Postępowanie podatnika jest nieprawidłowe. Sposób rozliczania w kosztach składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę wyjaśniamy szczegółowo w uzasadnieniu.
W przypadku wynagrodzeń pracowników istnieją różne warianty momentu ich ujęcia w kosztach uzyskania przychodów. Pracodawca zalicza wynagrodzenia do kosztów tego miesiąca, za który są należne, pod warunkiem że dokona wypłaty tych wynagrodzeń w obowiązującym go terminie. Termin ten wynika z przepisów prawa pracy, umowy o pracę lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Gdy pracodawca naruszy obowiązujący go termin wypłaty wynagrodzeń, zalicza je do kosztów uzyskania przychodów dopiero w dacie ich wypłaty, czyli na zasadzie kasowej (art. 22 ust. 6ba updof).
Podatnik wypłaca swoim pracownikom wynagrodzenia do 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu wykonania pracy. Wynagrodzenia za marzec 2018 r. wypłacił 9 kwietnia 2018 r. Pracodawca zalicza te wynagrodzenia do kosztów w dacie 31 marca 2018 r., jako wynagrodzenia należne za marzec. Gdyby wypłacił te wynagrodzenia 11 kwietnia, zaliczyłby je do kosztów dopiero w kwietniu 2018 r.
Podobne zasady dotyczą uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów składek ZUS w części opłacanej przez płatnika. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostaną opłacone:
- w terminie wynikającym z odrębnych przepisów, o ile wypłata wynagrodzeń pracowniczych miała miejsce w miesiącu, za który są należne.
Zobacz: Prawo dla firm
Przykład
Podatnik 30 marca 2018 r. dokonał wypłaty wynagrodzeń za marzec. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz na FP i FGŚP opłacił 12 kwietnia 2018 r. Zarówno wynagrodzenia, jak i należne od nich składki stanowią koszty uzyskania przychodów w marcu 2018 r.
- zostaną opłacone nie później niż do 15. dnia miesiąca, w którym dokonano wypłaty wynagrodzeń pracowniczych, w przypadku gdy wynagrodzenia te są należne za poprzedni miesiąc, a zostały wypłacone w następnym miesiącu, ale w terminie wynikającym z przepisów prawa, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6bb updof).
Podatnik 7 kwietnia 2018 r. wypłacił wynagrodzenia należne za marzec 2018 r. Składki od tych wynagrodzeń w części finansowanej przez płatnika opłacono 14 maja 2018 r. (zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych). Wynagrodzenia stanowią koszty uzyskania przychodów w marcu 2018 r., natomiast składki ubezpieczeniowe oraz na FP, FGŚP w maju 2018 r. Składki mogłyby zostać rozliczone memoriałowo na koniec marca, gdyby zostały uiszczone w terminie do 16 kwietnia 2018 r. (termin ulega przesunięciu, ponieważ w 2018 r. 15 kwietnia przypada w niedzielę).
W przypadku uchybienia terminom wskazanym w art. 22 ust. 6bb updof składki społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz na FP i FGŚP stanowią koszty uzyskania przychodów wyłącznie kasowo, tj. w momencie ich zapłaty.
Przepisy art. 22 ust. 6ba i ust. 6bb updof posługują się czasownikiem „stanowią”. Podatnik nie ma więc swobody w wyborze momentu ujęcia wynagrodzeń czy składek ZUS w kosztach. Jeżeli podatnik opłaca te świadczenia w terminie, do kosztów zalicza je na zasadzie memoriałowej.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Kiedy ująć w pkpir składki ZUS od wynagrodzeń pracowników
W artykule omówiono również przykładowy zapis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.