1 marca 2013 roku wchodzi w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej, które określa m.in. wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Krajowa podróż służbowa
Z tytułu podróży krajowej pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków związanych z uzasadnionymi potrzebami.
Służbowa podróż krajowa rozpoczyna się i kończy w miejscowości określonej przez pracodawcę. Od 1 marca 2013 roku dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Oznacza to wzrost diety o 7 zł za dobę.
Należności z tytułu diet oblicza się na podstawie czasu od rozpoczęcia do zakończenia podróży służbowej. Należy jednak zwrócić uwagę, że jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
1. mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
2. od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
3. ponad 12 godzin - dieta przysługuje w całości.
Jeżeli krajowa podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje pełna wysokość diety, przy dobie rozpoczętej, w której podróż trwała:
1. do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
2. ponad 8 godzin - dieta przysługuje w pełnej wysokości.
Zobacz: Podróże służbowe 2013
Dieta nie będzie przysługiwała pracownikowi, jeżeli podróż służbowa będzie do miejscowości stałego lub tymczasowego pobytu pracownika oraz w przypadku, gdy pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Kwota diety jest zmniejszana o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się wtedy, że śniadanie i kolacja stanowi 25 proc. diety, a obiad 50 proc. diety.
Zobacz: Jak amortyzować samochód osobowy w firmie?
Ryczałt za nocleg
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku będzie przysługiwał ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 45 złotych. Należy pamiętać, że ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Ryczałt na dojazdy
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli 6 złotych.
Zaliczka na koszty
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Zobacz: Fundusze europejskie dla przedsiębiorców
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub amorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej