Najważniejszymi dokumentami niezbędnymi do prawidłowego rozliczenia pracownika są:
• karta ewidencji czasu pracy,
• karta pracy,
• imienna karta przychodów oraz
• lista płac.
Kartę ewidencji czasu pracy zakłada się i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika. Obowiązek jej prowadzenia wynika z art. 149 k.p. i co do zasady dotyczy wszystkich pracowników.
Przepisy prawa pracy dopuszczają odstępstwo od konieczności prowadzenia ewidencji godzin pracy tylko w stosunku do pracowników:
• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
• otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej,
• otrzymujących ryczałt na godziny nadliczbowe.
W karcie ewidencji czasu pracy muszą znaleźć się zapisy dotyczące:
• godzin przepracowanych w poszczególnych dobach,
• dyżurów, do których pełnienia pracownik został zobowiązany,
• urlopów wypoczynkowych, bezpłatnych, macierzyńskich,
• wszelkich zwolnień od pracy,
• nieobecności zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych (§ 8 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
Ponadto, jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych, w karcie ewidencji czasu pracy należy ująć czas, który przepracowali, wykonując prace wzbronione młodocianym (młodociani mogą wykonywać tylko takie prace wzbronione, które dozwolone są na podstawie przepisów prawa do odbycia przygotowania zawodowego).
Z karty ewidencji czasu pracy powinno zatem wynikać, ile godzin pracownik przepracował w przyjętym okresie rozliczeniowym w ramach nominalnego czasu pracy, a także, ile w godzinach nadliczbowych.
Wynagrodzenie dla pracowników wynagradzanych stawką miesięczną lub godzinową powinno być wyliczane na podstawie wyżej wymienionych dokumentów. Problem może pojawić się przy ustalaniu należności osobom zatrudnionym w systemie prowizyjnym, czasowo-prowizyjnym, akordowym itp. W takich przypadkach w celu udokumentowania należnego wynagrodzenia należałoby pomocniczo wprowadzić karty pracy.
Karty pracy powinny być tak skonstruowane, aby można było ewidencjonować w nich charakterystyczne elementy wynagrodzenia dla danej grupy zawodowej. Przykładowo w karcie pracowników wynagradzanych akordowo można umieścić zapisy dotyczące liczby jednostek, którą dany pracownik wyprodukował, czasu, w jakim je stworzył, kwoty wynagrodzenia jednostkowego przysługującego pracownikowi za wyprodukowaną jednostkę czy partię produktu.
W przypadku natomiast pracowników zatrudnionych w systemie prowizyjnym (czasowo-prowizyjnym) Karta powinna odzwierciedlać te elementy, które mają zasadniczy wpływ na osiąganą prowizję.
Należy pamiętać, że karta pracy nie zastępuje karty ewidencji czasu pracy, a stanowi wewnętrzny dokument umożliwiający naliczenie wynagrodzenia.