Nim rozpoczniemy budowanie jakichkolwiek slajdów prezentacji, czy też planowanie szczegółowej jej zawartości nie starajmy się gromadzić wszystkich posiadanych materiałów na temat danego projektu, czy też proponowanego rozwiązania. Częstym błędem jest bowiem później próba umieszczenia w prezentacji wszystkich co najważniejszych informacji zgromadzonych przez nas na etapie przygotowania – co często okazuje się błędem. Rozpocznijmy raczej od postawienia sobie 4 istotnych pytań i poszukajmy na nie odpowiedzi.
Pytania, które warto sobie zadać przed przygotowaniem prezentacji:
- Przed kim będę prezentował?
- Co chcę uzyskać?
- Co przekonuje moich odbiorców?
- Jaka będzie dla moich odbiorców najefektywniejsza forma prezentacji?
Pytanie pierwsze: Przed kim będę to prezentował?
Jeśli będzie to zarząd, to głównym jego celem jest zazwyczaj zwiększanie wartości zarządzanej organizacji. Jeśli będzie to kadra szefów poszczególnych departamentów, to istnieje spore prawdopodobieństwo, że równie istotna będzie dla poszczególnych dyrektorów realizacja ich własnych (departamentowych) celów strategicznych oraz zapewnienie ciągłości działania.
Pytanie drugie: Co chcę uzyskać?
Niby jest to oczywiste, jednakże w przypadku wielu prezentacji, które miałem przyjemność obserwować, element ten nie był dość dobrze widoczny. Jako prezentujący postarajmy się wyraźnie sprecyzować, jakie są nasze oczekiwania. Od tego co będzie naszym celem – czy ogólna akceptacja planu czy też akceptacja określonego budżetu będzie zależał bowiem zakres szczegółowych analiz przedstawianych w prezentacji. Być może też, jeśli stopień szczegółowości poszczególnych informacji będzie znaczący warto będzie przeprowadzić pojedyncze spotkania wyjaśniające z członkami zarządu jeszcze przed ogólną prezentacją „na Zarządzie”.
Pytanie trzecie: Jak przekonać moich odbiorców?
Czego oczekują w czasie dekoniunktury członkowie zarządu w tym obszarze od nas HR-owców? Odpowiedź jest jasna – rozwiązań, dzięki którym uda się zwiększać tę wartość – a dokładniej zwiększać efektywność organizacji poprzez optymalizację czy też redukcję kosztów jej funkcjonowania. Nasze działania w tym zakresie polegają zazwyczaj na usprawnianiu procesów optymalizacji kosztów pracy, optymalizacji procesów personalnych (w tym między innymi procesów rekrutacji, rozwoju, motywacji etc) wzmocnieniu motywacji i zaangażowaniu najefektywniejszej grupy pracowników oraz zmniejszenia ryzykownych poziomów rotacji pracowników.
Porównaj: Sposób na udaną imprezę integracyjną
Czy to oznacza, że w czasie dekoniunktury powinniśmy jedynie minimalizować koszty funkcjonowania? Nic bardziej błędnego. Pierwsze oznaki pozytywnej zmiany trendu w gospodarce zaczynają się już pojawiać. Bez względu jednak na to czy ożywienie to nastąpi w ciągu najbliższych kilku tygodni czy miesięcy, strategiczny HR-owiec zabezpieczy się odpowiednio wcześniej przed procesami, które po stronie biznesu pojawią się jako pochodna zmiany koniunktury – „odchudzone” personalnie organizacje będą potrzebowały kolejnych zasobów ludzkich co zaowocuje wzmożonymi działaniami rekrutacyjnymi.
Najważniejsze jednak na tym etapie jest wyraźne sprecyzowanie obszarów wspólnych – na ile mój projekt czy też moje rozwiązanie pokrywa się z obszarami oczekiwań odbiorców mojej prezentacji.
Pytanie czwarte: Jaka formę wybrać?
Czy umieszczać argumenty, listy korzyści czy też twarde dane finansowe? W jakiej formie: zagregowanej czy też w sposób dość szczegółowy? Odpowiedź na to pytanie poznamy analizując skład członków spotkania podczas którego odbywać się będzie nasza prezentacja.
Na inne elementy zwracać będą uwagę osoby z wykształceniem księgowym, na inne aspekty zwrócą uwagę marketingowy, inżynierowie czy też humaniści. Warto wziąć pod uwagę również specyfikę firmy, przyzwyczajenia i uwarunkowania wynikające z panujących zwyczajów oraz nasze doświadczenie z przeprowadzanych wcześniej prezentacji.
Warto jednak pamiętać o tym, że o ile nie zachodzą ku temu jakieś istotne powody, prezentacja nasza powinna zawierać jedynie główne punkty działania, istotne z punktu widzenia całości rozwiązania/projektu oraz istotne z punktu widzenia uczestników spotkania.
Polecamy serwis Sekretariat
Czy można wskazać wyraźne zasady skutecznych prezentacji?
Jeśli miałbym wskazać jakieś globalne jednoznaczne zasady – to z całą pewnością byłyby nimi doskonałe przygotowanie (z uwzględnieniem wcześniejszej analizy naszych słuchaczy) oraz umiejętności związane z samym przeprowadzeniem prezentacji.