Do udostępniania informacji publicznej zobowiązane są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne, w szczególności:
1) organy władzy publicznej,
2) organy samorządów gospodarczych i zawodowych,
3) podmioty reprezentujące zgodnie z odrębnymi przepisami Skarb Państwa,
4) podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne albo osoby prawne samorządu terytorialnego oraz podmioty reprezentujące inne państwowe jednostki organizacyjne albo jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego,
5) podmioty reprezentujące inne osoby lub jednostki organizacyjne, które wykonują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym, oraz osoby prawne, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów.
Zobacz także: Prawa autorskie
Jeżeli podmiot, od którego domagamy się informacji publicznej, spełnia wskazany wyżej zakres podmiotowy ustawy, to jest on zobowiązany do udzielenia informacji publicznej w trybie przewidzianym ustawą. Pojawia się jednak pytanie czy treść umowy cywilnoprawnej zawarta między podmiotami zobowiązanymi do udostępnienia informacji publicznej będzie dokumentem urzędowym podlegającym udostępnieniu np. dziennikarzowi?
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 5 c)-d) u.d.i.p. udostępnieniu podlega informacja publiczna o majątku publicznym, w tym o:
- majątku jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządów zawodowych i gospodarczych oraz majątku osób prawnych samorządu terytorialnego, a także kas chorych,
- majątku określonych podmiotów, pochodzącym z zadysponowania majątkiem Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego – chodzi tu o podmioty, które reprezentują inne osoby lub jednostki organizacyjne wykonujące zadania publiczne lub dysponujące majątkiem publicznym, oraz o osoby prawne, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą.
Zgodnie z powyższym, wydaje się, iż zarówno zakres podmiotowy jak i zakres przedmiotowy ustawy zostaje wyczerpany w przypadku umowy cywilnoprawnej, która spełnia wskazane w ustawie wymagania. Pozostaje jeszcze dostęp do dokumentu jakim jest przedmiotowa umowa.
Przeczytaj też: Linkowanie a prawo autorskie
Jak stanowi art. 3 ust. 1 pkt 2 u.d.i.p., prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia wglądu do dokumentów urzędowych, którymi w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy. Aby treść mogła zostać uznana za dokument urzędowy musi zostać utrwalona oraz podpisana przez funkcjonariusza publicznego, więc a contrario oświadczenie wiedzy lub woli nie podpisane przez funkcjonariusza publicznego nie może zostać uznane za dokument urzędowy.
W wyroku z dnia 24 czerwca 2003 r. Sąd Najwyższy wyjaśnił, że zakres znaczenia terminu „udzielanie informacji” nie może być ograniczony jedynie do przekazu ustnego, pisemnego lub w innej formie. Udzielenie informacji, to prócz dostarczenia informacji, także umożliwienie dostępu do informacji będących w posiadaniu organu administracji publicznej.
W świetle powyżej analizy wydaje się, że informacja taka, w postaci zawartej umowy cywilnoprawnej, winna być przekazana np. dziennikarzowi. Przedmiotowa umowa musi jednak spełniać warunki informacji publicznej, czyli dotyczyć spraw publicznych, a nadto zostać podpisana przez osoby, które były zobowiązane do udzielenia takiej informacji.