Doręczenie zastępcze polega na tym, że jeżeli doręczający (np. listonosz) nie zastanie adresata w mieszkaniu, może doręczyć pismo sądowe (np. wezwanie do sądu) dorosłemu domownikowi, a gdyby go nie było - administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi, jeżeli osoby te nie są przeciwnikami adresata w sprawie i podjęły się oddania mu pisma (art. 138 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego – k.p.c.).
Dla adresata, którego doręczający nie zastanie w miejscu pracy, można doręczyć pismo osobie upoważnionej do odbioru pism (art. 138 § 2 k.p.c.). Przewidziane w art. 138 § 2 k.p.c. upoważnienie nie musi być udzielone na piśmie, można poprzestać na formie ustnej, można go też udzielić go w sposób domniemany (np. sprowadzający się do tego, że konkretna osoba zawsze zajmuje się odbieraniem pism urzędowych, w tym sądowych).
Przeczytaj także: Na czym polega postępowanie upominawcze?
Wezwanie do sądu odebrała osoba nieupoważniona do odbioru pism sądowych w zakładzie pracy. Czy wezwanie jest skuteczne?
Doręczenie zastępcze opiera się na domniemaniu, że pismo sądowe zostało doręczone do rąk właściwej osoby. To domniemanie można obalić, jeśli adresat pisma wykaże, że pismo odebrała nieupoważniona w zakładzie pracy do odbioru pism osoba. Wówczas pismo uważa się za niedoręczone do adresata.
Jeśli natomiast nie jest możliwe doręczenie pisma sądowego w sposób wskazany wyżej pismo przesłane pocztą należy złożyć w placówce pocztowej, a doręczane w inny sposób - w urzędzie właściwej gminy, umieszczając zawiadomienie o tym w drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej ze wskazaniem, gdzie i kiedy pismo pozostawiono, oraz z pouczeniem, że należy je odebrać w terminie siedmiu dni od dnia umieszczenia zawiadomienia. W przypadku bezskutecznego upływu tego terminu, czynność zawiadomienia należy powtórzyć.
Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane. W takim przypadku doręczający zwraca pismo do sądu z adnotacją o odmowie jego przyjęcia.
Pisma dla osób prawnych, organizacji, osób fizycznych podlegających wpisowi do rejestru albo ewidencji, w razie niemożności doręczenia w sposób przewidziany wyżej, z uwagi na nieujawnienie w rejestrze albo w ewidencji zmiany adresu, a w przypadku osób fizycznych miejsca zamieszkania i adresu - pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że nowe miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane.
Sąd rejestrowy ma obowiązek pouczyć przedsiębiorcę przy ogłoszeniu lub doręczeniu postanowienia o pierwszym wpisie o skutkach zaniedbania ujawnienia w rejestrze lub w ewidencji zmian adresu, a w przypadku osób fizycznych – miejsca zamieszkania i adresu.
Polecamy: Przed sądem
W razie niemożności doręczenia przesyłki sądowej pełnomocnikowi osoby prawnej (np. spółki z o.o., czy spółki akcyjnej) pod wskazanym adresem siedziby tej osoby skuteczne jest doręczenie do rąk osoby wchodzącej w skład organu uprawnionego do reprezentowania osoby prawnej lub do rąk pracownika upoważnionego do odbioru pism (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 29 maja 2001 r., sygn. akt I CZ 62/01).