Zacznijmy naszą rozmowę od bardzo podstawowego pytania. Dlaczego pracujemy w zespołach, a nie indywidualnie?
Dlatego, że współpraca przynosi lepsze efekty niż praca indywidualna. I to w wielu wymiarach. Chodzi nie tylko o to, że działając w zespole jesteśmy bardziej produktywni. Mając poparcie zespołu chętniej podejmujemy ryzyko, wprowadzamy innowacje, szybciej się rozwijamy ucząc się od siebie nawzajem, czujemy większą satysfakcję z pracy i mniejszy stres. Połączenie wiedzy i zdolności członków zespołu daje przewagę, dlatego zespoły lepiej pracują nad problemami, sprawniej wypracowują właściwe rozwiązania i sprawniej potrafią uniknąć błędów.
Pracownicy działający w zespołach z reguły czują się też bardziej pewni siebie, oczywiście pod warunkiem, że szanują się wzajemnie i wiedzą, że grają do jednej bramki. Szczególnie użyteczną metodą jest burza mózgów - wspólne omawianie najważniejszych tematów jest bardzo ważne bo przedsiębiorstwo jest jednym organizmem. Nawet jeżeli właściciel firmy na końcu musi podjąć decyzję jednoosobowo i być za nią odpowiedzialnym, bardzo dobrze jest wcześniej omówić problem z współpracownikami.
W takim razie porozmawiajmy o szczegółach. Aby wypracować jakąkolwiek przewagę na współczesnych rynkach potrzebujemy kreatywności, skuteczności, jakości i zdolności uczenia się.
Zgadzam się w stu procentach. Zacznijmy od tego, że zespoły, z całą pewnością są bardziej kreatywne niż jednostki. Każdy z członków zespołu ma swoje unikalne cechy takie jak wiek, wykształcenie, wiedzę, kompetencje czy zainteresowania, przekłada się to na inne spojrzenie na problemy i inne podejście do ich rozwiązywania. Rozdzielanie projektów na poszczególnych członków zespołu to też praca, którą bardzo dobrze jest wykonywać wspólnie. Arbitralne podejmowanie takich decyzji może powodować, że potencjał pracowników nie będzie optymalnie wykorzystany.
Ważny jest też udział zespołów w podejmowaniu decyzji strategicznych. Prowadząc firmę należy wyprzedzać trendy oraz oferować unikalną wartość. Omówienie wszystkich „za i przeciw” pozwala unikać błędów, na przykład przy podejmowaniu decyzji dotyczących inwestycji w środki trwałe.
Jednak to wszystko nie jest takie proste. W ramach zespołów pojawiają się konflikty, różni członkowie mają swoje indywidualne cele, często sprzeczne z celami organizacji i sprzeczne ze sobą nawzajem.
I niestety, często wielu menedżerów nie radzi sobie z takimi sytuacjami. Pracowników należy traktować poważnie. Jeżeli pracownicy mają swoje własne cele, należy z nimi o tym rozmawiać i pomagać w rozwoju. Z resztą w większości korporacji rozmowy o celach pracowników to sformalizowany proces.
Kiedyś myślałam, że prowadząc firmę będę poświęcać większość czasu na sprawy operacyjne. Tymczasem okazuje się, że bardzo dużo tego czasu trzeba poświęcić na rozwiązywanie problemów pracowników. Przede wszystkim nie wolno dopuścić do pojawienia się różnego rodzaju zachowań agresywnych i mobbingu. To kolejny cel, który znacznie łatwiej osiągnąć jeżeli pracownicy pracują w grupach i pasują do siebie charakterami.
Ale sytuację w zespole psują nie tylko konflikty. Problem stanowią też nieudane projekty czy niepotrzebna sprawozdawczość.
To oznacza, że pracę zespołu należy właściwie organizować. Najważniejszym zadaniem menedżera jest umożliwienie pracownikom koncentracji na wykonywaniu kluczowych zadań.
Pracownicy, szczególnie tacy, którzy pracowali wcześniej w korporacjach są nauczeni rozmawiania ze sobą mailami. Tymczasem powinniśmy znacznie większą uwagę zwrócić na spotkania osobiste. Pracownicy muszą się znać ze sobą. Maile mogą być niewłaściwie odczytywane, tekst pisany w zły sposób przekazuje emocje, co może powodować niepotrzebne konflikty. Komunikacja przez maile powoduje też spadek efektywności. Czasami tygodniami czekamy na odpowiedź na maila zamiast załatwić sprawę natychmiast w krótkiej rozmowie. Mail jest bardzo dobrym narzędziem do tego, aby inicjować działania lub je kończyć, ale w czasie trwania projektu pracownicy powinni się kontaktować ze sobą bezpośrednio. Wspólne rozwiązywanie problemów daje pozytywną energię, z której korzysta cała organizacja.
A więc, bezpośrednie spotkania i praca zespołowa nie tylko rozwiązują problemy i konflikty, ale również inspirują. Bardzo ważne są również spotkania integracyjne - pomagają rozładowywać stres, łączyć ludzi i rozwiązywać konflikty.
Inwestycja w pracowników to duże obciążenie finansowe dla przedsiębiorstwa. Wiele firm stara się maksymalnie redukować personel, tymczasem BetaMed S.A. zatrudnia ponad 3 250 pracowników i ta liczba cały czas rośnie.
Redukcje personelu z reguły powodują nadmierne obciążenie tych, którzy zostają w firmie. Jeżeli nie zatrudnimy ludzi, wszystko będzie miało gorszą jakość. Właściciel firmy nie może siedzieć w biurze do dwunastej w nocy i pracować jako księgowy. Trzeba zatrudniać ludzi i trzeba się z nimi dzielić zasobami firmy. Dzięki temu poszczególne obszary działania są pod opieką specjalistów, nie boimy się kontroli, możemy się zająć strategią, rozwojem, jakością.
Należy zatrudniać ludzi z pasją, o pozytywnej energii. Tę energię łatwo zauważyć już podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Ja często widzę ją już po kilku zdaniach. Dlatego lubię zatrudniać pracowników osobiście. Wtedy wiem, że mnie znają, jeżeli trzeba mają ze mną kontakt, czują się ważną częścią organizacji.
Już dawno doszłam do wniosku, że zatrudniając pracowników musze im zaoferować więcej niż inni pracodawcy. Dlatego w moich firmach pracownicy mają wolny dzień w urodziny, to jest dzień, kiedy mają świętować, a ja za to płacę. Wprowadziłam też o dwie godziny krótszy czas pracy w piątki. Pracownicy nie są niewolnikami, oni współtworzą firmę, a więc cały czas musimy myśleć, co możemy dla nich zrobić, dzięki temu będą oddani i lojalni. Zresztą widzę, że coraz więcej firm zaczyna działać podobnie.
Oczywiście, trzeba również znaleźć równowagę między empatią i byciem wymagającym. Musimy być konkretni, wytyczać konkretne cele, mówić jasno o co nam chodzi i kontrolować. Jednak pracownik nie może czuć strachu, niektórzy pracodawcy lubią pokazywać, że są twardzi, silni i nieugięci. To jest błąd, bo każdy menedżer może się mylić, i właśnie wtedy dobrze, że może liczyć na pracowników. Dlatego warto mieć dookoła siebie ludzi mądrzejszych od siebie i mających inne poglądy.