W kodeksie pracy brak jest przepisów, które bezpośrednio regulują kwestię kontroli przez pracodawcę komputera pracownika. Regulacja dotycząca tej kwestii znalazła się w innym miejscu. Mianowicie pkt 10 e) załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973) stanowi, iż pracodawca nie może dokonywać kontroli ilościowej i jakościowej pracy pracownika przy komputerze bez jego wiedzy. Oznacza to, że pracodawca, który zamierza np. stosować, modernizować czy dobierać oprogramowanie kontrolujące pracę pracownika w firmie przy użyciu monitora ekranowego, powinien pamiętać, że nie ma pełnej swobody w tym zakresie.
Mierzenie wydajności pracownika
Z powyższego wynika więc, że dopuszczalne jest mierzenie wydajności pracy pracownika przy jego komputerze. Warunkiem jednak takiego działania będzie poinformowanie pracowników o możliwości sprawdzania ich wydajności.
Należy także pamiętać, że pracodawca ma prawo i obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy przez pracowników oraz osiąganie przez nich wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. Pracodawca powinien posiadać realne możliwości wypełniania tego obowiązku. Jeżeli więc w zakładzie pracy pracownicy wykonują powierzone im czynności za pomocą komputerów, pracodawca powinien mieć wpływ na proces ich pracy.
PRZYKŁAD:
Pracodawca korzysta z oprogramowania pozwalającego zmierzyć czas pracy przy komputerze oraz czas korzystania z zainstalowanego na nim oprogramowania. Informacja o tym powinna znaleźć się w regulaminie pracy.
Monitoring będzie dozwolony jedynie za wiedzą pracowników. Jednocześnie przepis nie precyzuje, co należy rozumieć przez pojęcie ilościowej i jakościowej kontroli, a więc będzie miał zastosowanie do wszelkich przypadków związanych z mierzeniem i sprawdzaniem pracy pracownika przy użyciu komputera. Oczywiście w przypadku poinformowania pracownika o takiej możliwości nie będzie konieczne uzyskanie jego zgody.
Wspomniana powyżej regulacja dotyczy kontroli ilości i jakości pracy pracownika przy komputerze. Wymóg poinformowania pracownika nie będzie więc obwiązywał w sytuacjach, w których pracodawca kontroluje komputer pracownika, ale nie pod względem jakości czy ilości jego pracy.
PRZYKŁAD:
Pracodawca zainstalował oprogramowanie antywirusowe mające na celu ochronę sieci informatycznej w firmie. Program antywirusowy codziennie rano sprawdza komputery pracowników pod kątem obecności wirusów i innych zagrożeń wynikających ze stałego dostępu do sieci Internet. Należy podkreślić, iż w tym przypadku kontrola przebiega w sposób anonimowy, bez kontroli treści i przeznaczenia skanowanych przez oprogramowanie antywirusowe plików pracownika.
Kontrola aktywności pracowników w Internecie
W związku z faktem, iż w większości firm pracownicy korzystają ze swobodnego dostępu do komputerów wyposażonych w stałe łącze internetowe, coraz większego znaczenia nabiera kwestia dopuszczalności monitorowania i kontrolowania przez pracodawców wykorzystywania przez pracowników komputerów służbowych do celów prywatnych. W szczególności pracodawca będzie mieć więc prawo np. do zakazania pracownikom wykorzystywania komputera służbowego do celów prywatnych (wysyłanie prywatnej korespondencji).
Jednocześnie zgodnie z art. 111 k.p. pracodawca ma obowiązek poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Zasada ta może znajdować również zastosowanie w przypadku monitorowania maili pracowników, ponieważ zgodnie z art. 23 k.c. za dobro osobiste uważana jest także tajemnica korespondencji.
PRZYKŁAD:
Pracownik wykorzystuje prywatną skrzynkę mailową w czasie pracy do celów niezwiązanych z pracą. Taka korespondencja podlega ochronie, gdyż nie dotyczy ona działalności pracodawcy. Jednak jej ilość (np. czas spędzany na korzystaniu ze strony internetowej umożliwiającej dostęp do prywatnej poczty) może być pośrednim dowodem na to, że pracownik nie respektuje poleceń pracodawcy. Jeżeli więc pracodawca wyraźnie zakazał takiego wykorzystywania komputera służbowego, to nagminne łamanie tego zakazu będzie uprawniać pracodawcę do wyciągnięcia odpowiednich konsekwencji. Jeżeli okaże się, że korespondencja, do której miał dostęp (służbowa), będzie stanowić niewielką część korespondencji pracownika, będzie to oznaczało, że większość czasu pracy wykorzystywana jest na sprawy prywatne.
Korespondencja służbowa
W odróżnieniu od korespondencji prywatnej korespondencja służbowa może być w sposób właściwie dowolny kontrolowana przez pracodawcę. Wynika to z faktu, że pracownik korzystając z niej działa w jego imieniu i na jego rzecz. W związku z tym poczta elektroniczna jest specyficznym narzędziem pracy - koniecznym do realizacji celów pracodawcy.
Oczywiście pracodawca może zezwolić na korzystanie z poczty służbowej do celów prywatnych, jednak w takim przypadku pracownik musi liczyć się z tym, że jego korespondencja prywatna może zostać poznana przez osoby postronne.
W związku z faktem, że pracodawca ma obowiązek zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, ze sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz z ich podstawowymi uprawnieniami, to wydaje się, że możliwość monitorowania poczty elektronicznej powinna zostać zakomunikowana pracownikom.
PRZYKŁAD:
Regulamin pracy stanowi, że pracodawca ma wgląd w korespondencję służbową pracowników. Taki zapis będzie więc podstawą do kontroli treści wysłanych i odebranych wiadomości, nawet bez powiadomienia pracownika o tym fakcie. Pracownik w momencie zapoznania się i zaakceptowania regulaminu został bowiem poinformowany o takim uprawnieniu pracodawcy.
Pracodawca ma uzasadniony interes w sprawdzaniu, czy pracownicy w sposób odpowiedni wykonują swoje obowiązki. W przypadku więc, gdyby okazało się, że służbowa poczta elektroniczna wykorzystywana jest w sposób niezgodny z jej przeznaczeniem, a pracownik miał świadomość tego, że jest to zakazane - pracodawca będzie mógł na podstawie treści odczytanych wiadomości wyciągnąć odpowiednie konsekwencje wobec pracownika, a działanie takie nie będzie stanowić naruszenia tajemnicy korespondencji.
Przemysław Ciszek
Podstawa prawna:
ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.)