Standardowe wzory pism
Większość firm posiada standardowe pisma z ofertą zatrudnienia, do których wystarczy wstawić imię i nazwisko, nazwę stanowiska i wynagrodzenie. Jednak kandydaci mogą łatwo je rozpoznać. Po serii miłych, przyjaznych spotkań w cztery oczy, nagle otrzymują oni niedbały, nieosobisty i wręcz odrzucający list, który tym bardziej sprawia złe wrażenie, jeśli zostanie podpisany przez osobę, z którą kandydat odbył ostatnią rozmowę.
W końcu nie oferujecie Państwo zatrudnienia codziennie. Dlaczego więc nie poświęcić nieco czasu, aby napisać coś bardziej oryginalnego?
Wystarczy choćby zredagować standardowe pismo formowe tak, aby kandydat, któremu oferta prawdopodobnie została już przekazana ustnie, z właściwym entuzjazmem pracownika agencji rekrutacyjnej, mógł poczuć, że cały czas jest osobą oczekiwaną i potrzebną. Jeżeli kandydat będzie miał jakieś wątpliwości i problemy, nieosobista forma tego listu może skłonić go do działań w niewłaściwym kierunku. Dlatego zamiast wysyłać standardowego listu, należy napisać coś pozytywnego, co zwiększy szanse na szybką pozytywną odpowiedź kandydata.
Działaj bez zwłoki
Po podjęciu decyzji o złożeniu oferty zatrudnienia, a zwłaszcza, jeśli zwróciliście się już Państwo do agencji rekrutacyjnej o to, aby poinformowała ona kandydata o wyborze, ważne jest jak najszybsze napisanie i przekazanie kandydatowi listu z ofertą zatrudnienia. Jeśli kandydat nadal odbywa spotkania w sprawie pracy z innymi potencjalnymi pracodawcami, jasna i pewna oferta zatrudnienia z Państwa strony przekona go do odwołania innych spotkań. W przeciwieństwie do niektórych obiegowych opinii, osoby poszukujące pracy nie mają zwyczaju z wyrachowania zbierać wielu ofert zatrudnienia po to, żeby wykorzystywać je jako karty przetargowe w negocjacjach stawek wynagrodzeń. W przypadku większości ludzi, odbywanie spotkań w sprawie zatrudnienia jest zarówno czasochłonne, jak również stresujące.
Porównaj: Jak wybrać dobrą agencję doradztwa personalnego?
Pozytywna oferta zatrudnienia, złożona szybko po podjęciu przez Państwa decyzji może, więc wiele zmienić w ich postępowaniu.
Pisząc ofertę zatrudnienia, należy pamiętać o uwzględnieniu w treści pisma pewnych formalnych zwrotów – jednak nie oznacza to konieczności stosowania sztywnego, nadmiernie sformalizowanego języka. Wystarczy powiedzieć tu, że zwracanie się do kandydata per „Drogi Panie Tomaszu” lub „Droga Pani Janino” będzie o wiele lepsze, niż w formie „Pan Tomasz Szymaniak” lub „Pani Janina Dunikowska”, ponieważ nada to pismu właściwy ton.
„Sprzedawaj” ofertę
Należy podkreślić najbardziej atrakcyjne zalety oferowanego pakietu zatrudnienia. Korzyści warunkowe (na przykład, finansowanie edukacji pod warunkiem zdania egzaminów) najlepiej zawrzeć w odrębnym dokumencie zawierającym warunki zatrudnienia, a jeśli nie jest to z jakiś względów wskazane, należy wstawić je pomiędzy inne korzyści. Pismo to musi „sprzedać” kandydatowi ofertę zatrudnienia, co oznacza, że tekst „drobnym drukiem” i różne formalizmy nie powinny raczej się w nim znajdować.
Należy wyrazić swoje zadowolenie z faktu, że kandydat zdobył stanowisko w Państwa firmie. Nie należy jednak z góry zakładać, że oferta zostanie zaakceptowana. Z pewnością należy o to prosić, należy jednak pamiętać, że kandydat nadal ma wybór. Można odwołać się do konkretnych umiejętności lub doświadczeń, jakie kandydat posiada, które stanowiłyby cenny wkład w działalność Państwa firmy lub powtórzyć ewentualne konkretne projekty, które omawialiście Państwo z kandydatem podczas rozmowy, które interesowały kandydata.
Aby kandydat nie czuł presji, należy zawsze poprosić go o to, aby skontaktował się z Państwem osobiście, jeśli będzie miał jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące oferty zatrudnienia lub innych aspektów pracy. Agencja rekrutacyjna będzie i tak pozostawać w kontakcie z kandydatem i zgłosi się do Państwa, jeżeli trzeba będzie jakieś sprawy wyjaśnić. Nie mniej jednak, zaoferowanie Państwa osobistej gotowości do odpowiedzi na ewentualne pytania w Państwa liście do kandydata pozwoli uczynić go bardziej osobistym.
Polecamy serwis Szkolenia
Pamiętaj o elementach osobistych
Miłym elementem, o którym często kandydaci wspominają nam, jako o czymś, co ostatecznie przekonało ich do przyjęcia oferty jest zaproszenie ich do Państwa biura w okresie poprzedzającym zatrudnienie, aby spotkali się z zespołem lub do kawiarni, na drinka lub na lunch z przyszłymi kolegami z pracy. Niezależnie od tego jak pewnymi siebie mogą być różni ludzie, zmiana pracy zawsze jest czymś stresującym. O wiele lepiej jest z przyjemnością oczekiwać na pierwszy dzień pracy, wiedząc że poznało się już ludzi, których spotka się po wejściu do biura pierwszego dnia. Łatwo jest również zapomnieć o tym, że czas oczekiwania na zatrudnienie może być dla kandydata czasem samotności oraz czasem, w którym może być on narażony na kontrpropozycje lub czasem, w którym nadal rozważać on będzie inne oferty zatrudnienia. Im bardziej uda się Państwu utrzymać nazwę Państwa firmy na pierwszym miejscu wśród myśli kandydata, tym lepiej. Poza tym złożenie takiego zaproszenia w Państwa liście ofertowym jest dobrą metodą „zamknięcia”, która jest naprawdę skuteczna i wywiera dobre wrażenie.
Jeżeli nie ma takiej możliwości, pismo należy zakończyć informacją o tym jakich działań spodziewacie się Państwo od kandydata, poprzez które ma on potwierdzić przyjęcie oferty zatrudnienia.
Przykładowa treść
Pani Agnieszko,
Piszę, aby potwierdzić naszą ofertę zatrudnienia Pani na stanowisko Kierownika ds. Kontroli Jakości z miesięcznym wynagrodzeniem 7500 zł brutto. Chcielibyśmy, aby podjęła Pani pracę od poniedziałku 23 kwietnia. W załączeniu znajdzie Pani szczegółowe warunki zatrudnienia oraz informacje na temat naszego elastycznego planu dodatkowych świadczeń pracowniczych.
Mam nadzieję, że przyjmie Pani naszą ofertę i dołączy do naszego zespołu. Jak wspomniałem podczas naszego ostatniego spotkania, nasz dział ma ostatnio rekordową ilość zleceń. Stwarza to doskonałe możliwości rozwoju, zarówno w krótkiej, jak i w długiej perspektywie, a Pani praca będzie bardzo ważna dla sukcesu naszej firmy. Bardzo duże znaczenie przykładamy do rozwoju zawodowego wszystkich naszych pracowników, więc liczę na to, że gdy nasza firma będzie się rozwijać, pozostanie Pani z nami, aby móc skorzystać z wszystkich tych możliwości.
Jeśli ma Pani jakiekolwiek pytania dotyczące naszej oferty zatrudnienia, proszę o kontakt osobiście ze mną, pod numerem telefonu 0XXX XXXXXX. Jeśli zaakceptuje Pani naszą ofertę, chciałbym zaprosić Panią do kawiarni na spotkanie z zespołem naszego działu, dzięki czemu będziemy mogli wszyscy trochę się poznać, zanim zaczniemy pracować razem.
Wszyscy tu mamy nadzieję, że wniesie Pani istotny wkład w pracę naszego zespołu i czekamy na wspólną pracę z Panią. Jeśli zaakceptuje Pani naszą ofertę, proszę o podpisanie załączonych dokumentów w zaznaczonych miejscach i o odesłanie ich do mnie w załączonej kopercie. Skontaktuję się wtedy z Panią i potwierdzę ich otrzymanie, a następnie uzgodnimy termin spotkania z członkami zespołu, w ciągu najbliższych dwóch tygodni.
Z pozdrowieniami
Grzegorz Kucharuk
HR Manager