Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu
Co do zasady, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, wydatki z tytułu kar umownych i odszkodowań za wady dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłokę w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług nie uznaje się za koszty uzyskania przychodu. W przepisie tym ustawodawca bezpośrednio wskazuje, jakiego rodzaju kary umowne podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Są to kary związane z nienależytym wykonaniem zobowiązania wynikającym z niewłaściwego działania albo zaniechania podatnika.
Pozostałe kary umowne, jeżeli spełniają kryteria wynikające z art. 15 ust 1 ustawy o CIT mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. W szczególności konieczne jest wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesioną karą a przychodem podatkowym. Dobrym przykładem jest tu kara (odszkodowanie) za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu. Tytuł ten nie został bezpośrednio wymieniony w art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT i nie można uznać, że jest to kara z tytułu wad wykonanych usług czy zwłoki w usunięciu wad wykonanych usług. W związku z tym w dalszej kolejności należy sprawdzić związek wypłaty tego rodzaju kary z przychodem oraz wypełnić pozostałe kryteria uznania wydatku za koszt podatkowy (wyrok NSA z dnia 2 lipca 2019 r. sygn. II FSK 2220/17) tj. wydatek musi zostać poniesiony, musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, musi mieć charakter definitywny oraz powinien zostać udokumentowany, a także nie być zawarty w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.
Kary umowne - nieterminowe wykonanie prac z powodu COVID-19
W związku z pandemią COVID-19 wielu przedsiębiorców nie dotrzymało terminu zakończenia prac, w związku z czym będą musieli zapłacić kary umowne. Tego rodzaju kary mogą stanowić koszty uzyskania przychodów po spełnieniu opisanych powyżej warunków z art. 15 ust 1 ustawy o CIT. W podobnej sprawie wypowiedział się WSA w Gliwicach, który w wyroku z dnia 12 lutego 2021 r. sygn. I SA/Gl 1173/20, wskazał, że kara umowna za nieterminowe wykonanie usługi nie mieści się w wyłączeniu przewidzianym w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o
CIT i w związku z tym, by określić czy może stanowić koszt uzyskania przychodu należy przeanalizować pozostałe przesłanki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu wymienione powyżej. W uzasadnieniu wyroku WSA poczynił rozważania odnośnie tego czy kara jako taka może mieć związek z przychodami i stwierdził, że ponieważ w wielu przypadkach zapłata kary umownej uniemożliwia dalsze funkcjonowanie podmiotu, czy współpracę z kontrahentem, jako przykład racjonalnego działania, uznał, że kara umowna może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Kara umowna a KUP
Najtrudniejszą kwestią jest wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy karą a zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Z pomocą przychodzi tu liczne orzecznictwo NSA. Przykładowo w wyroku z dnia 27 marca 2019 r. (sygn. akt II FSK 292/16) NSA wskazał, że kwalifikując dany wydatek jako koszt podatkowy, należy uwzględnić również kwestię logicznego ciągu zdarzeń determinujących określone i konkretne działania podatnika, począwszy od momentu zawarcia umowy najmu. W procesie działań gospodarczych przedsiębiorca dąży bowiem nie tylko do maksymalizacji przychodów, ale i minimalizacji strat.
Innymi słowy, w przypadku pandemii COVID przedsiębiorcy, którzy płacą kary umowne wynikające ze stanu epidemii, powinni zweryfikować, czy ciąg zdarzeń jest logiczny i determinował określone działania podatnika, a także czy są w stanie go udokumentować poprzez odpowiednie umowy i porozumienia. Samo wskazanie, że zapłata kary umownej wynikała z COVID, może być zbyt wątłym uzasadnieniem. Warto więc w takich przypadkach zebrać i zarchiwizować całą dokumentację oraz argumentację uzasadniającą wypłatę kary umownej.
Możliwość rozszerzenia przepisu na inne kary umowne
Coraz częściej w stanowiskach organów podatkowych można zaobserwować prymat wykładni celowościowej nad formalną. Oznacza to, że organy podatkowe wskazują, co ustawodawca miał na celu, konstruując dany przepis. Także w przypadku kar umownych istnieje ryzyko, że organy podatkowe zaczną szerzej interpretować ten przepis, zwłaszcza że w dobie pandemii COVID 19 kary umowne stają się standardem, szczególnie jeśli druga strona nie chce uwzględnić wpływu pandemii na wykonywane prace. Z wykładnią celowościową przepisu o karach umownych nie zgadza się jednak NSA, co podkreślił w jednym z wyroków, wskazując, że przepis art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, jako że stanowi wyjątek od zasady określonej w art. 15 ust. 1 tej ustawy, winien być interpretowany ściśle, tj. powinien być rozumiany jako
przepis wyłączający możność uznania za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań wskazanych expressis verbis w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT (wyrok NSA z dnia 9 stycznia 2020 r., sygn. akt II FSK 1330/19).