jednostki terytorialnej ZUS - do 15 marca br. W tym samym terminie zobowiązany jest opłacić należne składki.
Gdy zła sytuacja finansowa przedsiębiorcy nie pozwala mu opłacić należności względem ZUS we wskazanych wyżej terminach, to nie tylko nie uchyli się on od płatności, ale musi liczyć się z dodatkowymi sankcjami finansowymi (np. odsetkami za zwłokę, karą dodatkową itp.). Może jednak zwrócić się do jednostki terytorialnej ZUS o przesunięcie daty zapłaty i wówczas uniknie zapłaty odsetek za zwłokę.
Wniosek zainteresowanego
Zakład Ubezpieczeń Społecznych może (ale nie musi) na wniosek zobowiązanego odroczyć termin płatności składek, uwzględniając jego możliwości płatnicze oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych. Takie przesunięcie terminu płatności może dotyczyć tylko należności finansowanej przez płatnika składek, a nie przez ubezpieczonego. Oznacza to, że osoba występująca z wnioskiem o odroczenie terminu płatności składek musi opłacać w całości składki finansowane przez ubezpieczonego z jego środków.
WaŻne!
Odroczenie terminu płatności składek stosowane jest wyłącznie do składek bieżących, których ustawowy termin płatności jeszcze nie upłynął. Dlatego też złożenie wniosku o przesunięcie terminu płatności może nastąpić najpóźniej przed upływem ostatniego dnia terminu płatności danej składki. Po jego upływie płatnik może się ubiegać o rozłożenie zobowiązania na raty.
Przykład
Roman Wiśniewski jest przedsiębiorcą budowlanym zatrudniającym 20 pracowników, czyli dla niego terminem płatności należności wobec ZUS jest 15. dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zainteresowany otrzymał informację, że za roboty wykonane w styczniu i lutym br. otrzyma zapłatę z dużym opóźnieniem, tj. dopiero w maju br. W związku z tym płatnik obliczył, że będzie miał trudności z uregulowaniem składek za marzec, kwiecień i maj 2009 r. Chcąc uniknąć zapłaty odsetek za zwłokę, powinien wystąpić z wnioskiem do ZUS o odroczenie terminu płatności składek za ww. miesiące do 15 kwietnia 2009 r. Ten dzień jest bowiem terminem płatności składek za marzec 2009 r. Prawdopodobnie ZUS wyrazi zgodę, ale pod warunkiem że wszystkie bieżące składki są uregulowane.
Uzasadnienie wniosku
Wniosek o przesunięcie terminu płatności składek powinien być rzetelnie uzasadniony. A wynika to z faktu, że opcja odroczenia terminu płatności jest dozwolona ze względów gospodarczych lub innych ważnych przyczyn zasługujących na uwzględnienie.
Z praktyki ZUS wynika, że tymi powodami są:
• trudna sytuacja materialna lub osobista płatnika składek,
• zdarzenia losowe (np. długi pobyt w szpitalu),
• klęski żywiołowe (powódź),
• zawarcie przez zadłużonego płatnika sądowego postępowania układowego, ugodowego lub bankowego,
• upadłość banku, w którym płatnik posiadał środki na rachunku.
Przedsiębiorca musi także przedłożyć odpowiednie dokumenty, na podstawie których ZUS szczegółowo opiniuje sytuację podmiotu gospodarczego ubiegającego się o przesunięcie terminu płatności składek. Każdy zgłoszony wniosek rozpatrywany jest indywidualnie. A zatem zakres udzielonej ulgi, czyli okres spłaty należności, jest dostosowany do sytuacji konkretnego dłużnika i jego potencjalnych możliwości finansowych.
Zgoda ZUS
Pozytywne rozpatrzenie podania dłużnika zależy od uznania ZUS. Sam fakt złożenia wniosku nie powoduje żadnego obowiązku udzielenia tej ulgi. Na uwagę zasługuje fakt, że rozstrzygnięcie nie ma charakteru decyzji administracyjnej, a więc nie można od niej odwołać się do sądu. Udzielenie omawianej ulgi następuje w formie umowy zawartej między ZUS a zainteresowanym podmiotem gospodarczym (płatnikiem składek). Zawarcie tej umowy następuje w drodze negocjacji między stronami, które ustalają warunki zastosowania przez ZUS ulgi. Jeżeli płatnik nie zgodzi się z negatywnym rozpatrzeniem przez ZUS jego wniosku, to może wystąpić z odwołaniem do Prezesa ZUS. Warto wziąć pod uwagę fakt, że jednorazowe odroczenie terminu płatności składek może dotyczyć więcej niż jednej składki. Nie jest jednak możliwe uzyskanie odroczenia terminu płatności składek częściej niż raz na 6 kolejnych miesięcy, a maksymalny okres odroczenia terminu płatności może wynieść 6 miesięcy.
Opłata prolongacyjna
Jeżeli płatnik uzyska zgodę na zapłatę należności w innym terminie, niż przewiduje to ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, nie zapłaci wówczas odsetek za zwłokę. Jednak ZUS do kwoty odroczonej składki naliczy mu opłatę prolongacyjną. Wysokość tej opłaty zależy od kwoty odroczonej składki, liczby dni, na które odroczono termin jej płatności, oraz stawki opłaty prolongacyjnej. Stawka ta wynosi 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązujących w dniu zawarcia umowy cywilnoprawnej odraczającej termin płatności składek. Jak widać, warto z takim wnioskiem wystąpić odpowiednio wcześniej, aby uniknąć naliczania odsetek za zwłokę, których wysokość zawsze będzie wyższa od opłaty prolongacyjnej. Wcześniejsze spłacenie odroczonej należności nie wpływa na obniżenie wysokości opłaty prolongacyjnej.
ZUS nie nalicza opłaty prolongacyjnej, gdy przedsiębiorca uzyskał zgodę na odroczenie terminu płatności składek z powodu klęski żywiołowej (np. powódź na terenie, gdzie dany podmiot prowadzi działalność) lub wypadku losowego.
Barbara Zabieglińska
specjalista ds. ubezpieczeń społecznych
Podstawa prawna:
• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).