Wśród teoretyków prawa ani praktyków nie ma zgody co do tego, czy można udzielić pełnomocnictwa członkowi zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Co więcej, przedsiębiorcy mylą się nierzadko w sprawach dotyczących ich reprezentacji uregulowanych precyzyjnie przez ustawę lub umowę spółki.
SPIS TREŚCI
PORADY PRAWNE
ORZECZNICTWO
AKTY PRAWNE
FORMULARZE I WZORY
Organ uprawniony do reprezentowania spółki z o.o.
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością organem uprawnionym do jej reprezentowania w zakresie wszystkich czynności sądowych i pozasądowych jest zarząd. Jeśli jest on wieloosobowy i wspólnicy w umowie spółki nie postanowili inaczej, to obowiązuje reprezentacja łączna (do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego razem z prokurentem). Zasada ta, choć bezpieczniejsza od jednoosobowej reprezentacji, bywa dość kłopotliwa dla zarządu, jeśli jego członkowie często bywają poza siedzibą spółki. Trudnościom tym można zapobiec, ustanawiając przedstawiciela. Czynność prawna dokonana przez taką osobę (składanie oświadczeń woli i ich przyjmowanie) jest ważna, pod warunkiem że będzie prawidłowo umocowana. Dlatego udzielając pełnomocnictwa należy pamiętać o przestrzeganiu podstawowych zasad, które czynią działania pełnomocnika skutecznymi. Dotyczą one nie tylko formy upoważnienia i rodzaju czynności, do których pełnomocnik może być umocowany, ale także osoby samego pełnomocnika. Nie każdy bowiem i nie w każdej sytuacji może pełnić taką funkcję.
Różne pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo jest upoważnieniem do dokonywania czynności prawnej (np. do zawierania umów, składania oświadczeń, występowania przed organami administracji czy sądami) w imieniu mocodawcy i wynika z jego oświadczenia woli.
Pełnomocnik swoim zachowaniem wywołuje skutki prawne bezpośrednio w sferze prawnej reprezentowanego. Upoważnienie to może być różnie ukształtowane. Ustawodawca wyróżnia trzy jego rodzaje: ogólne, rodzajowe i szczególne.
Pełnomocnictwo ogólne jest najszersze. Stanowi umocowanie do wykonywania wszelkich czynności w zakresie zwykłego zarządu, czyli np. pełnomocnik taki ma prawo administrowania budynkiem w imieniu właściciela, dokonywania bieżących remontów. Nie może jednak sprzedać tego budynku czy przeprowadzić remontu generalnego, bo te działania przekraczają zwykły zarząd. Żeby ich dokonać bez narażania się na zarzut przekroczenia zakresu umocowania, reprezentant musi uzyskać pełnomocnictwo szczególne lub rodzajowe.
Pełnomocnictwo rodzajowe uprawnia do dokonywania przez pełnomocnika czynności prawnych danego rodzaju (np. zawierania w imieniu mocodawcy umów o pracę). Nie jest ono dopuszczalne w zakresie czynności, do których dokonania konieczne jest pełnomocnictwo szczególne.
Pełnomocnictwo szczególne jest to umocowanie do dokonania w imieniu mocodawcy jakiejś indywidualnie określonej czynności prawnej, np. sprzedaży samochodu.
Zakres udzielanego pełnomocnictwa, czyli to, jakich czynności pełnomocnik może dokonywać, zależy wyłącznie od mocodawcy (w naszym przypadku zarządu spółki z o.o.) i będzie wynikać z treści pełnomocnictwa. Zarząd spółki nie jest również w żaden sposób ograniczony liczbą udzielanych pełnomocnictw. Może ustanowić jednego pełnomocnika lub kilku. Jeśli będzie ich wielu, każdy może działać samodzielnie lub – dla większego bezpieczeństwa – łącznie z innym. Decydując się na pełnomocnictwo łączne trzeba jednak pamiętać, że obowiązek takiej reprezentacji powinien wynikać wprost z treści pełnomocnictwa.
Inną kwestią jest umożliwienie pełnomocnikowi udzielania dalszych pełnomocnictw. Jest to dopuszczalne, gdy wynika z treści pełnomocnictwa (trzeba zamieścić klauzulę: „niniejsze pełnomocnictwo obejmuje umocowanie do udzielania dalszych pełnomocnictw”), z ustawy (np. pełnomocnictwo procesowe) lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa (np. z umowy).
Kto udziela pełnomocnictwa
Ustanowienie pełnomocnika to jednostronna czynność prawna. Nie wymaga zgody pełnomocnika. W spółce z o.o. pełnomocnictwo powinno być udzielone przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki, czyli zarząd i zgodnie z zasadami reprezentacji przyjętymi w umowie spółki – jeśli w spółce obowiązuje reprezentacja łączna, to pod dokumentem pełnomocnictwa powinno się podpisać dwóch członków zarządu.
Forma pełnomocnictwa
Co do zasady pełnomocnictwo nie wymaga żadnej szczególnej formy. Ustawodawca przewidział jednak pewne wyjątki.
Pierwszy dotyczy pełnomocnictwa ogólnego, które pod rygorem nieważności musi być udzielone na piśmie (art. 99 par. 1 k.c.).
Drugi dotyczy sytuacji, gdy udzielane pełnomocnictwo zawiera umocowanie do dokonania czynności prawnej, dla której wymagana jest pod sankcją nieważności forma szczególna. Wtedy pełnomocnictwo dla swej ważności i ważności czynności podjętej przez pełnomocnika musi być udzielone w takiej samej formie, jakiej wymaga dana czynność. I tak np., jeżeli zarząd zamierza sprzedać należącą do spółki nieruchomość i chce posłużyć się pełnomocnikiem, to powinien pamiętać, że pełnomocnictwo to musi być udzielone w formie aktu notarialnego (bo tylko w tej formie można skutecznie nabyć lub zbyć nieruchomość). Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku wydzierżawienia przedsiębiorstwa – z tym że tutaj pełnomocnictwo powinno być udzielone z formie pisemnej, ale z podpisami notarialnie poświadczonymi.
Trzeci – gdy przepis szczególny wymaga określonej formy – np. według art. 89 k.p.c. pełnomocnictwo procesowe musi zostać udzielone na piśmie, bo jest to forma niezbędna dla jego ważności.
Bardzo istotne jest również to, że treść udzielonego pełnomocnictwa podlega interpretacji z punktu widzenia osoby trzeciej. Dlatego zarząd spółki udzielając go musi pamiętać, żeby dokonać tego tak, by osoby trzecie mogły bez żadnych wątpliwości określić, do podjęcia jakich czynności w imieniu mocodawcy pełnomocnik jest upoważniony.
Najlepiej sporządzić pełnomocnictwo w formie pisemnej (nawet jeśli nie ma takiego obowiązku) i dokładnie określić granice udzielonego umocowania, np. „Upoważnia się pana XY do nabycia w imieniu spółki X materiałów biurowych na łączną kwotę nieprzekraczającą 5000 zł”.
Rzekomy pełnomocnik (osoba działająca bez umocowania) ponosi odpowiedzialność wobec rzekomego mocodawcy za wyrządzoną szkodę albo na podstawie art. 415 k.c., który mówi, że kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia albo – jeżeli przekraczając zakres umocowania – naruszył obowiązki wynikające z podstawowego stosunku prawnego, leżącego u podstaw pełnomocnictwa – na podstawie art. 471 k.c. Przepis ten stanowi, że dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Szczególnym uregulowaniem jest zasada domniemania umocowania. Zgodnie z art. 97 k.c. osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonego do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług przedsiębiorstwa. Z takiego umocowania korzysta np. kasjerka w banku lub sprzedawca w sklepie, który zawiera umowy sprzedaży w imieniu właściciela sklepu.
Pełnomocnictwo nie stanowi zobowiązania pełnomocnika do działania, lecz jedynie daje możność skutecznego podjęcia takich działań w imieniu mocodawcy.
Obowiązek podjęcia określonych czynności może wynikać z innego stosunku prawnego, będącego podstawą pełnomocnictwa, np. umowy zlecenia.
Kto może być pełnomocnikiem
Pełnomocnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być zarówno osoba fizyczna (nawet taka, która ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych), jak i prawna.
Kwestią ciągle otwartą pozostaje, czy pełnomocnictwa można udzielić członkowi zarządu spółki z o.o.
Przykładowo dwóch członków trzyosobowego zarządu spółki, w której obowiązuje reprezentacja łączna, postanawia udzielić pełnomocnictwa ogólnego trzeciemu z nich na czas nieobecności dwóch pierwszych. Czy taka czynność będzie ważna? Różne odpowiedzi w tej sprawie daje zarówno doktryna, jak i poszczególne sądy. Tymczasem nie istnieje żaden przepis, z którego wynikałby wyraźny zakaz udzielania pełnomocnictwa członkom zarządu.
Argumenty za
Niektórzy teoretycy podkreślają, że ustanowienie członka zarządu pełnomocnikiem spowodowałoby zmianę zasad reprezentacji obowiązujących w spółce przez zastąpienie organu osoby prawnej pełnomocnikiem. To zaś naruszyłoby wolę założycieli spółki wyrażoną w umowie spółki. Skoro bowiem pierwotni wspólnicy ukształtowali określone zasady reprezentacji (ustanawiając np. reprezentację łączną), to niedopuszczalna byłaby ich zmiana przez czynność zarządu.
Zarząd spółki obowiązany jest do ścisłego przestrzegania prawa i postanowień umowy spółki. Próba zmiany kodeksowych lub umownych zasad reprezentacji spółki przez udzielanie przez zarząd spółki swoim członkom pełnomocnictw jest obejściem prawa. Skoro bowiem członek zarządu zobowiązany jest do współdziałania w zakresie reprezentacji z innym członkiem zarządu, to dopuszczenie możliwości występowania tego samego członka zarządu jako pełnomocnika narusza przepisy kodeksu spółek handlowych – uważają Bartłomiej Jochemczyk i Piotr Pinior w artykule opublikowanym przez Prawo Spółek (2004/6/22).
Trzeba pamiętać, że zasad przyjętych przez założycieli nie można zmienić w inny sposób niż przez zmianę umowy spółki.
Następuje to w uchwale zgromadzenia wspólników i wymaga zgłoszenia oraz wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Tak więc w tym wypadku decyzję o ustanowieniu członka zarządu pełnomocnikiem powinien podjąć organ uchwałodawczy, a nie zarząd. Innymi słowy, udzielenie pełnomocnictwa członkowi zarządu można by było uznać za dopuszczalne jedynie wtedy, gdy możliwość taką przewidywałaby umowa spółki.
Kolejnymi argumentami przemawiającymi przeciw łączeniu funkcji jest to, że ustanowienie członka zarządu pełnomocnikiem wiązałoby się ze zmianą zasad jego odpowiedzialności. Reguły ich działania nie są wszakże tożsame. Członka zarządu obowiązuje inny miernik staranności przy dokonywaniu czynności prawnych w imieniu spółki kapitałowej niż pełnomocnika.
Członkowie zarządu obowiązani są przy wykonywaniu obowiązków do zachowania należytej (szczególnej) staranności. Pełnomocnik odpowiada za dochowanie należytej staranności jedynie w granicach umocowania.
– Nie jest zatem dopuszczalna zmiana zasad odpowiedzialności członków zarządu, którzy działając w ramach dokonywania danej czynności prawnej jako pełnomocnicy nie muszą dochowywać należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru ich działalności, takiej, jakiej musieliby dochowywać, gdyby działali jako członkowie zarządu. W tym względzie udzielenie pełnomocnictwa członkowi zarządu należy również traktować jako obejście prawa – piszą Bartłomiej Jochemczyk, Piotr Pinior w Prawie Spółek (2004/6/22).
Tak więc kumulowanie funkcji członka zarządu i pełnomocnika może prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa obrotu.
Argumenty przeciw
Zdaniem zwolenników łączenia funkcji członka zarządu i pełnomocnika zarówno argumenty wykładni celowościowej, jak i założenia teoretyczne, na których opiera się konstrukcja prawna instytucji pełnomocnictwa nie uzasadniają tezy o zakazie łączenia tych funkcji.
Zakaz taki nie został również wyrażony w żadnym przepisie prawa, a tylko w przypadku jego istnienia można by było uznać ustanowienie prokury lub pełnomocnictwa dla członka zarządu za nieważną.
Gdy chodzi o odpowiedź na pytanie, czy udzielanie pełnomocnictwa członkowi zarządu przez zarząd (niechby i innych jego członków) jest dopuszczalne z powodów czysto formalnych, tzn. czy nie jest to czynność z samym sobą, odpowiada w zasadzie art. 108 k.c. Ważne jest bowiem, by nie zostały naruszone interesy mocodawcy, czyli w ostatecznym rozrachunku – spółki, którą wszak zawiadują wszyscy członkowie zarządu.
Wygaśnięcie pełnomocnictwa
Zaletą pełnomocnictwa jest to, że może ono być w każdym czasie odwołane (choć mocodawca może zrzec się prawa do jego odwołania z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Ponadto pełnomocnictwo może wygasnąć:
• z upływem terminu, na jaki zostało udzielone,
• z chwilą śmierci mocodawcy lub pełnomocnika,
chyba że w treści dokumentu pełnomocnictwa zastrzeżono inaczej.
Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik zobowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może on jednak żądać wydania w zamian poświadczonego odpisu dokumentu z adnotacją o wygaśnięciu umocowania.
Katarzyna Pietryga
Gazeta Prawna Nr 167/2006 [Dodatek: Firma i Klient] z dnia 2006-08-29
- ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.)
- ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.)
Wyrok SN z dnia 16 maja 2002 r., V CKN 1279/00
Polecenie jednego członka zarządu Banku, aby dyrektor Oddziału podjął czynności związane z "wyszukaniem" lokalu na siedzibę Oddziału nie może być uznane za udzielenie pełnomocnictwa szczególnego, skoro udzielenie pełnomocnictwa wymaga łącznej reprezentacji dwóch członków Zarządu lub członka Zarządu i prokurenta (taki sposób reprezentacji Spółki wynika ze statutu).
Wyrok SN z 8 maja 2001 r., IV CKN 354/00
1. Udzielenie pełnomocnictwa jest jednostronną czynnością prawną o charakterze upoważniającym. Czynność ta upoważnia pełnomocnika (daje mu kompetencję) do dokonywania czynności prawnych w imieniu i ze skutkiem dla mocodawcy. Umocowanie to trwa, co do zasady, tak długo, jak długo pełnomocnictwo nie zostanie odwołane (art. 101 § 1 in princ. k.c.), bądź dopóty, dopóki nie nastąpi śmierć mocodawcy lub pełnomocnika (art. 101 § 2 in princ. k.c.). Jakkolwiek ustawa wyraźnie tego nie reguluje, trzeba przyjąć, że ustanie osoby prawnej traktowane jest równoznacznie ze śmiercią osoby fizycznej.
2. Odpadnięcie stosunku podstawowego (np. rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy łączącej mocodawcę i pełnomocnika) pozostaje bez wpływu na istnienie i zakres umocowania, jeżeli nie nastąpiło odwołanie pełnomocnictwa. Jakkolwiek bowiem z treści stosunku podstawowego wynika przyczyna udzielenia pełnomocnictwa, to jednak nie można utożsamiać tej przyczyny z przyczyną prawną przysporzenia (causa). Poza wszystkimi innymi argumentami, które mogą tu zostać podniesione, przede wszystkim należy zauważyć, że czynność prawna udzielenia pełnomocnictwa nie stanowi przysporzenia i nie może być kwalifikowana jako kauzalna bądź abstrakcyjna.
3. Zależność pomiędzy istnieniem określonego stosunku prawnego a samym umocowaniem może przybrać postać warunku. Przykładowo możliwe jest udzielenie pełnomocnictwa danemu podmiotowi na okres związania mocodawcy określoną umową, także z osobą trzecią. Będziemy w takiej sytuacji mieli do czynienia ze zdarzeniem przyszłym i niepewnym w postaci rozwiązania, wypowiedzenia lub wygaśnięcia wspomnianej umowy. Warunek ten będzie miał charakter warunku rozwiązującego i jego spełnienie pociągnie za sobą wygaśnięcie umocowania. Jednak takie ukształtowanie pełnomocnictwa musi znaleźć odzwierciedlenie w jego treści - wymaga tego wzgląd na interes osób dokonujących czynności prawnych z pełnomocnikiem. Muszą one podjąć decyzję co do dokonania czynności prawnej ze świadomością, że kompetencja pełnomocnika ma charakter warunkowy.
Wyrok SN z dnia 8 maja 2003 r., III RN 66/02, M. Podat. 2003/6/2
Umowa o pracę z członkiem zarządu spółki zawarta z naruszeniem art. 203 KH przez innego członka zarządu, nie może zostać następnie potwierdzona w trybie art. 103 KC poprzez ustanowienie członka zarządu pełnomocnikiem przez zgromadzenie wspólników w pewien czas po zawarciu nieważnej umowy. Przepis ten nie ma bowiem zastosowania w przypadkach, o których mowa w art. 39 KC.
