Z odchodzącym pracownikiem należy porozmawiać. Nie podgrzewać przy tym niepotrzebnie atmosfery. Można dowiedzieć się wtedy bardzo wartościowych rzeczy. Proces ten nazywa się „rozmową końcową” – EXIT INTERVIEW, być może już go Państwo kiedyś stosowaliście. Rozmowy te dają możliwość poznania informacji, których w innych okolicznościach być może nigdy nie udałoby się Państwu zdobyć. Po złożeniu przez pracownika wypowiedzenia, gdy nieodwołalnie opuszcza on już firmę, jego zahamowania najczęściej znikają, a przynajmniej znacząco się zmniejszają.
Należy nastawić się na to, że usłyszymy rzeczy nieprzyjemne. Być może wydaje się Państwu, że wasza firma to zadowoleni, wydajni i zmotywowani pracownicy. To jednak może być złudzenie, albo przynajmniej przejaw nadmiernego optymizmu.
Oto kilka wskazówek, które pomogą usprawnić ten proces:
- Należy opracować sobie plan rozmowy. Zastanowić się, jakie informacje chcecie Państwo uzyskać.
- Najprawdopodobniej więcej dowiecie się z rozmowy w cztery oczy, niż z pisemnego kwestionariusza.
- Wydaje się to oczywiste, ale należy pamiętać o zapytanie pracownika o powody odejścia.
- Jeśli to wskazane, należy wszcząć działanie rozjemcze, oferując siebie, jako arbitra.
Porównaj: Jak wybrać dobrą agencję doradztwa personalnego?
- Jeśli z odchodzącą osobą wiążą Państwa zbyt silne emocje lub jeśli jej odejście szczególnie was rozdrażniło, nie powinniście osobiście prowadzić tej rozmowy. Należy poprosić kogoś spokojnego, niezwiązanego z sytuacją, wrażliwego i kontaktowego, kto umie dobrze słuchać o odbycie tej rozmowy z pracownikiem.
- Nie należy również udawać zaskoczenia, ani przyjmować postawy defensywnej w reakcji na „bombę” zrzuconą przez pracownika – to co mówią odchodzący pracownicy jest prawdopodobnie istotne.
- Należy spróbować się dowiedzieć co, jeśli w ogóle, byłoby w stanie przekonać pracownika do pozostania w firmie.
- Należy pozwolić pracownikowi, aby opowiedział o tym co wniósł do firmy, co zrobił w ramach swojej roli i jaka osoba nadawałaby się na jego stanowisko.
- Należy zapytać się go co najbardziej i najmniej podobało mu się w jego roli.
- Należy ustalić co pracownik myślał o swoim pakiecie świadczeń/wynagrodzeniu i co oferuje im nowy pracodawca.
- Warto poprosić o zaproponowanie przez pracownika rzeczy, które warto byłoby poprawić.
Rozmowy końcowe mogą być pożyteczne i mogą być sposobem na wydobycie jakichś pozytywów z sytuacji, która w przeciwnym wypadku byłaby niekorzystna dla dwóch stron. Rozmowy te można wykorzystać do zgromadzenia informacji, które pomogą w zapobieganiu przyszłym odejściom pracowników i które poprawią środowisko pracy w firmie. Rozmowy te są również platformą umożliwiającą osiągnięcie porozumienia i przekonanie rozżalonych pracowników. Nie chodzi tu o to, że każdego z nich trzeba starać przekonać się do pozostania.
Polecamy serwis Manager
Tyle dobrego można uzyskać z tej sytuacji. Jednak najlepiej jest postarać się, aby tego typu informacji nie gromadzić tylko i wyłącznie podczas rozmów końcowych.
Lepszym rozwiązaniem jest odbywanie regularnych rozmów z pracownikami, zarówno nieformalnych, jak i formalnych, przeprowadzanie ocen i dawanie pracownikom częstych możliwości otwartej wypowiedzi. Jeśli będziecie Państwo pozostawiać nierozwiązane problemy do czasu spotkania się z pracownikiem na rozmowę w chwili jego odejścia, to nie powinniście się Państwo dziwić, kiedy kolejny pracownik spakuje swoje manatki i odejdzie.