ZUS KOA jest zgłoszeniem korekty okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym i/lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. Formularz ten należy złożyć w sytuacji, gdy ubezpieczony, najczęściej będący zleceniobiorcą, podlegał ubezpieczeniom w okresie zatrudnienia u danego płatnika w zmiennych schematach (np. podlegał w poszczególnych okresach tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, ubezpieczeniom zdrowotnemu i społecznym, z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym lub bez tego ubezpieczenia itp.), i okresy te nie zostały prawidłowo zewidencjonowane na koncie ubezpieczonego w ZUS. Szczegóły w uzasadnieniu.
Konieczność sporządzenia ZUS KOA jest efektem nieprawidłowości związanych ze zgłoszeniem do ubezpieczeń i wyrejestrowaniem z nich. Najczęściej dotyczy zleceniobiorców, gdzie tzw. schemat podlegania ubezpieczeniom w czasie trwania umowy może się zmieniać i np. zleceniobiorca nie informuje płatnika na bieżąco o tych zmianach. O obowiązku złożenia ZUS KOA zasadniczo powiadamia ZUS. Jednak podmioty korzystające z programu Płatnik mają możliwość zweryfikowania okresów podlegania ubezpieczeniom i danych o ubezpieczeniach zatrudnianych osób, które posiada ZUS (widok w Kartotece ubezpieczonego w zakładce Zgłoszenia do ubezpieczeń). W razie niezgodności danych ze stanem faktycznym płatnicy mają zatem możliwość dokonania korekty bez uprzedniego wezwania ZUS. Złożenie ZUS KOA znacznie upraszcza sposób korekty danych o ubezpieczeniach. Nie trzeba bowiem składać wielu odrębnych dokumentów (zgłoszenia i wyrejestrowania).
Zobacz: Prawo dla firm
Należy przypomnieć, że zleceniobiorca, a także inna osoba, do której stosuje się przepisy o zleceniu, może:
- podlegać ubezpieczeniom społecznym (w tym dobrowolnemu chorobowemu) i zdrowotnemu (składając ZUS ZUA) lub
- podlegać ubezpieczeniom społecznym (bez dobrowolnego chorobowego) i zdrowotnemu (składając ZUS ZUA), lub
- podlegać wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (składając ZUS ZZA), lub
- nie podlegać w ogóle ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu,
- podlegając obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym - może też podlegać (lub nie) dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu.
W czasie trwania ubezpieczenia zleceniobiorca może też zmienić 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia (np. uzyskać prawo do emerytury lub renty czy mieć ustalony stopień niepełnosprawności albo je utracić).
W zależności od schematu podlegania ubezpieczeniom płatnik składek ma obowiązek dokonania odpowiedniego zgłoszenia ubezpieczonej osoby w ZUS. W przypadku zmiany uprzednio istniejącego schematu podlegania, a także nabycia lub utraty uprawnień emerytalno-rentowych czy w zakresie stopnia niepełnosprawności, konieczne jest wyrejestrowanie ubezpieczonego i jego ponowne zgłoszenie. Jeżeli zmiany schematu następują często, jest to związane z koniecznością składania dużej liczby dokumentów zgłoszeniowych i wyrejestrowujących przez płatnika. W takich sytuacjach zdarza się, że poszczególne okresy podlegania ubezpieczeniom w odmiennych schematach nie zostaną prawidłowo zapisane na koncie ubezpieczonego w ZUS i nie odpowiadają faktycznemu przebiegowi zatrudnienia - najczęściej zleceniobiorcy.
Formularz ZUS KOA nie jest dostępny na stronie internetowej ZUS. Płatnik otrzyma go w placówce zakładu lub w zawiadomieniu o skorygowaniu danych dotyczących schematu podlegania ubezpieczeniom.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Kiedy należy złożyć formularz ZUS KOA
W artykule przedstawiono również wypełniony formularz ZUS KOA.