Wyrok NSA w Białymstoku z 8 kwietnia 1999 r., S.A./Bk 94/98, M. Podat. 2000/1/40
W wieloosobowych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością umowa o pracę zawarta przez powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników pełnomocnika będącego członkiem zarządu spółki z innym (innymi) członkami zarządu może być uznana za umowę prawnie skuteczną, nienaruszającą przepisów art. 203 kodeksu handlowego, art. 58 § 1 zd. 1 kodeksu cywilnego i przepisów kodeksu pracy.
Sprawa jest sporna i nie ma dojrzałych rozwiązań w tym zakresie. Uważam jednak, że skoro nie istnieje zakaz udzielania pełnomocnictwa członkom zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to można je ustanawiać, ale tylko w konkretnej sprawie. Czynności dokonane przez takiego pełnomocnika-członka zarządu będą ważne. Nie można jednak obchodzić postanowień umowy spółki dotyczących reprezentacji dwu lub wieloosobowej przez udzielanie pełnomocnictw ogólnych lub rodzajowych jednemu członkowi zarządu. Jeśli bowiem konstytucja spółki mówi, że spółka reprezentowana jest przez dwie osoby i ci dwaj członkowie zarządu udzielą sobie nawzajem pełnomocnictwa ogólnego, to naruszałoby to wolę założycieli spółki i właśnie zasadę dwuosobowej (łącznej) reprezentacji. Jedynie pełnomocnictwo do załatwienia konkretnej sprawy byłoby w takiej sytuacji dozwolone. Jeden członek dwuosobowego zarządu mógłby go udzielić drugiemu, albo tam, gdzie jest trzech członków zarządu, a reprezentację przewidziano dwuosobową, dwaj członkowie zarządu z pewnością powinni móc udzielić pełnomocnictwa do poszczególnej czynności trzeciemu. Zaufanie do członka zarządu musi być wszak co najmniej takie, jak wobec osoby trzeciej.
Pominąwszy inne kwestie, gdy dwaj członkowie zarządu reprezentują spółkę łącznie, rodzi się pytanie, czy można samemu sobie udzielić pełnomocnictwa. Otóż w zasadzie jest to niemożliwe, ale jest pewna furtka, którą mógłby stosować zarząd spółki kapitałowej. Art. 108 kodeksu cywilnego mówi bowiem o pełnomocniku występującym zamiast obu stron czynności prawnej. I choć mamy dodatkową barierę do pokonania, ponieważ członek zarządu to piastun (piastuje władzę w spółce), to jest przecież orzeczenie Sądu Najwyższego mówiące, że przepis art. 108 k.c. stosuje się w drodze analogii do działań piastuna-członka organu (a więc także członka zarządu w spółce z o.o.). I bardzo słusznie. Uważam przy tym, że wadą kodeksu cywilnego jest to, że nie stosuje się wszystkich przepisów dotyczących ratyfikacji działań rzekomego pełnomocnika (osoby działającej z przekroczeniem lub bez umocowania) do działań piastunów (np. członków zarządów spółek z o.o.). W większości systemów europejskich jest to możliwe. Zdarza się bowiem, że członkowi zarządu wygasa mandat i nikt o tym nie pamięta. W takich sytuacjach powinno być możliwe potwierdzenie przez spółkę czynności dokonanych w interesie spółki przez taką osobę. Niestety k.c. nie przewiduje trzeciej postaci przedstawicielstwa (obok pełnomocnictwa i przedstawicielstwa ustawowego) określanego jako przedstawicielstwo organizacyjne. Brak więc przepisu mówiącego, że postanowienia dotyczące przedstawicielstwa stosują się również do przedstawicielstwa organizacyjnego. Dopóki więc ustawodawca nie wprowadzi takiej możliwości, powinien wypowiedzieć się w tej sprawie Sąd Najwyższy. Wymaga tego bezpieczeństwo obrotu.
Reasumując – tylko udzielanie pełnomocnictwa ogólnego, gdy w umowie spółki przewidziano reprezentację łączną (np. dwóch członków zarządu) rodzi wątpliwości i można je uznać za niezgodne z naturą czynności prawnej polegającej na udzielaniu pełnomocnictwa. Żaden przepis nie zakazuje jednak umocowania przez dwóch członków zarządu trzeciego do dokonania poszczególnej czynności. Poza tym nie narusza to konstytucji spółki, z której wynika, że spółka powinna być reprezentowana przez dwóch piastunów (władzy wykonawczej w spółce), a nie przez jednego.